Заполнение и проверка ИНН контрагента и сотрудника в 1С

В 1С ИНН не создаётся отдельным документом — номер вписывают в поле «ИНН» карточки: у контрагента (Справочники → Контрагенты) или у физического лица в кадровом разделе. У организации ИНН состоит из 10 цифр, у индивидуального предпринимателя и обычного человека — из 12.

Вводить остальные реквизиты вручную не обязательно. Если подключён сервис 1С:Контрагент, вы набираете только ИНН и нажимаете «Заполнить по ИНН» — наименование, КПП, адрес и ОГРН программа возьмёт из базы ФНС. При любом способе 1С проверяет контрольную сумму номера и подсвечивает поле, когда цифры не сходятся.

Где в карточке вписать номер

ИНН контрагента находится в самом верху его карточки, рядом с видом контрагента и наименованием.

1. Откройте Справочники → Контрагенты.
2. Нажмите «Создать».
3. Выберите вид контрагента: Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо, Государственный орган или Обособленное подразделение.
4. Впишите ИНН в соответствующее поле.

От выбранного вида зависит длина номера и набор полей. У юридического лица и обособленного подразделения рядом с ИНН появляется поле КПП — вместе они и идентифицируют организацию. У предпринимателя и физического лица КПП нет: таким контрагентам он не присваивается.

ИНН из карточки дальше подставляется автоматически во все документы, где участвует контрагент: счета-фактуры и УПД, платёжные поручения, акты сверки, книгу покупок и продаж. Исправлять номер в каждом документе отдельно не нужно — достаточно поправить его в карточке, и новые документы возьмут уже верное значение. Поэтому один аккуратно заполненный реквизит избавляет от десятков ошибок в отчётности.

Автозаполнение реквизитов по ИНН

Самый быстрый способ завести контрагента — набрать один ИНН и дать программе заполнить остальное. За это отвечает сервис 1С:Контрагент: он обращается к данным ФНС и возвращает актуальные реквизиты.

Что подтягивается по ИНН:

• 📄 полное и краткое наименование;
• 🏢 КПП и юридический адрес;
• 🔢 ОГРН (ОГРНИП для предпринимателя);
• ✅ признак, что контрагент действует, а не ликвидирован.

Чтобы сервис заработал, подключите интернет-поддержку:

1. Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
2. Включите интернет-поддержку и введите логин и пароль от Портала 1С:ИТС.
3. Убедитесь, что договор ИТС действующий — без него сервис недоступен.

После этого в карточке контрагента появляется кнопка «Заполнить по ИНН». Впишите номер, нажмите её — и поля заполнятся сами. Для предпринимателя автозаполнение тоже работает: данные берутся из ЕГРИП.

Повторное «Заполнить по ИНН» по уже заведённому контрагенту — удобный способ увидеть, не сменил ли он адрес и не исключён ли из реестра.

Тот же сервис умеет не просто заполнять реквизиты, но и оценивать партнёра. По ИНН открывается досье контрагента со сведениями из открытых источников:

• 📅 дата регистрации и текущий статус в ЕГРЮЛ;
• 👤 руководитель и учредители;
• 🚩 отметки о рисках: массовый адрес, дисквалифицированный директор, признаки недействующего юрлица.

Это пригождается для должной осмотрительности: перед крупной сделкой проверка по ИНН показывает, что контрагент реально существует и ведёт деятельность. Данные справочные — окончательное решение остаётся за вами, но явные красные флаги видно сразу.

Как заполнить ИНН сотрудника

ИНН работника хранится не в документе кадрового учёта, а в карточке физического лица — отдельном справочнике. Один человек в базе должен быть представлен одной такой карточкой, иначе ИНН, стаж и доходы разъедутся по дублям.

Путь к карточке зависит от конфигурации:

В карточке физического лица есть поле ИНН на 12 цифр. Его же видно и из карточки сотрудника — там это реквизит связанного физлица, а не отдельное значение.

ИНН не входит в число обязательных данных для приёма на работу: сотрудника можно оформить и без него, а отчётность (6-НДФЛ, персонифицированные сведения) сдаётся с пустым полем ИНН, если номер человеку ещё не присвоен. Но когда ИНН известен, заполните его — это снижает риск вопросов от налоговой при сопоставлении данных.

ИНН физлица, как и у контрагента, автоматически подставляется в налоговую отчётность по сотруднику. Если человек получил номер уже после приёма, не заводите новую карточку — впишите ИНН в существующую, и он попадёт в следующие отчёты. При проверке физлицо с заполненным ИНН налоговая сопоставляет однозначно, без уточняющих запросов по ФИО и дате рождения.

