Группы в справочниках 1С 8.3: создание, перенос и порядок в номенклатуре

Чтобы создать группу в 1С 8.3, откройте нужный справочник (например, Справочники → Товары и услуги → Номенклатура в 1С:Бухгалтерии 3.0) и нажмите в командной панели кнопку «Создать группу» — значок папки с плюсом — или клавиши Ctrl+F9. Введите наименование, при необходимости укажите родительскую группу и нажмите «Записать и закрыть».

Если кнопки создания группы в списке нет, справочник либо не иерархический, либо у него иерархия элементов, а не групп. Это общий механизм платформы: он одинаково работает в Бухгалтерии, ЗУП, УТ и других типовых конфигурациях. Отличаются только сами справочники и то, что программа берёт из группы.

Как устроена иерархия справочников в 1С

Справочник в 1С бывает плоским (просто список) или иерархическим. Иерархический — это дерево, похожее на папки в проводнике Windows. Вид иерархии задаёт разработчик конфигурации, пользователь его не меняет.

Видов иерархии два:

Чем группа отличается от элемента

• 📁 Группа — папка. У неё есть наименование, код и родитель, но почти нет реквизитов: у группы номенклатуры нет единицы измерения, ставки НДС, артикула.
• 📄 Элемент — сама запись: товар, контрагент, договор. Только элемент выбирают в документах.
• 🔒 Группу нельзя превратить в элемент и наоборот. Если ошиблись — создайте объект заново и перенесите в него содержимое.

Ограничения, о которых стоит знать

• Число уровней вложенности разработчик может ограничить. В типовых справочниках вроде номенклатуры ограничения обычно нет, но строить дерево глубже 3–4 уровней неудобно на практике.
• Группы и элементы одного уровня сортируются раздельно: в типовых справочниках группы показываются над элементами.
• В документе поле с типом «Номенклатура» обычно принимает только элементы. Выбрать группу не даст сама платформа.

Пошагово: как создать группу в справочнике

Порядок одинаков для любого справочника с иерархией групп и элементов. Разберём на номенклатуре в Бухгалтерии 3.0.

1. Откройте список и включите иерархический вид

1. Перейдите в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Проверьте, что слева или в самом списке видна структура папок. Если список «плоский», откройте меню Ещё и в разделе «Режим просмотра» выберите «Иерархический список» или «Дерево».
3. Встаньте на ту папку, внутри которой нужна новая группа. Если нужна группа верхнего уровня, встаньте в корень списка.

2. Создайте группу

1. Нажмите кнопку с изображением папки и плюса или Ctrl+F9. Если кнопка не видна из-за ширины окна, найдите команду «Создать группу» в меню Ещё.
2. Заполните поле «Наименование». Пишите так, как будете искать: «Канцтовары», а не «Группа 3» или «Разное».
3. Поле «Входит в группу» (родитель) уже заполнено открытой папкой. Его можно поменять прямо здесь.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Группа появится в списке. Новые элементы, созданные при открытой группе, сразу попадут в неё.

3. Создайте подгруппы

Подгруппа — это та же группа, у которой родителем указана другая группа. Откройте папку «Товары», нажмите Ctrl+F9, введите «Бытовая химия» — подгруппа готова. Так строится дерево любой глубины.

4. Если справочник с иерархией элементов

В справочнике «Подразделения» групп нет. Чтобы сделать отдел «Склад №2» подчинённым «Складской службе», создайте обычный элемент и в его карточке укажите вышестоящее подразделение. В отчётах и отборах он будет работать как вложенный.

Группы номенклатуры: что важно именно для товаров и услуг

Номенклатура — справочник, где структура групп влияет не только на удобство, но и на учёт. Поэтому здесь продумайте дерево заранее.

Как разложить номенклатуру по группам

Хорошее дерево строят по одному признаку на уровень. Пример для торговой компании:

• 📦 Товары
  • Бытовая химия
  • Канцтовары
  • Хозтовары
• 🧱 Материалы
  • Сырьё
  • Упаковка
• 🛠 Услуги
  • Услуги сторонних организаций
  • Наши услуги
• 🏭 Продукция
• 🏢 Основные средства и оборудование (для позиций, которые приходуют как ОС)

Не смешивайте на одном уровне разные признаки. «Товары», «Поставщик ООО Альфа» и «Акция» рядом — это три разные классификации, и через полгода никто не вспомнит, где что лежит.

Счета учёта по группам в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 счета учёта номенклатуры настраиваются в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Настройку можно задать не только для отдельной позиции, но и для группы, вида номенклатуры или склада.

