Группы пользователей и группы доступа в 1С 8.3: настройка прав для отдела

Группа пользователей в 1С 8.3 создаётся в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав (в УТ 11 — НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав). Сначала включите флажок «Группы пользователей», затем в списке пользователей нажмите «Создать группу ». Права же выдаются не самой группе пользователей, а группе доступа, в которую её добавляют участником.

Эта разница сбивает многих. Группа пользователей — папка для сотрудников (бухгалтерия, склад, филиал). Группа доступа — набор прав из профиля, который получают её участники. Ниже — как связать одно с другим, чтобы новый бухгалтер получал нужные права одним движением.

Инструкция подходит для конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем: 1С:Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11, КА 2 и ERP. Интерфейс — «Такси», платформа 8.3.

Что подготовить перед созданием группы пользователей

Настраивать группы может только пользователь с профилем «Администратор» (у него есть роль полных прав). Если пункта Настройки пользователей и прав в разделе администрирования нет — у вас этих прав нет, нужен администратор базы.

Перед стартом проверьте три вещи:

• 🔑 Вы входите под администратором и знаете его пароль. Без второго администратора в базе работать рискованно: потеряли пароль — потеряли управление.
• 📋 Есть список сотрудников и их обязанностей. Кто проводит банк, кто считает зарплату, кто только смотрит отчёты. Права строятся от задач, а не от должностей.
• 🏢 Понятно, нужно ли делить доступ по организациям или складам. Если в базе несколько юрлиц и бухгалтер должен видеть только своё — понадобится ограничение на уровне записей.

Создайте резервную копию базы , если собираетесь массово менять права действующих сотрудников. Ошибка в профиле администраторов может закрыть доступ к настройкам всем.

Три сущности: группы пользователей, профили и группы доступа

В 1С 8.3 права выстраиваются в цепочку. Если её не понимать, группы создаются, а права не появляются.

Логика такая: профиль говорит, что можно делать. Группа доступа говорит, кому и в каких данных. Группа пользователей — способ сразу назвать «кому» целым отделом.

Пример. В базе две организации — ООО «Север» и ООО «Юг». В бухгалтерии четыре человека, двое ведут «Север», двое — «Юг». Схема получается такая:

1. Группы пользователей: «Бухгалтерия Север» и «Бухгалтерия Юг».
2. Один профиль: копия поставляемого «Бухгалтер» с ограничением по организациям.
3. Две группы доступа на этом профиле: в первой разрешена только ООО «Север», во второй — только ООО «Юг».
4. Каждая группа пользователей добавлена участником своей группы доступа.

Пришёл пятый бухгалтер на «Юг» — его кладут в папку «Бухгалтерия Юг», и больше ничего настраивать не нужно.

Один сотрудник может входить в несколько групп доступа. Права складываются: если в одной группе ему разрешено проводить документы, а в другой нет — он их проводит.

Как создать группу пользователей в 1С: пошагово

Шаг 1. Включите использование групп

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Найдите флажок «Группы пользователей» и установите его.

Пока флажок снят, справочник «Пользователи» — плоский список, и кнопки создания группы в нём нет.

Шаг 2. Создайте группу

1. В той же форме перейдите по ссылке «Пользователи».
2. Слева появится дерево групп с корневой группой «Все пользователи».
3. Нажмите «Создать группу».
4. Укажите наименование, например «Бухгалтерия» или «Склад — Казань».
5. При необходимости выберите родителя — так строится иерархия: «Филиал Казань → Бухгалтерия».
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Группа «Все пользователи» предопределённая: в неё автоматически попадают все сотрудники, удалить или переименовать её нельзя.

Шаг 3. Решите, как группа будет получать права

Группа пользователей сама прав не даёт. Есть два рабочих варианта:

• ✅ Добавить группу участником группы доступа. Все её сотрудники, включая будущих, получают права. Удобно для отделов с одинаковыми задачами.
• ✅ Добавлять сотрудников в группы доступа поштучно. Подходит, когда у каждого свой набор обязанностей.

Настройка профилей групп доступа: роли и ограничения

Профили открываются по ссылке «Профили групп доступа» в Настройках пользователей и прав. В типовых конфигурациях уже есть готовые: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Только просмотр», «Администратор» и другие — набор зависит от конфигурации.

Почему нельзя править поставляемый профиль

Поставляемые профили помечены отдельным значком, их роли изменить нельзя: при обновлении конфигурации 1С сама приводит их к эталону. Чтобы получить свой набор прав:

1. Выделите близкий по смыслу профиль, например «Бухгалтер».
2. Нажмите «Скопировать».
3. Дайте копии понятное имя: «Бухгалтер без зарплаты».
4. На вкладке с ролями (разрешённые действия) снимите или поставьте флажки.
5. Запишите профиль.

Как подобрать роли

Ролей в типовой конфигурации сотни. Не пытайтесь собрать профиль с нуля — берите копию и правьте точечно.

