Группы в 1С:Предприятии 8.3: пользователи, справочники и права доступа

Создать группу в 1С:Предприятии можно двумя способами, и зависят они от задачи. Если нужна папка в справочнике (номенклатура, контрагенты), откройте список и нажмите Создать группу или Ctrl+F9. Если нужна группа пользователей, зайдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав, включите флажок «Группы пользователей» и создайте группу по ссылке «Группы пользователей».

Типичная ситуация. В фирму пришли три новых менеджера, и администратору нужно выдать им одинаковые права. А бухгалтеру в это же время нужно разложить 2 000 позиций номенклатуры по папкам, чтобы не листать список. Оба называют это «создать группу», но в 1С это разные механизмы. Ниже разобраны оба, плюс то, как через группы ограничивать доступ.

Какие бывают группы в 1С 8.3 и чем они отличаются

Слово «группа» в программах на платформе 1С:Предприятие 8.3 означает минимум четыре разные вещи. Путать их не стоит: настройка одной не влияет на другую.

Связка работает так: профиль задаёт набор ролей, группа доступа привязывает профиль к конкретным людям или к группам пользователей. Сама по себе группа пользователей прав не даёт. Это просто папка с людьми.

Отдельный случай в Бухгалтерии — справочник «Номенклатурные группы». Это не папки, а аналитика выручки и затрат на счетах 20 и 90. Его элементы создаются как обычные записи, кнопкой Создать.

Как создать группу пользователей в 1С 8.3

Инструкция подходит для типовых конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем: БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2, ERP. Нужны права администратора.

Шаг 1. Включите использование групп

По умолчанию группы пользователей скрыты. Включите их:

1. Откройте раздел настроек пользователей. Путь по конфигурациям:
   • БП 3.0 и ЗУП 3.1: Администрирование → Настройки пользователей и прав;
   • УТ 11, КА 2, ERP: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок «Группы пользователей».
3. Рядом со ссылкой «Пользователи» появится ссылка «Группы пользователей».

Шаг 2. Создайте группу

1. Перейдите по ссылке «Группы пользователей».
2. В списке слева уже есть корневая группа «Все пользователи». Её нельзя удалить или переименовать — в неё автоматически входят все.
3. Нажмите Создать, введите наименование, например «Отдел продаж».
4. Если нужна вложенность, выберите родителя: например, «Коммерческая служба → Отдел продаж».
5. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 3. Добавьте участников

Состав группы заполняется в её карточке, на табличной части со списком пользователей. Кнопкой Подобрать можно добавить сразу несколько человек.

Второй способ — перетащить пользователя мышкой из правой части списка на нужную группу в дереве слева. Один и тот же человек может состоять в нескольких группах одновременно: например, в «Отделе продаж» и в «Руководителях».

Как сделать группу в справочнике: папки для номенклатуры и контрагентов

Группы в справочнике можно создать только там, где разработчик включил иерархию групп и элементов. В типовых конфигурациях это Номенклатура, Контрагенты, Физические лица, Статьи движения денежных средств и многие другие.

Создание новой группы

1. Откройте список справочника, например Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Встаньте в ту папку, внутри которой должна появиться новая. Для верхнего уровня — в корень.
3. Нажмите Создать группу в командной панели или Ctrl+F9.
4. Укажите наименование. Поле «Родитель» (в некоторых формах — «Входит в группу») заполнится автоматически, но его можно поменять.
5. Запишите группу.

Если кнопки нет на панели, загляните в меню Ещё — команда могла уйти туда из-за ширины окна.

Перенос элементов в группу

Способов три:

• 🖱 перетащить выделенные элементы мышкой на папку в дереве;
• ⌨️ выделить элементы и выбрать в меню Ещё команду «Переместить в группу» (Ctrl+Shift+M), затем указать папку;
• ✏️ открыть карточку элемента и сменить в ней группу-родителя.

Выделять несколько строк можно с Ctrl или Shift. Перенос 300 позиций мышкой занимает секунды.

Как удобно смотреть иерархию

Вид списка меняется через Ещё → Режим просмотра:

Что дают группы помимо порядка

Группа номенклатуры полезна не только для глаз. В Бухгалтерии 3.0 в регистре «Счета учета номенклатуры» можно указать не отдельный товар, а целую папку. Тогда все позиции внутри неё получат одни и те же счета учёта. Это экономит работу, когда в одну папку постоянно добавляются новые товары с одинаковым учётом.

Отчёты тоже умеют работать с группами. В отборе по номенклатуре или контрагенту укажите условие «В группе» и выберите папку — в отчёт попадут все вложенные элементы.

Права доступа: как ограничить группу пользователей

Здесь важен режим настройки прав. В типовых конфигурациях их два.

Упрощённый режим (Бухгалтерия 3.0)

В БП 3.0 права выдаются прямо в карточке пользователя:

1. Откройте пользователя, перейдите по ссылке «Права доступа ».
2. Отметьте флажками нужные профили: например, «Бухгалтер» или «Только просмотр».
3. Запишите.

Группы пользователей в этом режиме служат в основном для порядка в списке. Права всё равно назначаются каждому человеку.

