Новый покупатель в справочнике контрагентов: от ИНН до договора

Карточка клиента в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это элемент справочника Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Нажмите Создать, введите ИНН и кнопку Заполнить: программа сама подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Останется проверить статус в ЕГРН, создать договор с видом «С покупателем» и при необходимости добавить банковский счет.

Частое заблуждение — что отдельного справочника «Клиенты» в Бухгалтерии нет и покупателя надо как-то особо помечать. На самом деле один и тот же контрагент может быть и покупателем, и поставщиком. Роль задаёт не карточка, а договор: именно в нём указывают вид расчетов.

Где открыть список контрагентов и с чего начать

В Бухгалтерии 3.0 путь стабилен для всех актуальных релизов:

1. Откройте раздел Справочники.
2. В группе «Покупки и продажи» выберите Контрагенты.
3. Если клиентов много, сначала встаньте в нужную группу (папку) слева — новый элемент создастся сразу в ней.
4. Нажмите Создать.

Карточку можно открыть и «на лету»: в любом документе продажи — счете, реализации, поступлении на расчетный счет — в поле «Контрагент» есть кнопка выбора, а в форме выбора тоже есть Создать. Это удобно, но в спешке именно так и появляются дубли. Перед созданием наберите в строке поиска списка ИНН или часть названия.

Если у вас не Бухгалтерия. В 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP клиент — это партнёр, а контрагент — его юридическое лицо для документов. Сначала создают партнёра, затем к нему привязывают одного или нескольких контрагентов. Логика заполнения реквизитов при этом та же, что описана ниже.

Основные реквизиты карточки клиента и проверка по ЕГРН

Первое поле — «Вид контрагента». От него зависит, какие реквизиты появятся дальше.

Дальше по шагам:

1. Введите ИНН и нажмите Заполнить. Для этого должна быть подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Без неё поля придётся заполнять вручную.
2. Проверьте «Наименование» — это короткое имя для списков и отбора. Его можно отредактировать, например убрать кавычки или ОПФ в конец: «Ромашка ООО».
3. «Полное наименование» не трогайте. Оно уходит в печатные формы счетов-фактур и УПД и должно совпадать с ЕГРЮЛ.
4. Сверьте КПП. У крупных клиентов отгрузка часто идёт на филиал, и КПП в документах должен быть филиала, а не головной организации.
5. Проверьте блок «Адрес и телефон»: юридический адрес подтянется из реестра, фактический и адрес доставки добавьте сами.
6. Нажмите Записать.

После записи станут доступны ссылки «Договоры», «Банковские счета», «Контактные лица» и другие связанные данные.

Проверка статуса в ЕГРН

Если в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы включена проверка контрагентов, программа сверяет ИНН и КПП с данными ФНС. Результат виден прямо в карточке и в документах: действующий налогоплательщик, ликвидирован, не состоит на учете.

• ✅ Действующий — можно работать.
• ⚠️ Прекратил деятельность — счет-фактуру такому покупателю ФНС может не принять при сверке.
• ❌ КПП не соответствует ИНН — почти всегда опечатка или устаревший КПП после смены адреса.

Программа также проверяет контрольную сумму ИНН. Если цифра введена неверно, поле подсветится, а заполнение по ИНН не сработает.

Банковский счет и контактное лицо

Банковский счет клиента нужен, чтобы выписка из банка сама распознала плательщика. Перейдите по ссылке «Банковские счета», нажмите Создать, введите БИК — название банка и корреспондентский счет подставятся из классификатора банков. Номер расчетного счета введите вручную: 20 цифр, программа проверит его по контрольному ключу вместе с БИК.

Контактное лицо — это человек со стороны клиента: бухгалтер, закупщик, директор. У него своя почта и телефон. Заведите хотя бы одного: так счета и акты сверки уйдут нужному адресату, а не на общий ящик.

Договор с покупателем и вид расчетов

Без договора документ продажи не провести: поле «Договор» в реализации обязательное. При первой продаже 1С предложит создать основной договор автоматически, но лучше сделать это сознательно в карточке.

1. В карточке клиента перейдите по ссылке Договоры и нажмите Создать.
2. В поле «Вид договора» выберите С покупателем.
3. Укажите организацию — если в базе ведётся учёт нескольких фирм, договор привязан к одной из них.
4. Заполните номер и дату договора. Они попадут в печатные формы, в строку «Основание».
5. Выберите валюту. Для рублёвых расчетов с привязкой к курсу отметьте расчеты в условных единицах.
6. Если в договоре есть отсрочка, задайте срок оплаты в днях. Он используется в отчётах по просроченной задолженности.
7. Запишите договор и при необходимости сделайте его основным.

