Графики работы в 1С ЗУП 3.1: создание, настройка, назначение сотрудникам

Чтобы в 1С создать новый график работы, откройте Настройка → Графики работы сотрудников, нажмите Создать, задайте наименование и способ заполнения, заполните расписание и нажмите Заполнить график. Дальше график нужно назначить сотруднику — через Приём на работу, Кадровый перевод или документ Изменение графика работы списком.

Вариантов ровно три, и выбор делается в первом же окне. Пятидневка и шестидневка — это заполнение «по дням недели»: указали часы по дням, программа разложила их на год по производственному календарю. Смены 2/2, 3/3, сутки через трое — заполнение «по циклам произвольной длины»: описали один цикл и дату его старта. Плавающие выходные под конкретного человека — индивидуальный график отдельным документом поверх основного.

Ниже — как в 1С создать графики работы каждого типа, где включается суммированный учёт, как назначить график работы сотруднику задним числом без развала расчётов, какими отчётами проверить результат и какие шесть ошибок встречаются чаще всего.

Какой график работы вам нужен — выбор типа

Что подготовить до того, как создавать график

Три настройки должны быть в порядке, иначе график заполнится нулями или вообще не заполнится.

1. Производственный календарь . Путь: Настройка → Производственные календари. Откройте календарь Российская Федерация и убедитесь, что год заполнен: праздники выделены, переносы учтены. Если года нет — нажмите Заполнить по умолчанию, затем проверьте переносы вручную.

2. Виды использования рабочего времени. Путь: Настройка → Виды использования рабочего времени. Здесь живут «Явка», «Ночные часы», «Вечерние часы», «Сверхурочные». Нужны, когда в графике надо выделять ночные часы отдельной колонкой.

3. Состав начислений. Путь: Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, закладка Почасовая оплата. Флажки Доплата за работу в ночное время, Доплата за вечерние часы, Переработки при суммированном учёте рабочего времени, Сверхурочная работа включают соответствующие виды начислений. Без этих флажков ночные часы в графике будут, а доплаты за них не будет.

Как в 1С создать новый график работы по дням недели

Это пятидневка, шестидневка и любой режим, где выходные привязаны к дням недели.

Шаг 1. Открыть справочник и создать элемент

Настройка → Графики работы сотрудников → Создать. В ERP и в КА путь другой: Кадры → См. также → Графики работы сотрудников.

Шаг 2. Заполнить шапку

• Наименование — говорящее: Пятидневка 40 часов, Сменный 2/2 по 11 часов, 0,5 ставки 20 часов. Названия вида График 1 через полгода не расшифровывает никто.
• Способ заполнения — По дням недели.
• Производственный календарь — Российская Федерация или региональный, если он заведён.
• Учитывать праздничные дни — флажок оставляем включённым, тогда 12 июня и 8 марта не станут рабочими.

Шаг 3. Задать расписание

В таблице Расписание работы проставьте часы: 8 часов с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье пустые. Для шестидневки — 7 часов пять дней и 5 часов в субботу (итого 40).

Если нужны ночные или вечерние часы, добавьте колонки через команду настройки видов времени в форме графика — и разнесите часы: например, явка 11, из них ночных 2.

Шаг 4. Нажать «Заполнить график»

Кнопка Заполнить график раскладывает расписание на календарные дни. Укажите год (или период) и дождитесь заполнения. В блоке Сводные данные появятся нормы по месяцам: часы, дни, итог за год.

Шаг 5. Проверить нормы

Сверьте пару месяцев с официальной нормой: при 40-часовой неделе в месяце из 21 рабочего дня выходит 168 часов. Расхождение на 8 часов — почти всегда непроставленный перенос выходного в календаре.

Шаг 6. Записать и закрыть

Записать и закрыть. Печатная форма графика доступна по кнопке Печать — её удобно прикладывать к приказу об утверждении графика.

Как создать сменный график работы: цикл произвольной длины

Сменные режимы в ЗУП 3.1 описываются циклом. Цикл — это повторяющийся набор дней; программа копирует его от даты начала и до конца года.

Смены 2/2 по 11 часов

1. Способ заполнения — По циклам произвольной длины (сменные графики).
2. Длина цикла — 4 дня.
3. Расписание: день 1 — 11 часов, день 2 — 11 часов, дни 3 и 4 — пусто.
4. Дата начала цикла — дата первой смены по факту. Ошибка в один день сдвинет весь год.
5. Флажок Суммированный учёт рабочего времени, учётный период — Год.
6. Заполнить график на нужный период.

Сутки через трое

Длина цикла — 4 дня, в первом дне 24 часа (или 22, если по ПВТР два часа перерыва не оплачиваются), остальные три пустые. Ночные часы — 8, это интервал с 22:00 до 06:00 по ст. 96 ТК РФ. В расписании это выглядит так: явка 24, ночные 8.

