КП в 1С:УНФ: от заказа покупателя до письма клиенту и подсчёта конверсии
Содержание
Коммерческое предложение
в 1С УНФ создают из документа Продажи → Заказы покупателей: заполняете клиента, вид цен и товары, а затем в меню Печать выбираете форму «Коммерческое предложение». Готовый файл отправляется клиенту по почте прямо из окна печати, без сохранения на диск и ручного вложения.
Чтобы КП выходило за минуту и с правильными ценами, один раз настройте виды цен, договоры клиентов, картинки товаров и почту. После этого менеджер только выбирает клиента, набирает позиции и жмёт две кнопки.
Подготовка базы: цены, картинки и реквизиты для КП
Коммерческое предложение собирает данные из справочников. Если они пустые, КП выйдет с нулевыми ценами и без логотипа, и правка каждого документа вручную займёт больше времени, чем разовая настройка.
Виды цен под разные группы клиентов
В УНФ цены хранятся по видам цен. Типичный набор для оптовой торговли:
| Вид цен | Кому | Пример для товара за 1 000 ₽ закупки |
|---|---|---|
| Розничная | разовые покупатели | 1 600 ₽ |
| Оптовая | постоянные клиенты от 50 000 ₽ в месяц | 1 350 ₽ |
| Дилерская | партнёры с договором | 1 200 ₽ |
Справочник видов цен находится в разделе Продажи, рядом с прайс-листом. Сами цены удобно заполнять через Продажи → Прайс-лист: там видно все товары и все виды цен в одной таблице, и цену можно поправить прямо в ячейке.
💡 Если оптовая цена считается от закупочной по одной формуле, задайте вид цен как расчётный (с наценкой от базового). Тогда при изменении закупки не придётся пересчитывать оптовые цены руками.
Вид цен в карточке клиента
Откройте карточку контрагента и его договор. В договоре укажите вид цен, по которому вы работаете с этим клиентом. Тогда при выборе клиента в заказе программа сама подставит нужные цены: оптовику — оптовые, дилеру — дилерские.
Это главный приём против ошибок в КП. Менеджер не выбирает вид цен по памяти, и розничная цена не уходит оптовому клиенту.
Картинки и описания товаров
Клиент принимает решение глазами. Для КП с фото:
- 🖼️ в карточке номенклатуры загрузите основное изображение (лучше квадратное, 800×800 пикселей, до 300 КБ — иначе PDF раздувается);
- 📝 заполните описание товара: в КП оно работает как продающий текст под позицией;
- 📦 проверьте единицы измерения: «шт», «упак», «м²» должны совпадать с тем, как клиент заказывает.
Логотип, печать и подпись
Откройте Компания → Организации, карточку своей организации. В ней есть раздел для логотипа и факсимиле печати и подписи. Загрузите:
- Логотип — PNG с прозрачным фоном.
- Факсимиле печати — PNG, круглая печать на прозрачном фоне.
- Факсимиле подписи руководителя.
После этого логотип появится в шапке КП, а печать и подпись — в печатных формах, которые их поддерживают.
Факсимиле в КП — только оформление. Коммерческое предложение не обязывает вас продать товар по указанной цене, если в тексте прямо не сказано, что это оферта.
Как создать коммерческое предложение в 1С УНФ
КП в УНФ — это не отдельная бумага, а заказ покупателя на ранней стадии. Так удобно: если клиент соглашается, тот же документ становится основой для счёта и отгрузки, ничего не нужно набирать заново.
Шаг 1. Создайте заказ покупателя
- Перейдите в
Продажи → Заказы покупателей. - Нажмите
Создать. - Выберите контрагента. Договор подставится сам, если он у клиента один.
- Проверьте вид цен в шапке документа. Если он не тот — смените до заполнения товаров, иначе придётся перезаполнять цены.
Шаг 2. Заполните товары и услуги
- Добавьте позиции через
Подбор: в окне подбора видно цены и остатки, можно набрать сразу 20–30 строк. - Укажите количество.
- Если нужна скидка, задайте её процентом в строке или на весь документ.
Пример. Клиент берёт 40 светильников по оптовой цене 1 350 ₽ и 10 блоков питания по 900 ₽. Сумма без скидки: 40 × 1 350 + 10 × 900 = 54 000 + 9 000 = 63 000 ₽. Скидка 5% на весь заказ даёт 3 150 ₽, итог КП — 59 850 ₽.
Шаг 3. Отметьте стадию «предложение»
Заказ, который ещё не согласован, не должен резервировать товар и попадать в план отгрузок. Для этого в УНФ есть состояния заказа. Заведите в справочнике состояний заказов покупателей отдельные значения:
- 📤 «КП отправлено»;
- 🔁 «КП на доработке»;
- ✅ «КП принято»;
- ❌ «Отказ».
Поставьте в документе «КП отправлено». Склад резерва и резерв по строкам на этой стадии не заполняйте: иначе товар «застынет» под клиентом, который, возможно, не купит.
Шаг 4. Запишите документ
Нажмите Записать. Проводить заказ на стадии КП не обязательно, но для отчётов по заказам удобнее, чтобы он был проведён с состоянием «КП отправлено» — тогда он попадёт в выборки по состояниям.
💡 Чтобы не собирать типовое КП с нуля, найдите в списке похожий заказ прошлого клиента, нажмите Скопировать и смените контрагента. Цены перезаполнятся по виду цен нового клиента после команды перезаполнения цен в табличной части.