Другие виды договора нужны для особых схем:

Счета расчетов

По умолчанию расчеты с покупателем идут на 62.01 (расчеты) и 62.02 (авансы). Если с конкретным клиентом нужен другой счет — например, 76.09 для прочих расчетов, — его назначают в регистре «Счета расчетов с контрагентами» в разделе Справочники, группа «Покупки и продажи». Настройку можно сделать для одного договора, для контрагента целиком или для группы.

Как оформить ИП и физическое лицо

Индивидуальный предприниматель

ИП заводят с видом «Физическое лицо». Введите 12-значный ИНН и нажмите Заполнить — ФИО и ОГРНИП подтянутся из ЕГРИП. КПП у предпринимателя нет, поле остаётся пустым.

В наименовании удобно писать «ИП Иванов Иван Иванович»: так его легко отличить в списке от однофамильца-физлица. Полное наименование оставьте в том виде, как его заполнила программа.

Гражданин без статуса ИП

Покупателю-физлицу в рознице карточка вообще не нужна: продажи через кассу проводят без контрагента или на условного «Розничного покупателя». Отдельную карточку заводят, когда:

• 👤 человек оплачивает по счету с банковской карты или переводом;
• 📄 с ним заключён договор купли-продажи, подряда, аренды;
• 🚚 нужна накладная на его имя.

Для такой карточки достаточно ФИО. ИНН заполняют, если он известен — например, для договора аренды. Паспортные данные в справочник контрагентов не вносите без необходимости: это персональные данные, и доступ к ним в базе обычно имеют все бухгалтеры.

Группы и порядок в справочнике клиентов

Справочник контрагентов иерархический. Папки помогают не утонуть, когда клиентов сотни.

Как создать группу . В списке контрагентов нажмите Создать группу, введите название и запишите. Чтобы увидеть дерево папок, включите иерархический просмотр в меню Ещё.

Как перенести клиента в группу. Выделите одного или нескольких контрагентов и выберите Ещё → Переместить в группу. Можно и мышью перетащить строки на нужную папку.

Рабочие схемы группировки:

Группа влияет не только на внешний вид. Счета расчетов в регистре можно назначить на группу целиком — например, всем клиентам из папки «Прочие» сразу 76.09. А в отчётах вроде оборотно-сальдовой ведомости по 62 счету удобно ставить отбор по группе.

Ошибки при создании карточки клиента и как их исправить

Дубли. Самая частая проблема: один клиент заведён дважды — «Ромашка» и «ООО Ромашка». Долг висит на одной карточке, оплата падает на другую. Исправление: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Обработка найдёт похожих контрагентов и заменит ссылки во всех документах на оставшийся элемент.

Не тот вид контрагента. ИП заведён как юрлицо: КПП пустой, ИНН 12 цифр, а программа ругается на длину. Вид контрагента в карточке можно поменять, после чего проверьте ИНН и наименование.

Полное наименование набрано вручную. «ООО Ромашка» вместо «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»». Для упрощёнки это мелочь, но в электронном документообороте и книге продаж расхождение с ЕГРЮЛ вызывает вопросы у покупателя и налоговой. Нажмите Заполнить по ИНН ещё раз — программа обновит реквизиты.

Сменился КПП или адрес. Клиент переехал, а в документах старый КПП. Обновите карточку по ИНН. Прошлые счета-фактуры сохраняют реквизиты на дату выставления, потому что в Бухгалтерии ведётся история изменения КПП и наименования.

Документ не проводится без договора. Создайте договор с видом «С покупателем». Если договор есть, но не выбирается, проверьте вид: договор «С поставщиком» в реализации не подставится.

Загрузка и выгрузка списка контрагентов

Перенос из другой базы 1С

Если клиенты уже есть в другой базе, проще всего настроить синхронизацию или выгрузить справочник обработкой «Выгрузка и загрузка данных XML» (стандартная обработка для 8.3, доступна на диске ИТС). Она переносит элементы вместе с договорами и банковскими счетами.

Загрузка из Excel

В актуальных релизах Бухгалтерии в списке контрагентов есть команда загрузки из файла (ищите её в меню Ещё). Порядок такой:

1. Подготовьте таблицу: одна строка — один клиент. Минимальный набор колонок — ИНН и наименование.
2. Запустите загрузку и вставьте данные из Excel или откройте файл.
3. Сопоставьте колонки таблицы с реквизитами справочника.
4. Проверьте, какие строки программа сочла новыми, а какие нашла среди существующих.
5. Подтвердите загрузку.

Потом выделите загруженных клиентов и обновите их реквизиты по ИНН — полные наименования, КПП и адреса подтянутся из реестра.

Выгрузка списка в Excel

Откройте список контрагентов, настройте нужные колонки и выберите Ещё → Вывести список. Программа сформирует табличный документ, который сохраняют в формате .xlsx. Если стоит отбор по группе или поиск — в файл попадут только отобранные строки.

Частые вопросы