Коммерческое предложение клиенту в 1С: документ, печатная форма, отправка и контроль

В 1С коммерческое предложение делают отдельным документом «Коммерческое предложение клиенту» в 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP. Сначала включите функцию в настройках раздела «Продажи», затем создайте документ из списка Продажи → Оптовые продажи → Коммерческие предложения клиентам, заполните клиента и товары и нажмите Печать. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет — там КП оформляют через счёт покупателю.

Главное отличие КП от счёта и заказа — оно ничего не резервирует и не создаёт долга клиента. Поэтому его можно отправлять смело: десять предложений на один и тот же товар не заберут его со склада, пока клиент не согласится и вы не оформите заказ.

КП, счёт или заказ клиента: какой документ нужен

Три документа похожи: у всех клиент, товары, цены и сумма. Разница в том, что они делают с учётом.

Практическое правило простое. Пока клиент не сказал «да» — это КП. Как только сказал — на основании КП создаётся заказ, и все строки переходят в него без повторного ввода.

Что включить в программе до первого коммерческого предложения

В типовой УТ 11 документ по умолчанию может быть скрыт. Если в разделе «Продажи» вы не видите списка коммерческих предложений, включите функцию:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. Разверните группу «Оптовые продажи».
3. Установите флажок «Коммерческие предложения клиентам».
4. Закройте настройки и обновите раздел «Продажи».

В КА 2 и ERP путь тот же — раздел НСИ и администрирование.

Перед стартом проверьте ещё три вещи, иначе первое КП выйдет с пустыми ценами или без реквизитов:

• 🏷️ Цены. Нужен хотя бы один вид цен с установленными ценами на нужную номенклатуру. Без этого строки КП придётся заполнять руками.
• 🤝 Клиент. Партнёр и его контрагент заведены в справочниках. Для потенциального клиента достаточно партнёра, контрагента можно добавить позже.
• 🏢 Организация. В карточке организации загружены логотип, факсимиле подписи и печати, если вы хотите выводить их в печатную форму.

Если в базе используются соглашения с клиентами, заранее создайте типовое соглашение. Из него в КП подтянутся вид цен, порядок оплаты и валюта.

Как в 1С сделать коммерческое предложение в УТ 11, КА 2 и ERP

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Продажи → Оптовые продажи → Коммерческие предложения клиентам и нажмите Создать. Второй путь — из карточки партнёра или из сделки с клиентом, если в базе ведётся CRM: тогда клиент и сделка заполнятся сами.

Шаг 2. Заполните шапку

• Клиент — партнёр, которому адресовано предложение.
• Соглашение — если используете соглашения; от него зависят цены и условия оплаты.
• Срок действия — дата, до которой цены в силе. Ставьте всегда: клиент вернётся через три месяца, а цены уже другие.
• Менеджер — ответственный, по нему потом удобно фильтровать список и считать конверсию.

Шаг 3. Подберите товары

На вкладке с товарами используйте Подбор: в нём видны цены и остатки, можно отметить сразу несколько позиций. Цена подставится по виду цен из соглашения. Скидку можно дать вручную в строке или через механизм скидок, если он настроен.

Пример: клиент просит 40 коробок бумаги по цене прайса 450 ₽ и скидку 5%. В строке получится 40 × 450 = 18 000 ₽, со скидкой 5% — 17 100 ₽.

Шаг 4. Проверьте условия

На вкладке условий проверьте порядок оплаты (предоплата, отсрочка), валюту и способ доставки. Эти данные выводятся в печатную форму, и клиент будет ориентироваться именно на них.

Шаг 5. Установите статус и запишите

Статус показывает, на каком этапе предложение: например, ещё согласуется внутри компании или уже действует для клиента. Нажмите Провести и закрыть или просто Записать, если КП ещё черновик.

Шаг 6. Распечатайте и создайте заказ

Нажмите Печать → Коммерческое предложение. Когда клиент согласится, откройте КП и выполните Создать на основании → Заказ клиента. Товары, цены и условия перейдут в заказ.

Если клиент просит несколько вариантов

Частая просьба: «пришлите два варианта — подешевле и получше». Не смешивайте их в одной таблице, иначе итоговая сумма сложит оба набора и клиент запутается. Сделайте два КП: первое создайте как обычно, второе — командой Скопировать, и замените в нём позиции. В комментарии каждого документа подпишите «Вариант 1» и «Вариант 2».

Если срок действия истёк

Не правьте старое КП задним числом. Скопируйте его, поставьте новую дату и новый срок, обновите цены по текущему прайсу. Старое предложение оставьте как есть — так в истории сделки видно, на каких условиях вы говорили с клиентом раньше.

Коммерческое предложение в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии отдельного документа КП нет. Обычно его заменяют документом «Счёт покупателю»:

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. Укажите контрагента, договор и добавьте товары или услуги.
3. В поле дополнительной информации внизу формы впишите условия: срок действия цен, сроки поставки, гарантию. Этот текст выводится в печатную форму счёта.
4. Нажмите Печать и выберите подходящую форму из списка.

Счёт в БП 3.0 не формирует проводок, поэтому для роли «предложения на подумать» он годится. Минус один: клиент получает документ с заголовком «Счёт на оплату», а не «Коммерческое предложение». Если это важно, понадобится своя печатная форма — про неё ниже.

Шаблон печатной формы: логотип, текст и макет КП

Внешний вид КП настраивается в трёх местах — от простого к сложному.

