Инвентаризация товаров в 1С: оформление и проводки

Инвентаризацию товаров в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляют одним документом — Склад → Инвентаризация товаров. Он собирает учётные остатки, принимает фактические данные от комиссии и становится основанием для двух итоговых документов: оприходования излишков (Дт 41 Кт 91.01) и списания недостачи (Дт 94 Кт 41). Сам документ инвентаризации проводок не делает.

Ниже — весь цикл: от приказа о проведении до архивации, с точными путями меню БП 3.0, печатными формами ИНВ-3 и ИНВ-19 и разбором пересортицы. Порядок действий одинаков для складских товаров (счёт 41), материалов (10) и готовой продукции (43) — отличается только счёт учёта.

С чего начать: приказ, комиссия и дата остатков

Инвентаризацию назначают приказом руководителя. В нём фиксируют состав комиссии, сроки и перечень проверяемого имущества. С 1 апреля 2025 года правила проверки регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»; унифицированные формы Госкомстата (ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19) не обязательны с 2013 года, но 1С их по-прежнему печатает, и большинство бухгалтеров продолжает ими пользоваться.

Приказ по форме ИНВ-22 можно распечатать прямо из документа инвентаризации — создавать отдельный документ в 1С не нужно.

Инвентаризацию проводят и по инициативе компании, и в случаях, когда она обязательна по закону:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при смене материально ответственного лица;
• после кражи, пожара, залива и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при выявлении фактов порчи имущества.

Периодичность и сроки добровольных проверок компания закрепляет в учётной политике. В 1С все эти случаи оформляются одним и тем же документом — различается только основание в приказе.

Перед созданием документа проверьте два момента:

• 📅 Дата. Остатки заполняются на дату документа. Ставьте её на день фактического пересчёта, иначе в опись попадут движения, которых на складе ещё не было.
• 📦 Проведены ли все приходы и отгрузки. Непроведённые накладные не попадут в учётные остатки — и вы получите ложные отклонения.

Где создать документ и как заполнить учётные остатки

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке укажите:

1. Склад — по которому проводится проверка. Если инвентаризируете несколько складов, создайте отдельный документ на каждый: так опись и сличительная ведомость будут читаемыми.
2. Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник.
3. На закладке Инвентаризационная комиссия — председателя и членов комиссии (эти данные уйдут в печатные формы).

Теперь заполните табличную часть. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. 1С подтянет номенклатуру с ненулевыми остатками и проставит колонку Количество учётное и Сумма учётная по данным программы.

Колонки документа:

Пока фактическое количество не введено, 1С копирует в него учётное — то есть «отклонений ноль». Это не результат пересчёта, а заготовка. Реальные цифры появятся только после того, как комиссия внесёт данные.

Ввод фактических данных и печать описи ИНВ-3

Есть два сценария работы.

Вариант 1. Печатаем пустую опись, считаем на складе, вносим в 1С. Распечатайте ИНВ-3 через Печать → Инвентаризационная опись (ИНВ-3). Комиссия считает товар по бумажной описи, затем оператор вносит фактические остатки в колонку Количество фактическое.

Вариант 2. Сверяем сразу в программе. Если пересчёт идёт с ноутбуком или ТСД у стеллажей, фактические количества вводят прямо в документ по мере обхода.

Как заполнять колонку факта:

• 🔢 По позициям, которые сошлись, оставляйте значение как есть.
• ✏️ По расхождениям вбивайте реально посчитанное количество — отклонение пересчитается само.
• 🆕 Товар, которого нет в учётных остатках, но он лежит на складе, добавляйте строкой вручную: учётное количество останется нулём, фактическое — ваше число. Это будущий излишек.

После ввода проведите документ. Печатную опись ИНВ-3 с подписями комиссии подшивают к результатам.

Как разобрать отклонения и пересортицу

После заполнения факта документ покажет три типа строк:

• Отклонение = 0 — учёт сошёлся с фактом, делать ничего не нужно.
• Отклонение > 0 — на складе больше, чем в учёте. Это излишек.
• Отклонение < 0 — на складе меньше. Это недостача.

Отдельно разберите пересортицу — когда по одному товару излишек, а по близкому (тот же вид, но другой сорт, цвет, размер) недостача. По закону такие отклонения можно зачесть, но только при совпадении трёх условий: один и тот же проверяемый период, одно материально ответственное лицо и товары одного наименования в тождественном количестве.

1С автоматически пересортицу не сворачивает — программа видит отдельные позиции номенклатуры. Зачёт оформляют решением комиссии, а в учёте отражают так:

• если количество зачитываемых позиций равно — делают взаимную корректировку без финансового результата;
• если стоимость различается, разницу относят на прочие доходы или расходы;
• остаток после зачёта (превышение недостачи над излишком) списывают как обычную недостачу.