• 📖 Роли с «Чтение» в названии дают только просмотр.
• ✏️ Роли с «Добавление и изменение» дают право вводить и менять данные.
• 🚫 Роль полных прав и роль администратора системы в пользовательские профили не включайте никогда.

Удобный режим — показ ролей по подсистемам: так видно, какие роли относятся к зарплате, банку или складу. Переключатель вида списка находится в командной панели вкладки с ролями.

Виды ограничений доступа

На вкладке ограничений профиля задаётся, по каким признакам резать доступ: по организациям, складам, группам номенклатуры, контрагентам — перечень зависит от конфигурации. Сами значения (какая именно организация) указываются уже в группе доступа.

Чтобы эта вкладка работала, в Настройках пользователей и прав должен стоять флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». После его включения 1С пересчитывает служебные данные доступа в фоне. На большой базе это занимает время, и до окончания пересчёта пользователи с ограничениями могут видеть не все свои документы.

Создание группы доступа и привязка профиля

Теперь соединяем профиль и людей.

1. В Настройках пользователей и прав откройте ссылку «Группы доступа».
2. Нажмите «Создать».
3. Заполните наименование: «Бухгалтерия ООО Север».
4. В поле «Профиль» выберите профиль — поставляемый или свою копию.
5. На вкладке участников добавьте сотрудников или группу пользователей (см. следующий раздел).
6. Если в профиле включены ограничения, на вкладке ограничений выберите значения: например, «Разрешённые» и в списке — ООО «Север».
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Предопределённая группа доступа «Администраторы» уже есть в базе. Не используйте её для обычных сотрудников и не удаляйте из неё последнего администратора с разрешённым входом — 1С обычно не даёт записать такую группу, но лучше не проверять это на рабочей базе.

Как добавить пользователей в группу

Есть три способа, и они дают разный результат.

Положить сотрудника в группу пользователей

1. Откройте список «Пользователи».
2. Перетащите сотрудника мышью в нужную группу слева.
3. Либо откройте карточку группы и подберите участников в табличную часть состава.

Пользователь может состоять в нескольких группах пользователей одновременно: например, «Бухгалтерия» и «Филиал Казань».

Добавить группу пользователей участником группы доступа

1. Откройте нужную группу доступа.
2. На вкладке участников нажмите «Подобрать».
3. В форме выбора переключитесь на дерево групп и выберите группу пользователей целиком.

Теперь каждый, кто попадёт в эту группу пользователей, автоматически получит права группы доступа. Уволенного сотрудника достаточно вынуть из группы — права пропадут.

Выдать права из карточки сотрудника

1. Откройте карточку пользователя.
2. Нажмите «Права доступа ».
3. Отметьте флажками группы доступа, в которые он должен входить.
4. Запишите.

Здесь же видно, какие группы доступа сотрудник получает напрямую, а какие — через свою группу пользователей.

Проверка результата

Попросите сотрудника перезапустить 1С: роли применяются только к новому сеансу. Если права всё равно не появились, проверьте в карточке пользователя:

• флажок «Вход в программу разрешён» установлен;
• пользователь записан и не помечен на удаление;
• группа доступа не помечена на удаление и в ней выбран профиль.

Упрощённый режим и Конфигуратор: когда схема другая

Не во всех базах всё выглядит так, как описано выше.

Упрощённая настройка прав. В некоторых конфигурациях для малого бизнеса (например, в УНФ) группы доступа скрыты. Права задаются прямо в карточке пользователя: по команде «Права доступа» вы отмечаете профили, а 1С сама создаёт служебные группы доступа. Группы пользователей там нужны только для порядка в списке.

Пользователи в Конфигураторе. Список Администрирование → Пользователи в Конфигураторе показывает пользователей информационной базы с ролями. В конфигурациях на БСП роли туда вручную не ставьте: программа сама пересчитывает их по группам доступа и может перезаписать ваши правки. Конфигуратор пригодится, только если в режиме Предприятия не осталось ни одного администратора.

Пути меню по конфигурациям

Ошибки при настройке групп и что с ними делать

Права выдали группе пользователей, а их нет. Группа пользователей сама прав не несёт. Проверьте, что она добавлена участником хотя бы одной группы доступа.

Сотрудник видит лишние организации. Не включён флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» или в группе доступа на вкладке ограничений оставлено «Все разрешены». Ещё одна причина — сотрудник состоит в другой группе доступа без ограничений: права складываются, и широкая группа «перекрывает» узкую.

После обновления конфигурации пропал доступ к новому отчёту. Ваш скопированный профиль не получил новую роль. Сравните его с поставляемым и добавьте роль вручную.

Отдел получил роль администратора. Так бывает, когда группу пользователей по ошибке добавили в группу доступа «Администраторы». Регулярно смотрите её состав: там должны быть только конкретные люди, не целые группы.

Частые вопросы