Карточки в 1С 8.3: заводим номенклатуру, контрагента и сотрудника

Карточка в 1С создаётся одинаково для любого справочника: открываете нужный список (Справочники или профильный раздел), нажимаете кнопку Создать (значок с плюсом или клавиша Ins), заполняете обязательные поля и жмёте Записать и закрыть. Всё остальное — это нюансы конкретного справочника: у номенклатуры важен вид и ставка НДС, у контрагента — ИНН и вид контрагента, у сотрудника — связка с физлицом.

Ниже разберём три самых частых случая на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0, интерфейс «Такси»): товар, покупатель-поставщик и работник. Логика одна и та же, поэтому, освоив одну карточку, вы заведёте любую другую. Отдельно покажу, как не плодить дубли и как ускорить ввод по ИНН.

Где лежат справочники и чем карточка отличается от документа

Справочник — это список однотипных объектов: товаров, контрагентов, сотрудников, складов. Карточка (её ещё называют «элемент справочника») — одна строка этого списка, открытая на редактирование. В отличие от документа, карточка не делает проводок: она только хранит признаки объекта, на которые потом ссылаются документы.

Большинство справочников в БП 3.0 собрано в разделе Справочники. Но часть вынесена в профильные разделы — так удобнее:

• 📦 номенклатура, контрагенты, договоры, склады — раздел Справочники;
• 👤 сотрудники и физические лица — раздел Зарплата и кадры;
• 🏦 банковские счета и кассы — внутри карточки организации и в разделе Банк и касса.

Кнопка создания во всех списках называется одинаково — Создать. Рядом обычно есть Создать группу (папка для структурирования) и Создать новый элемент копированием текущего (клавиша F9) — удобно, когда новая карточка почти повторяет существующую.

Карточка номенклатуры: товар, услуга, материал

Номенклатура — самый массовый справочник, с него обычно и начинают. Путь: Справочники → Номенклатура → Создать.

Заполните по порядку:

1. Вид номенклатуры — ключевое поле. От него зависит, какие счета учёта подставятся в документах: Товар, Услуга, Материал, Продукция, Тара и т.д. Для перепродажи выбирайте Товар, для работ без склада — Услуга.
2. Наименование — рабочее название для поиска внутри базы. Пишите так, как удобно искать: «Кабель ВВГ 3х2,5», а не «Изделие кабельное №17».
3. Наименование полное — подтягивается в печатные формы (счета, накладные, УПД). Здесь имеет смысл указать полное название с характеристиками.
4. Единица измерения — склад считает именно в ней. По умолчанию подставляется шт.
5. Ставка НДС — 20%, 10%, Без НДС или 0%. Подставится в счёт-фактуру автоматически.
6. Группа (папка) — если ведёте иерархию, укажите, в какую папку попадёт товар.

Для прослеживаемых и маркируемых товаров разверните соответствующие разделы карточки и заполните код ТН ВЭД — без него документ по прослеживаемости не проведётся.

Нажмите Записать и закрыть. Товар появится в списке и станет доступен для выбора в документах.

Карточка контрагента: ИНН решает почти всё

Путь: Справочники → Контрагенты → Создать. Главное поле здесь — ИНН. Если в базе подключена интернет-поддержка, после ввода ИНН программа сама подтянет наименование, КПП, адрес и ОГРН из государственного реестра.

Сначала выберите Вид контрагента — от него зависит набор полей:

• 🏢 Юридическое лицо — для ООО, АО и прочих организаций. Обязательны ИНН (10 цифр) и КПП.
• 👤 Индивидуальный предприниматель — у ИП ИНН из 12 цифр и нет КПП. Выбирайте именно этот вид, а не «Физическое лицо», иначе в документах не будет корректных реквизитов ИП.
• 🙎 Физическое лицо — для расчётов с гражданами без статуса ИП.
• 🏛 Государственный орган и Обособленное подразделение — для бюджетных платежей и филиалов головной организации.

После того как основные реквизиты заполнены, перейдите по ссылке Банковские счета внутри карточки и добавьте счёт: достаточно ввести БИК — наименование банка и корсчёт подтянутся из классификатора. Тут же можно завести Договор: вид (С поставщиком, С покупателем), номер, дату. Именно договор, а не сам контрагент, управляет взаиморасчётами в документах.

Карточка сотрудника: физлицо и работник — это два объекта

Многих сбивает с толку то, что в 1С сотрудник и физическое лицо — разные справочники. Физлицо хранит персональные данные человека (паспорт, ИНН, СНИЛС). Сотрудник — это факт трудоустройства в конкретной организации. Один человек может быть сотрудником двух организаций — тогда будет одно физлицо и две карточки сотрудника.

В 1С:Бухгалтерии путь: Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Дальше программа ведёт вас по шагам:

В ЗУП 3.1 путь похожий: Кадры → Сотрудники → Создать. Приём на работу там оформляется отдельным кадровым документом, а карточка сотрудника — лишь отправная точка.

Пути к карточкам в разных конфигурациях

Кнопка Создать одинакова везде, различается только путь в меню. Для трёх самых ходовых конфигураций:

В УТ 11 отдельно ведутся Партнёры (кто это с точки зрения отношений) и Контрагенты (юридическое лицо с реквизитами). В Бухгалтерии такого разделения нет — там только контрагенты.

Как ускорить ввод и не заполнять карточку с нуля

Ручной ввод десятков карточек — пустая трата времени. Что помогает:

• 🔎 Ввод по ИНН — для контрагентов самый быстрый способ: программа подтянет реквизиты из реестра за секунду.
• 📋 Создание копированием (F9) — когда карточки похожи: встали на образец, нажали F9, поправили отличия.
• 🧾 Подбор в документе — часто карточку удобнее заводить прямо в момент выписки документа: в поле выбора наберите название, и если его нет — программа предложит создать новый элемент сразу из списка подбора.
• 📥 Загрузка из файла — для массового заноса номенклатуры и контрагентов есть обработка загрузки из табличного документа (Excel). Её удобнее всего найти через Главное меню → Все функции, если она не выведена в интерфейс.
• 🔁 Автоматическое создание из входящих документов — при загрузке выписки банка или электронных накладных (ЭДО) новые контрагенты и номенклатура создаются автоматически по данным из документа.

Проверка, редактирование и борьба с дублями

Открыть готовую карточку для правки просто: двойной щелчок по строке списка. Поменяли данные — Записать и закрыть. Изменения тут же отразятся в новых документах; в уже проведённых реквизиты, как правило, перечитываются при перепроведении.

Главная беда справочников — дубли: один и тот же контрагент заведён дважды, товар — трижды. Из-за этого «разъезжаются» остатки и взаиморасчёты. Что делать:

• В типовых конфигурациях есть обработка поиска и удаления дублей. Она сравнивает элементы по выбранным полям (для контрагентов — по ИНН, для номенклатуры — по наименованию), помечает лишние и переносит все ссылки на одну главную карточку. Открыть её можно через Главное меню → Все функции, если команда не выведена в раздел администрирования.
• Удалить карточку напрямую нельзя, если на неё уже ссылаются документы. Сначала её помечают на удаление (правой кнопкой по строке → соответствующая команда), а затем запускают Администрирование → Удаление помеченных объектов. Программа проверит ссылки и не даст удалить то, что используется.

Частые ошибки при создании карточек

Несколько промахов встречаются чаще всего — проверьте себя по ним:

Частые вопросы