Каталог товаров в 1С 8.3: от структуры справочника до обмена между базами

Каталог товаров в 1С — это справочник «Номенклатура». Чтобы создать каталог в 1С, откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура в Бухгалтерии 3.0 или НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура в Управлении торговлей 11. Создайте группы, затем карточки товаров, назначьте цены и склады. Сотни позиций быстрее загрузить из Excel , чем вводить руками.

Типичная ситуация: компания открывает второй склад, бухгалтер получает от закупщика таблицу на 800 строк, а в базе уже есть 300 карточек, заведённых «как попало». Если начать загрузку без подготовки, через месяц в каталоге окажутся три «Кабеля ВВГ 3х2,5» с разными единицами и ставками НДС. Ниже — порядок, при котором так не получится.

Что такое каталог в 1С и где он живёт

В терминах платформы 1С:Предприятие любой список однотипных объектов — это справочник. В англоязычной версии метаданных он так и называется — Catalog. Номенклатура, контрагенты, склады, единицы измерения — всё это справочники.

Для бизнеса «каталог 1С» почти всегда означает справочник номенклатуры: товары, материалы, услуги, продукцию. Он связан с другими справочниками:

• 📦 Виды номенклатуры — задают тип позиции (товар, услуга, материал) и общие настройки для группы карточек;
• 📏 Единицы измерения — базовая единица хранения и учёта;
• 🏬 Склады — где лежит товар;
• 💰 Типы цен (в БП) или виды цен (в УТ) — закупочная, розничная, оптовая;
• 🧾 Счета учёта номенклатуры (только БП) — на какой счёт попадёт позиция при поступлении и продаже.

Пути к ним в двух самых распространённых конфигурациях:

Подготовка структуры каталога до первой карточки

Структуру проще продумать на бумаге, чем переделывать в базе. На каждый вопрос ниже нужен ответ до ввода данных.

Группы (папки)

Справочник номенклатуры иерархический: позиции раскладываются по группам. Удобная глубина — 2–3 уровня. Пример для стройматериалов:

Электрика
  Кабель и провод
  Автоматы и УЗО
Сантехника
  Трубы
  Фитинги
Услуги
  Доставка
  Монтаж

Группы — это навигация и отбор в отчётах. Учётных свойств у группы в БП нет: счета и ставки берутся из карточки или правил счетов учёта. Не делайте группу «Разное» — она через год вырастает до половины каталога.

Виды номенклатуры

Вид определяет, как ведёт себя карточка. В УТ 11 именно вид включает характеристики (размер, цвет), серии, упаковки и набор дополнительных реквизитов. Поэтому видов должно быть столько, сколько разных правил учёта, а не столько, сколько товарных групп.

Пример: «Одежда» с характеристиками «размер + цвет», «Продукты» с сериями и сроком годности, «Услуги» без складского учёта.

Правила наименования

Договоритесь о шаблоне до ввода. Например: Тип — бренд — модель — ключевой параметр: «Кабель ВВГнг-LS 3х2,5 ГОСТ». Отдельно решите, что идёт в артикул, а что в наименование. Артикул поставщика удобно хранить в поле «Артикул» — по нему потом ищут и сопоставляют при загрузке.

Как создать карточку товара в 1С: пошагово

Порядок одинаков для БП 3.0 и УТ 11, различаются только поля.

Шаг 1. Создайте группу

1. Откройте список номенклатуры.
2. Нажмите Создать группу , впишите название, сохраните.
3. Вложенную группу создавайте, стоя курсором внутри родительской.

Шаг 2. Создайте элемент

1. Встаньте в нужную группу и нажмите Создать.
2. Выберите вид номенклатуры. От него зависит, какие поля появятся дальше.
3. Заполните Наименование — короткое, для поиска в списках.
4. Заполните Полное наименование — оно попадает в печатные формы: счёт, накладную, УПД. Если поставщик пишет длинно, перенесите его формулировку сюда.
5. Укажите Артикул, если он есть.

Шаг 3. Учётные реквизиты

• 📏 Единица измерения — базовая. Для кабеля это метр, а не бухта. Продажу бухтами в УТ настраивают через упаковки.
• 🧮 Ставка НДС — проверьте сразу, ошибка здесь тянется во все документы.
• 🌍 Страна происхождения и номер ГТД (РНПТ) — для импортных товаров, если они ведутся.
• 🏷 Код ТН ВЭД, признак маркируемой продукции — когда это требуется по товару.

Шаг 4. Проверьте счета учёта (БП 3.0)

В карточке есть ссылка на счета учёта. По умолчанию товар идёт на 41.01, материал — на 10.01, но правила можно задать на группу или вид в справочнике Счета учета номенклатуры. Удобнее один раз прописать правило на группу, чем править каждую карточку.

Шаг 5. Сохраните и проверьте в документе

Нажмите Записать и закрыть. Затем создайте черновик поступления и выберите новую позицию: подставились ли единица, ставка и счёт. Черновик можно не проводить и удалить.