Проверка контрольной суммы и формата

Последние цифры ИНН — не случайные: это контрольные разряды, рассчитанные по номеру. 1С пересчитывает их при вводе и сразу подсвечивает поле, если число набрано с ошибкой. Поэтому «придумать» ИНН нельзя — программа отличит опечатку от настоящего номера.

Структура номера:

• первые 2 цифры — код региона, следующие 2 — код налоговой инспекции (у иностранных организаций первые 4 цифры — особый код);
• далее порядковый номер записи в реестре;
• последние цифры — контрольные: одна у 10-значного ИНН, две у 12-значного.

Алгоритм контроля для 10-значного ИНН организации: первые девять цифр умножают на коэффициенты 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8, суммируют, берут остаток от деления на 11, затем остаток от деления на 10 — результат должен совпасть с десятой цифрой.

Проверим на реальном номере 7707083893:

7×2=14  7×4=28  0×10=0  7×3=21  0×5=0
8×9=72  3×4=12  8×6=48  9×8=72
Сумма = 267
267 mod 11 = 3
3 mod 10 = 3  →  десятая цифра = 3 ✓

Для 12-значного ИНН считают две контрольные цифры подряд:

• одиннадцатая — по коэффициентам 7, 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8 для первых десяти цифр;
• двенадцатая — по коэффициентам 3, 7, 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8 для первых одиннадцати цифр.

Каждая сумма так же приводится через остаток от деления на 11, затем на 10.

Отдельного ИНН у индивидуального предпринимателя не бывает: он работает под своим личным 12-значным ИНН физического лица. Поэтому в карточке контрагента с видом «Индивидуальный предприниматель» вы вписываете тот же номер, что указан в его паспортных документах, а идентифицирует его дополнительно ОГРНИП, а не КПП.

1С проверяет только математику контрольной суммы, но не факт существования номера в ЕГРЮЛ. Номер может быть формально правильным и при этом не принадлежать никому. Реальность реквизитов подтверждает только сервис 1С:Контрагент.

Что делать с дублями контрагентов

На один ИНН с одним КПП в базе должна приходиться одна карточка. Дубли появляются, когда контрагента автоматически создаёт загрузка банковской выписки, входящий документ по ЭДО или разные менеджеры заводят одного поставщика вручную.

Здесь важная тонкость: у головной организации и её обособленных подразделений ИНН один и тот же, а КПП разные. Это не дубли — это законно разные карточки. Поэтому искать совпадения только по ИНН нельзя: вы рискуете объединить головную организацию с филиалом. Правильное правило сравнения — по паре ИНН + КПП.

При записи новой карточки 1С сравнивает ИНН с уже имеющимися и предупреждает, что контрагент с таким номером есть. Не игнорируйте это сообщение — выберите существующую карточку вместо создания новой. Это предупреждение и есть первая линия защиты от дублей: оно появляется ещё до того, как задвоенный контрагент разойдётся по документам и отчётам.

Если дубли уже накопились, используйте штатный механизм:

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей.
2. Областью поиска выберите справочник Контрагенты.
3. Правилом сравнения задайте совпадение по ИНН (можно добавить КПП).
4. Запустите поиск — программа сгруппирует совпадения.
5. В каждой группе отметьте карточку-оригинал, которую оставляете; остальные пойдут на замену.

ИНН иностранных контрагентов и нерезидентов

У зарубежного партнёра российского ИНН может не быть вовсе. Как заполнять карточку — зависит от того, стоит ли организация на учёте в российской налоговой.

Иностранец без учёта в РФ. Российского ИНН нет. В карточке выберите вид контрагента и поставьте признак нерезидента (или укажите страну регистрации) — поле ИНН тогда можно оставить пустым, программа не потребует номер. Налоговый или регистрационный номер в стране регистрации вписывают в отдельные поля карточки.

Иностранная организация, состоящая на учёте в РФ (постоянное представительство, регистрация по НДС). У неё есть российский ИНН из 10 цифр, и первые четыре — особый код инспекции по иностранным организациям. Такой номер вписывают как обычный: контрольную сумму 1С всё равно пересчитает.

Автозаполнение по ИНН для иностранца сработает только тогда, когда организация есть в российских реестрах. Если её там нет, 1С:Контрагент данные не вернёт — заполняйте реквизиты вручную по документам партнёра.

Отдельно учитывайте это при расчётах: для операций с иностранным контрагентом важен не столько ИНН, сколько страна регистрации и статус резидента — от них зависят валютный контроль, НДС налогового агента и ставка налога на прибыль с доходов иностранца. Поэтому поля о стране и резидентстве в карточке заполняйте внимательно, даже когда ИНН остаётся пустым.

Частые вопросы