Смены 3/3 по 12 часов

Цикл 6 дней: три дня по 12 часов, три пустых. Годовая выработка выходит около 2 190 часов против нормы примерно 1 970 — переработка закрывается сверхурочными по итогам учётного периода.

Суммированный учёт и учётный период

Флажок Суммированный учёт рабочего времени переключает логику сравнения: норма считается не за месяц, а за учётный период целиком.

Для работ во вредных и опасных условиях учётный период не может превышать три месяца (ст. 104 ТК РФ). Непрерывный отдых — не менее 42 часов в неделю (ст. 110 ТК РФ): проверьте цикл на это условие, 1С такую проверку не делает.

Как назначить график работы сотруднику

Создать график — половина дела. Пока он не привязан к человеку, расчёт его не видит.

При приёме. Документ Кадры → Приёмы на работу (или Приём на работу), закладка Главное, поле График работы.

Смена графика одному человеку. Документ Кадры → Кадровые переводы. В поле График работы новый график, дата перевода — с какого числа режим меняется.

Смена графика группе. Документ Кадры → Изменение графика работы списком. Один документ на весь цех: подбираете сотрудников, указываете новый график и дату.

По умолчанию для должности. В позиции штатного расписания (Кадры → Штатное расписание) можно указать график — тогда он подставляется автоматически при приёме на эту позицию.

Личные дни на месяц. Документ Индивидуальный график (раздел Зарплата или Кадры, в зависимости от релиза — через Все документы). Указываете сотрудника, месяц и фактические часы по дням. Перекрывает основной график за этот месяц.

Как график влияет на расчёт зарплаты

Оклад за месяц делится на норму часов по графику и умножается на отработанные. Пример: оклад 60 000 ₽, норма 168 часов, сотрудник отработал 152 часа (3 дня болел) → 60 000 / 168 × 152 = 54 285,71 ₽.

Почасовая оплата считается прямо от графика: тариф 250 ₽/ч, по графику 2/2 отработано 176 часов → 44 000 ₽. Плюс доплата за ночные: 56 ночных часов × 250 × 20 % = 2 800 ₽ (минимум 20 % установлен Постановлением № 554).

Проводок сам график не делает — он управляет количеством часов и дней. Проводки появляются при начислении зарплаты: Дт 20 (26, 44) Кт 70 на сумму начисления.

Графики работы в других конфигурациях 1С

Главная путаница — между графиками УТ 11 и графиками ЗУП. В УТ одноимённый справочник используется логистикой: по нему считаются даты отгрузки и доступность склада. Кадровых графиков в УТ 11 нет, и искать их там бессмысленно.

Если вы ведёте кадры в Бухгалтерии 3.0 и столкнулись со сменным режимом с суммированным учётом — это сигнал к переходу на ЗУП. Ориентировочно лицензия ЗУП ПРОФ стоит порядка 30–35 тыс. ₽, базовая версия — около 6–8 тыс. ₽ (цифры примерные, уточняйте у партнёра).

Отчёты для проверки графика

• 📊 Кадры → Кадровые отчёты → Графики работы сотрудников — кто на каком графике и с какой даты.
• 📊 Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13) — фактические дни и часы по сотруднику, самый быстрый способ увидеть, что график «поехал».
• 📊 Печатная форма из самого элемента справочника — кнопка Печать — для сверки с приказом.
• 📊 Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний — проверить, что ночные и переработки действительно начислились.
• 📊 Блок Сводные данные в форме графика — нормы по месяцам, сверка с официальным календарём за полминуты.

Типичные ошибки при настройке графиков

Если график всё равно считается неправильно

Когда расписание выглядит верным, а часы в расчёте не те, проверяйте по порядку:

1. Отсутствия. Больничный, отпуск, прогул перекрывают график. Смотрите Зарплата → Все начисления за месяц — нет ли документов отсутствия на спорные дни.
2. Индивидуальный график. Если он заведён на этот месяц, основной график игнорируется целиком, а не частично.
3. Неполная ставка. Приём на 0,5 ставки при полном графике даёт полные часы и половину оклада — это не ошибка, а другая механика. Неполное время описывается именно флажком в графике.
4. Перепроведение. Измените и перепроведите документ Начисление зарплаты и взносов — после правки графиков данные не пересчитываются сами.
5. Копия базы. Радикальные правки графиков с историей сначала проверяйте в копии: перерасчёт закрытых месяцев тянет за собой НДФЛ и взносы.

Альтернатива, если режим не описывается ни циклом, ни днями недели (например, график составляется диспетчером на месяц вперёд без повторяемости): заведите формальный основной график под нужную норму часов и ведите факт только индивидуальными графиками. Это законно, считается корректно и не требует доработок.

Частые вопросы