Цены и склады для позиций каталога

Типы цен

В БП 3.0 сначала создают типы цен (например, «Закупочная», «Оптовая», «Розничная»), затем устанавливают цены документом Установка цен номенклатуры. Его удобно открыть прямо из списка номенклатуры через команду цен в верхней панели.

В УТ 11 логика та же, но справочник называется «Виды цен», и у вида можно задать способ расчёта: например, «Оптовая = Закупочная + 25 %». Тогда при новом поступлении достаточно пересчитать документ.

Пример расчёта наценки: закупка 120 ₽ за метр, наценка 25 % → оптовая 150 ₽, розница с наценкой 40 % → 168 ₽.

Склады

Склад к карточке товара не привязывается: остаток ведётся в разрезе «номенклатура + склад» по документам. В БП заведите склады в справочнике и включите учёт по складам в параметрах учёта, если складов больше одного. В УТ 11 у склада дополнительно задаётся вид цен для розницы и порядок работы с ордерами.

Начальные остатки вводите документом ввода остатков (в БП — помощником Главное → Начальные остатки), а не поступлением от «фиктивного» поставщика.

Массовое создание каталога и загрузка из Excel

Вводить вручную 800 позиций — неделя работы. Загрузка из таблицы занимает час вместе с проверкой.

Встроенная загрузка из файла

В современных релизах БП 3.0 и УТ 11 в списке номенклатуры есть команда загрузки из файла (в БП — кнопка Загрузить в командной панели списка). Порядок:

1. Подготовьте таблицу: одна строка — одна позиция, колонки — наименование, артикул, единица, ставка НДС, цена.
2. Уберите объединённые ячейки, пустые строки, итоги.
3. Запустите загрузку, вставьте данные или выберите файл.
4. Сопоставьте колонки таблицы с реквизитами 1С.
5. Укажите группу, куда лягут новые позиции, и вид номенклатуры.
6. Посмотрите предпросмотр: программа покажет, какие строки найдены в базе, а какие будут созданы.

Сопоставление колонок выглядит так:

Групповая правка после загрузки

Если после загрузки нужно поменять вид, ставку НДС или группу у сотни карточек, используйте обработку Групповое изменение реквизитов: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. Она же вызывается из списка через Ещё → Изменить выделенные. Перед массовой правкой сделайте копию базы — отмены у обработки нет.

Загрузка через документ поступления

Ещё один способ: создать поступление от поставщика и заполнить табличную часть из файла или из ЭДО. Незнакомые позиции программа предложит создать прямо в процессе. Подходит, когда каталог формируется вместе с первой поставкой.

Синхронизация каталога между базами

Когда у компании УТ 11 для торговли и БП 3.0 для бухгалтерии, каталог должен быть один. Типовой механизм — синхронизация данных: Администрирование → Синхронизация данных в БП, аналогичный раздел в НСИ и администрирование в УТ.

Правила, которые спасают от дублей:

1. Одна главная база по НСИ. Обычно это УТ: там создают карточки, в БП они приходят обменом. В БП новые товары не заводят.
2. Сопоставление при первом обмене. Если в обеих базах уже есть каталоги, при первой синхронизации программа предложит сопоставить объекты. Пройдите это вручную по группам, а не соглашайтесь на автоматическое создание.
3. Идентификация. После обмена объекты связаны по внутреннему идентификатору. Переименование в главной базе прилетит в подчинённую, а не создаст новую карточку.
4. Счета учёта в БП. Их нет в УТ, поэтому после прихода новых групп настройте правила счетов учёта в БП.

Для нетиповых связок (своя конфигурация, старая база) используют универсальный обмен в формате XML или конфигурацию «Конвертация данных». Для выгрузки каталога на сайт есть обмен с сайтом в формате CommerceML: он передаёт группы, товары, цены и остатки.

Собственный справочник-каталог в Конфигураторе

Иногда нужен не товарный, а свой каталог: перечень объектов недвижимости, оборудования клиентов, моделей техники. Его создают в Конфигураторе.

1. Запустите базу в режиме Конфигуратор, откройте Конфигурация → Открыть конфигурацию.
2. В дереве метаданных выберите ветку Справочники и добавьте новый объект.
3. Задайте имя и синоним, длину кода и наименования.
4. На вкладке иерархии включите иерархию, если нужны папки, и выберите тип: иерархия групп и элементов или иерархия элементов.
5. Добавьте реквизиты и табличные части, при необходимости — владельца (подчинённый справочник).
6. Сохраните и выполните Обновить конфигурацию базы данных (F7).

Не добавляйте объекты прямо в типовую конфигурацию на поддержке — это усложнит каждое обновление. Создавайте справочник в расширении конфигурации: современные версии платформы позволяют держать в расширении собственные объекты, а типовая часть остаётся нетронутой.

Частые ошибки при создании каталога и как их исправить

Ещё две ошибки, которые всплывают позже:

• ❌ Единица «упаковка» вместо штуки. Через полгода поставщик меняет фасовку, и остатки перестают сходиться. Базовая единица — минимальная неделимая.
• ❌ Цена в наименовании или комментарии. «Перчатки (по 45 р)» — цена меняется, наименование остаётся. Цены живут только в документах установки цен.

Частые вопросы