Как завести кассира в 1С:Розница: от учётной записи до первой смены

Кассира в 1С:Розница заводят в разделе Администрирование → Пользователи и права: создают учётную запись с логином и паролем, дают ей профиль прав Кассир, привязывают к физлицу и магазину, а затем настраивают рабочее место кассира (РМК) и подключаемое оборудование. После этого кассир входит в программу, открывает кассовую смену и пробивает чеки.

Порядок зависит от того, что уже настроено. Если магазин, склад и касса ККМ в базе есть, остаётся добавить саму учётную запись и привязать к ней права и оборудование — это 10–15 минут. Если розница настраивается с нуля, сначала заводят организацию, магазин и кассу ККМ, и только потом кассира.

Инструкция относится к 1С:Розница 2.3 и 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В некоторых релизах подраздел называется Настройка пользователей и прав — суть та же.

Что подготовить до создания учётной записи

Кассир в программе — это связка из трёх сущностей: учётная запись для входа, физическое лицо (сотрудник) и права доступа . Чтобы не возвращаться назад на середине настройки, соберите данные заранее.

Отдельно решите про материальную ответственность: кассир работает с наличными и бланками, поэтому на практике с ним заключают договор о полной материальной ответственности. На настройку в программе это не влияет, но об этом лучше позаботиться до первого рабочего дня.

Проверьте и саму кассу ККМ: онлайн-касса должна быть зарегистрирована в ФНС и подключена к оператору фискальных данных до начала продаж. Если касса ещё не зарегистрирована, кассир физически не сможет пробить ни одного чека, сколько бы прав ему ни дали. Эта часть выполняется один раз при запуске магазина и к заведению конкретного кассира отношения уже не имеет.

Создаём пользователя-кассира

Учётная запись создаётся в списке пользователей. Именно она даёт человеку возможность войти в базу под своим логином.

1. Откройте Администрирование → Пользователи и права → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Полное имя введите ФИО кассира — оно будет видно в чеках и отчётах.
4. В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника. Если его там нет, создайте прямо из этого поля.
5. Включите флажок Вход в программу разрешён.
6. Задайте имя для входа (логин) и установите пароль. Поставьте флажок «Потребовать установку пароля при входе», чтобы кассир сменил пароль на свой при первом входе.
7. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

Логин лучше делать коротким и латиницей — кассиру удобнее набирать его на экране РМК. Для аутентификации по паролю достаточно пары логин/пароль; аутентификацию средствами операционной системы для кассиров обычно не используют.

Настраиваем права доступа кассира

Права в 1С:Розница назначаются через профили групп доступа, а не галочками по одной операции. Это удобно: профиль описывает роль целиком.

Перейдите на вкладку Права доступа в карточке пользователя (или откройте Администрирование → Пользователи и права → Профили групп доступа, чтобы посмотреть состав профилей). Для кассира подходят два предустановленных профиля:

Отметьте нужный профиль флажком и запишите карточку. Не давайте кассиру профиль «Администратор» — под ним открыт доступ к настройкам, ценам и удалению данных, а это лишний риск.

Профиль хорош тем, что закрывает лишнее. Кассиру не нужны настройки цен, редактирование номенклатуры, доступ к закупкам и финансовым отчётам магазина — всё это остаётся у администратора. Чем уже права, тем меньше шансов, что кассир случайно изменит цену или удалит документ.

Если магазинов несколько, стоит ограничить кассира своей точкой. В профилях групп доступа для этого используют ограничение доступа по магазину (или по организации) — тогда в своём РМК человек видит товары, цены и смены только своего магазина. Настройка ограничений включается в разделе прав; если она недоступна, значит в базе не включено Ограничивать доступ на уровне записей в настройках пользователей и прав.

Привязываем кассира к рабочему месту, кассе и оборудованию

Учётная запись готова, но пробивать чеки она пока не может — нет связки с кассой и оборудованием. За это отвечает рабочее место кассира (РМК) и справочник подключаемого оборудования.

Рабочее место. В 1С:Розница рабочее место — это, по сути, конкретный компьютер у кассы. К нему привязывают кассовый аппарат и периферию. Откройте настройки РМК (в разделе Администрирование, подраздел с настройками продаж/РМК) и убедитесь, что для вашего магазина заведено рабочее место, а в нём указана касса ККМ.

Касса ККМ. Это фискальный регистратор или онлайн-касса, через которую бьются чеки. Касса ККМ заводится в НСИ и привязывается к магазину. Одно рабочее место — одна касса ККМ.