Логотип и реквизиты

Логотип, факсимиле печати и подписи загружаются в карточку организации, в разделе про логотип и печать. После загрузки они появляются в печатных формах, которые их поддерживают.

Правка готового макета

Типовой макет можно отредактировать без программиста:

1. Откройте НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм (в БП 3.0 — Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки).
2. Найдите макет КП через поиск по списку.
3. Откройте его на изменение, поправьте текст, шрифты, ширину колонок.
4. Сохраните. Программа будет использовать изменённый макет вместо типового.

Свой текст в КП

Вступительное письмо, гарантии, условия доставки удобно держать в одном месте и не набирать каждый раз. Подойдёт поле дополнительной информации документа или комментарий, который выводится в форму. Длинный текст лучше один раз вписать прямо в макет.

Автоматизация КП, выгрузка в PDF и Excel, отправка клиенту

Автоматическая подстановка данных

Чем больше заполнено в справочниках, тем меньше ручного ввода в КП:

• 💰 цены берутся из вида цен соглашения;
• 📅 условия оплаты — из соглашения;
• 👤 менеджер — по текущему пользователю;
• 🔁 похожее КП можно Скопировать и поменять только клиента и количества.

Выгрузка в PDF, Excel и Word

В окне печатной формы нажмите Сохранить (значок дискеты) и выберите формат: PDF, Microsoft Excel (.xlsx), Microsoft Word (.docx) или табличный документ (.mxl). Для клиента лучше PDF: его не исказят при открытии на телефоне.

Отправка по почте

В том же окне есть команда Отправить. Программа откроет новое письмо с вложением выбранного формата. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись электронной почты в разделе администрирования.

Если выделить в списке несколько КП и нажать Печать, формы откроются в одном окне. Но письмо при этом уйдёт одно, на один адрес. Персональная массовая рассылка разным клиентам в типовой конфигурации не делается — для неё нужна обработка или внешний сервис рассылок.

Связь с CRM

В УТ 11, КА 2 и ERP коммерческое предложение привязывается к сделке с клиентом. Тогда по сделке видны все КП, письма и встречи, а в списке КП — на каком этапе сделка. Если используется сторонняя CRM (Битрикс24, amoCRM), связь делает модуль интеграции: обычно он передаёт из CRM клиента и товары, а КП создаётся уже в 1С.

Своя печатная форма КП: что делать программисту 1С

Типового макета не хватает, когда нужно фото товара в строке, характеристики, несколько вариантов цен в одной таблице или фирменный бланк. Варианты:

Типовой конфигурацию не трогайте: снимать её с поддержки ради одной печатной формы невыгодно — каждое обновление станет ручной работой.

Внешняя печатная форма подключается в НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. В модуле объекта обработки нужна функция регистрации по стандарту Библиотеки стандартных подсистем:

Функция СведенияОВнешнейОбработке() Экспорт

	ПараметрыРегистрации = ДополнительныеОтчетыИОбработки.СведенияОВнешнейОбработке();
	ПараметрыРегистрации.Вид = ДополнительныеОтчетыИОбработкиКлиентСервер.ВидОбработкиПечатнаяФорма();
	ПараметрыРегистрации.Версия = "1.0";
	ПараметрыРегистрации.Назначение.Добавить("Документ.КоммерческоеПредложениеКлиенту");

	Команда = ПараметрыРегистрации.Команды.Добавить();
	Команда.Представление = "КП с фото товаров";
	Команда.Идентификатор = "КПСФото";
	Команда.Использование = ДополнительныеОтчетыИОбработкиКлиентСервер.ТипКомандыВызовСерверногоМетода();
	Команда.Модификатор = "ПечатьMXL";
	Команда.ПоказыватьОповещение = Ложь;

	Возврат ПараметрыРегистрации;

КонецФункции

Сам вывод делается в экспортной процедуре Печать(МассивОбъектов, КоллекцияПечатныхФорм, ОбъектыПечати, ПараметрыВывода). В ней проверяют УправлениеПечатью.НужноПечататьМакет() по идентификатору команды, строят табличный документ по своему макету и отдают его через УправлениеПечатью.ВывестиТабличныйДокументВКоллекцию().

После регистрации команда появится в меню Печать документа — у тех пользователей и разделов, которые вы укажете при подключении.

Как отследить, сколько КП стало заказами

Коммерческое предложение без анализа — просто PDF в почте. Минимальный контроль можно собрать типовыми средствами.

Список КП с отборами

В списке коммерческих предложений настройте отбор по менеджеру, статусу и периоду. Сразу видно, сколько предложений висит без ответа и у каких истёк срок.

Конверсия в заказы

Откройте КП и нажмите Структура подчиненности (в меню Ещё или на панели формы). Если ниже КП стоит заказ клиента — предложение сработало. Для массового подсчёта используйте «Универсальный отчет » или отчёт по сделкам в CRM.

Пример расчёта: за месяц отправлено 60 КП, на основании 15 из них созданы заказы. Конверсия — 15 / 60 = 25%. Если у одного менеджера 40%, а у другого 10%, разбирайте не только цены, но и сроки ответа клиенту.

Что смотреть регулярно

• ⏳ КП с истёкшим сроком без заказа — повод позвонить клиенту;
• 📉 средняя скидка в КП и в итоговых заказах;
• 🕒 время от запроса клиента до отправки КП.

Почему КП не создаётся или печатается не так