На практике это выглядит так:

Если товар перенести в другую группу, правило, заданное для группы, для него поменяется. Уже проведённые документы при этом не перепроводятся сами — счета в них остаются прежними до перепроведения.

Группа или вид номенклатуры

В БП 3.0 есть ещё справочник «Виды номенклатуры» (товар, материал, услуга, продукция). Вид — обязательный реквизит позиции, группа — способ раскладки. Разумная схема: верхние группы совпадают с видами, а нижние уровни детализируют ассортимент.

Как создать много групп сразу и перенести в них элементы

Создавать 50 групп по одной долго. Вот рабочие способы.

Перенос выделенных элементов в группу

1. Выделите элементы в списке: Ctrl + щелчок — по одному, Shift + щелчок — диапазон.
2. Вызовите команду «Переместить в группу» (Ctrl+Shift+M или через меню Ещё).
3. В открывшемся окне выберите группу-получатель и подтвердите.

В режиме «Иерархический список» или «Дерево» элементы можно просто перетащить мышью на нужную папку. Группы переносятся так же: вместе с группой переезжает всё её содержимое.

Групповое изменение реквизитов

Для правки многих элементов есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. В списке её же вызывают командой «Изменить выделенные» из меню Ещё.

Она удобна, когда нужно не только переложить позиции, но и поменять у них, например, вид номенклатуры или ставку НДС. Для простого переноса быстрее «Переместить в группу».

Загрузка номенклатуры из Excel сразу в группу

В списке номенклатуры БП 3.0 есть загрузка данных из файла (кнопка загрузки в командной панели или в меню Ещё). Перед загрузкой откройте нужную группу: новые позиции попадут в неё.

Если позиции надо разложить по разным группам, загружайте файл частями — по одной партии на группу. Это надёжнее, чем потом вручную разбирать 800 строк, загруженных в корень.

Копирование структуры групп

Готовую группу можно скопировать клавишей F9. Копируется сама группа, но не её содержимое. Это удобно, когда нужно повторить похожую ветку: скопировали, переименовали, перенесли.

Как группы влияют на отчёты и отборы

Структура групп — это готовые итоги в отчётах. Если дерево собрано толково, многие выборки делаются в два щелчка.

Отбор «В группе»

В отборах списков и отчётов есть вид сравнения «В группе» и «В группе из списка». Он берёт всё содержимое папки, включая вложенные подгруппы.

Пример: отбор Номенклатура В группе «Товары» вернёт и бытовую химию, и канцтовары, и хозтовары. Отбор «Равно» с группой ничего не найдёт — в документах группа не встречается.

Группировка по иерархии

В отчётах на системе компоновки данных (например, Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет) у группировки по полю можно выбрать тип:

«Только иерархия» — быстрый способ увидеть выручку или остатки по направлениям: «Товары — 1 240 000», «Услуги — 380 000».

Почему отчёт может «врать» после переноса

Отчёт показывает текущую структуру справочника, а не ту, что была на дату документа. Перенесли «Скотч» из «Хозтоваров» в «Канцтовары» — и в отчёте за прошлый год он тоже окажется в канцтоварах. Если сравниваете периоды по группам, учитывайте это.

Типичные ошибки при работе с группами

Ошибки в структуре, а не в кнопках

• ❌ Группа «Разное» или «Новые». Через месяц в ней сотни позиций, и порядок теряется. Раскладывайте сразу.
• ❌ Дубли групп. «Канцтовары» и «Канц. товары» на одном уровне. Перед созданием наберите первые буквы в строке поиска.
• ❌ Группа вместо реквизита. Делить товары по цвету или поставщику через папки неудобно: один товар не может лежать в двух группах. Для таких признаков подходят дополнительные реквизиты или свойства.
• ❌ Удаление старой группы с элементами. Помеченные позиции, по которым есть документы, обработка удаления не удалит: на них есть ссылки. Сначала перенесите нужное, потом удаляйте пустую папку.

Что делать, если структуру нужно менять глубже

Иногда пользователь хочет сделать иерархическим справочник, где иерархии нет, или изменить число уровней. Это меняется только в Конфигураторе, в свойствах справочника на вкладке «Иерархия»:

• флажок «Иерархический справочник»;
• «Вид иерархии»: групп и элементов или элементов;
• «Ограничение количества уровней иерархии» и само число уровней;
• «Размещать группы сверху».

Для самописной базы это нормальная доработка. Для типовой почти всегда разумнее найти другой путь: дополнительные реквизиты, свойства или отдельный справочник-классификатор.

Частые вопросы