Полный режим (ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP)

Здесь права выдаются через группы доступа, и группы пользователей раскрываются полностью:

1. В разделе «Настройки пользователей и прав» откройте «Группы доступа».
2. Создайте группу доступа, например «Продажи — Москва».
3. Выберите профиль: поставляемый или собственный.
4. На вкладке участников добавьте не людей, а группу пользователей «Отдел продаж».
5. Запишите.

Теперь все, кто входит в «Отдел продаж», получат роли профиля. Новый менеджер получит права в момент, когда вы добавите его в группу пользователей.

Ограничение на уровне записей

Чтобы менеджер видел только свою организацию или только своих партнёров, нужна настройка на уровне записей:

1. В Настройках пользователей и прав включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
2. Откройте группу доступа, перейдите на вкладку с ограничениями.
3. Для вида доступа, например «Организации», выберите «Разрешены значения из списка» и укажите нужные.

Набор видов доступа зависит от конфигурации. В Бухгалтерии ограничивают в основном по организациям. В УТ 11 и ERP видов больше, например по группам доступа партнёров и по складам.

Собственный профиль

Поставляемые профили менять не стоит: при обновлении конфигурации ваши правки могут потеряться, а часть программ просто не даст их изменить. Правильный путь:

1. Откройте «Профили групп доступа», выделите похожий профиль.
2. Скопируйте его (F9).
3. В копии отметьте или снимите нужные роли, дайте профилю понятное имя.
4. Используйте копию в группах доступа.

Изменённые права применяются при следующем входе пользователя в программу. Если человек уже работает, попросите его перезайти.

Ошибки при работе с группами и как их обойти

Нет кнопки «Создать группу». Справочник не иерархический или у него иерархия элементов, а не групп. В типовой конфигурации это значит, что папки для этого справочника не предусмотрены. Изменить это можно только в Конфигураторе, что снимает базу с полной поддержки.

Нет ссылки «Группы пользователей». Не установлен флажок «Группы пользователей» в разделе настроек прав. После его установки ссылка появляется сразу.

Сотрудника добавили в группу, а прав нет. Группа пользователей не включена в участники ни одной группы доступа. Либо человек не перезашёл в программу.

Пометили на удаление папку — пропали товары. Пометка группы на удаление помечает и всё её содержимое. Снимите пометку с группы и проверьте вложенные элементы: если пометка на них осталась, снимите её отдельно, выделив их в списке. Если нужно удалить только папку, сначала перенесите элементы в другую группу.

Папку нельзя выбрать в документе. В документах выбираются элементы, а не группы. Двойной щелчок по папке открывает её, а не подставляет в поле. Это правильное поведение.

Не удаётся убрать администратора. Программа не даёт исключить последнего участника группы доступа «Администраторы». Это защита от ситуации, когда в базе не остаётся ни одного администратора.

Массовая работа с группами: полезные приёмы

Когда элементов сотни, ручной перенос утомляет. Есть способы быстрее.

Групповое изменение реквизитов

Типовая обработка меняет реквизит «Родитель» сразу у всех отобранных элементов. В БП 3.0 она открывается из Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. В других конфигурациях её проще найти через Ещё → Изменить выделенные в списке справочника.

Порядок работы:

1. Выберите справочник, задайте отбор, например по слову «бумага» в наименовании.
2. Укажите реквизит «Родитель» и новое значение — нужную папку.
3. Нажмите Изменить реквизиты.

Копирование настроек пользователей

Если новый сотрудник должен работать «как Иванов», не собирайте его права с нуля. Добавьте его в те же группы пользователей. Внешний вид рабочего стола и отчётов переносится отдельно, через раздел персональных настроек пользователей в «Настройках пользователей и прав».

Создание групп программно

Разработчику или администратору, который готовит внешнюю обработку, пригодится такой код. Он создаёт папку в номенклатуре, если её ещё нет, и переносит в неё элемент:

ИмяГруппы = "Канцтовары";
Группа = Справочники.Номенклатура.НайтиПоНаименованию(ИмяГруппы, Истина);

Если Группа.Пустая() Тогда
    НоваяГруппа = Справочники.Номенклатура.СоздатьГруппу();
    НоваяГруппа.Наименование = ИмяГруппы;
    НоваяГруппа.Записать();
    Группа = НоваяГруппа.Ссылка;
КонецЕсли;

Элемент = Справочники.Номенклатура.НайтиПоНаименованию("Бумага А4", Истина);
Если Не Элемент.Пустая() Тогда
    ЭлементОбъект = Элемент.ПолучитьОбъект();
    ЭлементОбъект.Родитель = Группа;
    ЭлементОбъект.Записать();
КонецЕсли;

Метод СоздатьГруппу() доступен только для справочников с иерархией групп и элементов. Проверить, папка перед вами или элемент, можно через свойство ЭтоГруппа.

Группы в Бухгалтерии, ЗУП и УТ: где что искать

Пути к одним и тем же механизмам в разных конфигурациях отличаются разделом верхнего уровня и режимом прав.

В ЗУП группы справочников нужны реже. Основная иерархия там — структура подразделений организации. Она строится через поле родительского подразделения в карточке, а не через команду «Создать группу».

В УТ 11 кроме папок у номенклатуры есть «Виды номенклатуры». Это не группы, а шаблоны свойств: единицы, учёт по характеристикам, ставка НДС. Папку и вид задают независимо друг от друга.

Частые вопросы