Печатная форма КП: шаблон, текст и картинки
Печатная форма «Коммерческое предложение» вызывается из заказа кнопкой Печать. Откроется окно предварительного просмотра — в нём документ можно поправить, сохранить или отправить.
Что попадает в стандартную форму
- шапка с логотипом и реквизитами организации;
- кому адресовано предложение;
- таблица товаров с ценами, количеством и суммами;
- итог, скидка, НДС (если вы его платите);
- картинки товаров, если они загружены в карточки.
Как поменять текст и оформление
Есть три уровня правок, от простого к сложному:
| Способ | Когда подходит | Риск |
|---|---|---|
| Правка в окне предпросмотра | разовое изменение для одного клиента | правка не сохранится в шаблоне |
Изменение макета через Настройки → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм | нужно поменять шрифт, порядок колонок, добавить постоянный текст | после обновления конфигурации макет надо сверить с новым стандартным |
| Внешняя печатная форма или расширение | нужна своя логика: срок действия, условия оплаты из договора, QR-код | требуется программист |
Для правки макета откройте список макетов, найдите в поиске «Коммерческое предложение», откройте и измените в редакторе табличного документа. Ячейки-параметры не удаляйте и не переименовывайте: через них в форму подставляются данные из заказа. Меняйте оформление, ширину колонок и постоянный текст.
Перед изменением макета сохраните его копию (в списке макетов есть выгрузка в файл). Если ошибётесь, всегда можно вернуть стандартный макет командой использования стандартного варианта.
Что дописать в текст КП
Покупатель-оптовик ищет в предложении конкретику. Добавьте в макет или в комментарий заказа:
- Срок действия цен: «Цены действительны 10 рабочих дней».
- Условия оплаты: предоплата 50%, остаток после отгрузки.
- Срок поставки: «отгрузка через 3 рабочих дня после оплаты».
- Контакт менеджера: имя, прямой телефон, почта.
Комментарий заказа можно вывести в печатную форму через макет, чтобы условия для каждого клиента писать в документе, а не в шаблоне.
Отправка коммерческого предложения по электронной почте
Настройка почты один раз
Чтобы отправлять КП из программы, нужна учётная запись электронной почты. Её подключают в разделе Настройки, в блоке почты: указываете адрес, пароль приложения и серверы SMTP/IMAP.
Для популярных почтовых сервисов УНФ подставляет серверы сама. Для корпоративной почты возьмите их у администратора. Если почтовый сервис требует пароль приложения (так у Яндекса и Mail.ru), обычный пароль от ящика не подойдёт.
Отправка из окна печати
- Откройте печатную форму КП.
- Нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта) в окне предпросмотра.
- Выберите формат вложения — PDF. Excel клиент сможет случайно отредактировать, а PDF выглядит одинаково везде.
- Проверьте адрес: он подставляется из контактной информации контрагента или контактного лица.
- Напишите 2–3 строки сопроводительного текста и отправьте.
💡 Не пишите в теме письма просто «Коммерческое предложение». Лучше «КП на 40 светильников, цены до 20.10» — такое письмо находят в почте клиента через неделю.
Где найти отправленное письмо
Письмо сохраняется в CRM как событие, связанное с контрагентом. В карточке клиента видна вся история: когда отправили КП, когда клиент ответил. Это пригодится менеджеру, который подхватит клиента в отпуск коллеги.
Что делать, когда клиент ответил
Ответ клиента — развилка. От неё зависит, какой документ создавать дальше.
Когда клиент согласен, используйте Создать на основании прямо из заказа. Дальше по цепочке: счёт на оплату → поступление денег → расходная накладная. Все документы ссылаются на исходный заказ, и по нему видно, оплачен ли он и отгружен ли.
Анализ эффективности: сколько КП превращается в продажи
Состояния, которые вы завели на шаге 3, превращаются в статистику без отдельного учёта.
Простой подсчёт по списку заказов
- Откройте
Продажи → Заказы покупателей. - Установите отбор по периоду, например за квартал.
- Сгруппируйте или отфильтруйте список по состоянию.
- Посчитайте количество в каждом состоянии.
Пример. За квартал отправлено 120 КП. Принято — 30, отказ — 54, остальные 36 без ответа. Конверсия в продажу: 30 / 120 = 25%. Из ответивших клиентов (30 + 54 = 84) согласились 30 / 84 ≈ 36%.
Что смотреть кроме конверсии
- 💰 Средний чек принятых КП против отклонённых. Если отказывают в основном по крупным предложениям, проблема в цене или условиях оплаты.
- 👤 Конверсия по менеджерам: отбор по ответственному в списке заказов. Разброс 15% против 40% — повод разобрать, как пишут КП сильные продавцы.
- ⏳ Срок ответа: если большая часть «без ответа» висит дольше двух недель, вводите обязательное напоминание через 3 дня.
- ❌ Причины отказов из комментариев: какой фактор встречается чаще всего — цена, срок, наличие.
В разделе CRM есть отчёты по продажам и воронке. Если вы ведёте клиентов через лиды, воронка покажет весь путь: обращение → КП → оплата.
Ошибки, из-за которых КП уходит с неверными цифрами
Клиент, получивший КП с нулевой ценой или чужими реквизитами, второй раз письмо может не открыть. Пять ситуаций встречаются чаще прочих.
💡 Перед отправкой крупного КП (от 100 000 ₽) пусть его просмотрит второй человек: руководитель отдела или коллега. Второй взгляд ловит пропущенную скидку и не тот вид цен до того, как клиент увидит расхождение между КП и счётом.