Разберём на числах. Пусть по футболкам одной модели есть излишек синего цвета — 10 шт. по 300 ₽ и недостача красного — 8 шт. по 320 ₽. Зачёт идёт по меньшему количеству, то есть по 8 штукам:

• 8 красных футболок закрываются 8 синими — это и есть пересортица;
• остаётся излишек 2 синих футболки (10 − 8) — их приходуют как обычный излишек;
• по стоимости возникает разница: 8 × (320 − 300) = 160 ₽. Поскольку недостающий товар дороже, разницу относят на недостачу и, при отсутствии виновных, на прочие расходы.

Если бы недостача превышала излишек, непокрытый остаток списывали бы как недостачу по общим правилам (через счёт 94).

Оприходование излишков и списание недостачи с проводками

Из проведённого документа инвентаризации создают итоговые документы по кнопке Создать на основании.

Излишки → «Оприходование товаров ». Документ приходует излишек на склад. Излишки оценивают по справедливой стоимости на дату проверки (по ФСБУ) и включают в прочие доходы.

Недостача → «Списание товаров». Документ списывает недостачу со склада на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальнейшая судьба суммы зависит от того, нашли ли виновного и есть ли нормы естественной убыли.

Типовые проводки собраны ниже.

Отдельно про нормы естественной убыли. Часть недостачи — усушка, утряска, бой — относится на расходы без поиска виновных, но только в пределах норм, утверждённых для конкретного вида товара профильным ведомством. Если по товару норма не установлена, вся недостача считается сверхнормативной: её либо взыскивают с виновного, либо списывают в прочие расходы. Расчёт убыли в пределах норм 1С не делает — сумму считают вручную и распределяют между счётом расходов и счётом 94.

Несколько практических оговорок:

• 🧾 НДС по недостаче сверх норм. Если товар утрачен не из-за естественной убыли, ранее принятый к вычету НДС безопаснее восстановить — позиция ФНС по этому вопросу жёсткая.
• 👤 Взыскание с сотрудника возможно только при оформленной материальной ответственности и в пределах, которые допускает Трудовой кодекс. Сумму ущерба считают по рыночной стоимости, а удерживают из зарплаты не более установленного лимита за один раз.
• 📉 Излишки в налоговом учёте признаются внереализационным доходом в том же периоде по рыночной цене.
• 🗓️ Период признания. Результаты отражают той же датой, что и документ инвентаризации, — доходы и расходы попадут в тот отчётный период, когда проверка завершена.

Документы «Оприходование» и «Списание» проводятся отдельно — именно они формируют движения по счетам, а не сам документ инвентаризации.

Печатные формы и завершение инвентаризации

Результаты оформляют двумя ключевыми формами, обе печатаются из документа инвентаризации через меню Печать:

• ИНВ-3 «Инвентаризационная опись» — фактические остатки, подписи комиссии и материально ответственного лица.
• ИНВ-19 «Сличительная ведомость» — только строки с расхождениями: что в излишке, что в недостаче, на какие суммы.

Сличительную ведомость формируют, когда есть хотя бы одно отклонение. Если всё сошлось, достаточно описи ИНВ-3.

Порядок закрытия инвентаризации:

1. Распечатать и подписать опись ИНВ-3 у всех членов комиссии.
2. При расхождениях — распечатать сличительную ведомость ИНВ-19.
3. Провести документы оприходования и списания.
4. Оформить решение руководителя по итогам (приказ об утверждении результатов).
5. Подшить пакет документов и провести приказ к исполнению.

После проведения итоговых документов остатки на складе в 1С приходят в соответствие с фактом: излишки добавлены, недостачи списаны. На этом цикл инвентаризации закрыт.

Ошибки, из-за которых результаты «не сходятся»

Перечень ниже — не про порядок кликов, а про ситуации, когда документы проведены, но цифры в базе получаются неверными.

• ❌ Инвентаризация до перепроведения. Если задним числом внесли приход, а инвентаризацию провели раньше по дате, учётный остаток окажется заниженным — программа покажет ложный излишек. Всегда перепроводите документы перед заполнением остатков.
• ❌ Оприходование и списание созданы вручную, а не на основании. В этом случае теряется связь с документом инвентаризации, а количество и стоимость приходится вбивать заново — высок риск разойтись с описью. Создавайте итоговые документы только через Создать на основании.
• ❌ Недостача списана сразу в расходы, минуя счёт 94. Проводка Дт 91.02 Кт 41 напрямую — ошибка: сначала недостача собирается на счёте 94, и только потом закрывается на виновного, нормы убыли или прочие расходы.
• ❌ Зачёт пересортицы между разными наименованиями. Это не пересортица, а две самостоятельные операции — излишек и недостача. Налоговый риск описан выше.
• ❌ Инвентаризация нескольких складов одним документом. Остатки смешиваются, печатные формы становятся нечитаемыми. На каждый склад и каждое материально ответственное лицо — свой документ.
• ❌ Забыли про НДС по сверхнормативной недостаче. Если товар с принятым к вычету НДС утрачен не по естественным причинам, налог безопаснее восстановить в периоде списания.

Частые вопросы