Подключаемое оборудование. Здесь подключают физические устройства к компьютеру кассы:

• 🧾 ККТ (фискальный регистратор / онлайн-касса) — печать чеков и передача данных ОФД;
• 📷 сканер штрихкода — подбор товара по коду;
• 💳 эквайринговый терминал — оплата картой;
• ⚖️ весы с печатью этикеток — для весового товара;
• 🖥️ дисплей покупателя — показ суммы клиенту.

Оборудование подключают в Администрирование → Подключаемое оборудование: добавляют устройство, выбирают драйвер, указывают рабочее место и проверяют связь кнопкой теста. Драйвер устройства должен быть установлен на том компьютере, где стоит касса — иначе тест завершится ошибкой подключения.

Что задать в настройках РМК. Помимо кассы и оборудования, настройки РМК описывают, как выглядит и что умеет кассовый интерфейс. На практике важны несколько пунктов:

• доступные виды оплаты — минимум наличные и оплата платёжной картой через эквайринг; если терминал подключён, карту включают обязательно;
• быстрые кнопки товаров — товары, которые пробивают чаще всего (пакеты, популярные позиции), чтобы не искать их каждый раз;
• разрешённые операции — возврат, внесение и изъятие наличных, работа с дисконтными картами. Их набор согласуют с профилем прав: если кассиру возвраты запрещены профилем, кнопку в РМК всё равно лучше убрать, чтобы не путать.

Одни и те же настройки РМК можно назначить всем кассирам магазина — тогда интерфейс у них будет одинаковый, и обучение нового сотрудника займёт меньше времени.

Первый вход кассира и открытие смены

Когда учётная запись, права и оборудование на месте, кассир может начинать работу.

1. Кассир запускает 1С:Розница и выбирает свой логин, вводит пароль (при первом входе — меняет временный пароль на постоянный).
2. Открывает рабочее место кассира — команда запуска РМК разворачивает полноэкранный кассовый интерфейс.
3. Перед первой продажей открывает кассовую смену — программа фиксирует начало смены на кассе ККМ.
4. Пробивает чеки: подбирает товар сканером или по коду, принимает оплату наличными или картой, печатает чек.
5. В конце дня закрывает смену — формируется отчёт о закрытии смены (Z-отчёт), выручка приходуется в кассу.

Пока смена не открыта, пробить чек нельзя — это нормальное поведение, а не ошибка настройки. Если кассир вошёл, но РМК не разворачивается, проверьте, назначены ли ему настройки РМК и рабочее место.

Оплата картой. Чтобы кассир мог принять оплату картой, в чеке он выбирает вид оплаты «платёжная карта», а сумма уходит на эквайринговый терминал. Терминал должен быть подключён как оборудование и привязан к тому же рабочему месту. Если терминала нет, но оплату картой всё равно принимают (например, через СБП по QR-коду), это оформляют отдельным видом оплаты без автоматической связи с устройством.

Внесение и изъятие наличных. В начале смены в денежный ящик обычно вносят размен, в течение дня делают инкассацию (изъятие). Эти операции доступны из РМК, но только если профиль их разрешает. Для рядового кассира их часто закрывают и оставляют старшему смены.

Частые ошибки при настройке кассира

Большинство проблем всплывает при первом входе. Вот как они выглядят со стороны кассира и что проверить администратору.

Контроль работы кассира: смены и отчёты

После запуска полезно видеть, кто сколько пробил и нет ли расхождений по кассе. Данные уже собираются — нужно открыть нужные отчёты.

• Чеки ККМ — журнал всех пробитых чеков с отбором по кассиру и смене. Сразу видно, кто оформил конкретную продажу или возврат.
• Отчёт о розничных продажах — итоги продаж за период в разрезе кассы и магазина.
• Отчёты о закрытии смены (Z-отчёты) — выручка и количество чеков по каждой смене; по ним сверяют наличные в денежном ящике.

Отбор по кассиру работает, потому что каждый чек в базе хранит, кто его пробил. Это и есть основной инструмент контроля: не нужно отдельных настроек, достаточно поставить отбор по пользователю в журнале чеков или в отчёте.

Если в магазине ведётся учёт личных продаж (мотивация кассиров от выручки), включите соответствующую опцию в настройках, и тогда в чеке можно указывать продавца — отчёты по продажам продавцов начнут наполняться данными.

Расхождение между выручкой по Z-отчёту и фактическими деньгами в ящике — повод разобраться с конкретной сменой. По журналу чеков видно каждую операцию кассира: продажи, возвраты, изъятия. Чаще всего разница объясняется неучтённым возвратом, ошибкой при приёме наличных или размене, который забыли внести в начале смены. Сверку удобнее делать сразу по итогам дня, пока кассир на месте и помнит детали.

Частые вопросы