Заведение нового контрагента в 1С:Управление торговлей 11

Новый контрагент в 1С:Управление торговлей 11 заводится из списка CRM и маркетинг → Клиенты (для покупателей) или Закупки → Поставщики (для продавцов) — кнопкой Создать. Для корректного учёта удобнее не открывать голый справочник, а запускать помощник регистрации: он за один проход создаёт и партнёра, и контрагента, и первое контактное лицо.

Главная особенность УТ, из-за которой тут путаются чаще всего, — две разные сущности: партнёр и контрагент. Партнёр отвечает на вопрос «с кем мы ведём дела», контрагент — «на какое юрлицо оформляем документы». Ниже разберём, как их заполнить, настроить договоры, банковские счета и адреса, разложить список по группам и не наплодить дублей.

С чего начать: где лежат клиенты и поставщики

В интерфейсе «Такси» справочник партнёров разнесён по смыслу использования:

• 🧑‍💼 покупатели — раздел CRM и маркетинг → Клиенты;
• 🚚 продавцы — раздел Закупки → Поставщики;
• 🔁 перевозчики, принципалы, прочие — туда же, по их роли.

Это один и тот же справочник «Партнёры», просто открытый с заранее проставленной ролью. Сам справочник контрагентов (юрлиц) отдельным пунктом меню обычно скрыт — к карточке контрагента вы попадаете из карточки партнёра.

Перед тем как нажать Создать, стоит свериться с короткой памяткой — она экономит время на исправлениях.

Иерархия справочника сохраняется: созданный из списка «Клиенты» партнёр остаётся в общем справочнике партнёров и доступен из любого раздела, где он нужен.

Партнёр и контрагент: зачем в УТ две карточки

Это не дублирование, а разделение управленческого и регламентированного учёта.

У одного партнёра может быть несколько контрагентов — например, холдинг закупает через два своих юрлица. И наоборот: формально это редкость, но одно юрлицо может выступать разными партнёрами, если вы так ведёте учёт.

За поведение отвечает настройка «Независимое ведение партнёров и контрагентов» в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Партнёры:

• опция выключена — связка «один партнёр = один контрагент», карточки заводятся вместе и выглядят как единое целое;
• опция включена — партнёры и контрагенты ведутся раздельно, к партнёру можно привязывать разные юрлица.

Для большинства небольших баз хватает связанного режима: вы просто заводите «клиента», а программа сама держит под ним контрагента с ИНН.

Ещё одно поле уровня партнёра, которое стоит заполнить сразу, — основной менеджер. От него зависят права на работу с клиентом и распределение задач в CRM. А сегменты (если вы ими пользуетесь) позволяют группировать партнёров по произвольному признаку — «ключевые клиенты», «просрочники», «сезонные» — и адресно применять к ним скидки и рассылки. В отличие от групп-папок, один партнёр может входить в несколько сегментов одновременно.

Заполнение карточки: реквизиты и автозаполнение по ИНН

После Создать открывается помощник. Разберём поля по шагам.

1. Тип контрагента. Выбираете, кто это: Юридическое лицо, Физическое лицо, Обособленное подразделение или Государственный орган. От типа зависит набор полей — у юрлица появляется КПП, у физлица его нет.
2. Публичность отношений. Переключатель вида «юридическое / частное лицо» определяет, спрашивать ли ИНН и официальное наименование. Для розничного физлица официальные реквизиты можно не заполнять.
3. ИНН. Вводите ИНН — 10 цифр для организации, 12 для ИП и физлица. Поле с контролем: при неверной контрольной цифре 1С подсветит ошибку ещё до записи.
4. Наименование. Рабочее (сокращённое) имя — то, что вы будете видеть в списках. Полное юридическое наименование — отдельное поле, оно уходит в печатные формы.

Если подключён сервис автозаполнения по ИНН (НСИ и администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), после ввода ИНН программа подтянет из государственного реестра наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Останется проверить и сохранить.

Без интернет-поддержки те же поля вводятся руками. Для юрлица обязательно заполните КПП: без него часть документов и регламентированная отчётность по этому контрагенту будут формироваться некорректно.

На последнем шаге помощник предложит указать телефон, e-mail и адрес — это сразу создаст контактную информацию и первое контактное лицо. Заполнять всё в помощнике не обязательно: карточку всегда можно дополнить позже.

Договоры и условия работы с контрагентом

Договор в УТ — это не формальность, а носитель условий: по нему программа понимает валюту расчётов, организацию, порядок закрытия долга и налогообложение.

Чтобы договоры вообще появились в карточке, в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Партнёры должны быть включены опции «Договоры с клиентами» и/или «Договоры с поставщиками». После этого в карточке партнёра станет доступен раздел Договоры.

Ключевые поля договора:

• Вид — с клиентом, с поставщиком, с комиссионером (комитентом) и т. п.;
• Организация — то ваше юрлицо, от имени которого работаете по этому договору;
• Валюта расчётов;
• Порядок расчётов — по договору в целом, по заказам или по накладным; от него зависит детализация взаиморасчётов;
• Налогообложение — с НДС или без, если это влияет на документы.

Про порядок расчётов стоит сказать подробнее — это самый частый источник путаницы в долгах. Три варианта означают разную детализацию:

• по договору — весь оборот и оплата сводятся в один «котёл»; подходит для простых отношений, где не нужно видеть, какой заказ чем оплачен;
• по заказам — каждая оплата привязывается к конкретному заказу; удобно, когда покупатель вносит авансы под конкретные поставки;
• по накладным — долг отслеживается по каждой реализации; это самый детальный режим для построчной сверки.

Выбирайте вариант под то, как реально ведёте расчёты с этим контрагентом, а не «по умолчанию»: переделывать потом дороже.

Если договоров как таковых вы не ведёте, в настройках можно разрешить работу без договора — тогда условия задаются прямо в документах. Но для безналичных расчётов и раздельного учёта по сделкам договор почти всегда удобнее.

Банковские счета, адреса и контакты

Безналичные расчёты требуют банковского счёта контрагента. Его добавляют в карточке контрагента в разделе Банковские счета:

• при вводе БИК программа сама подставит наименование банка, его корсчёт и город (если загружен классификатор банков);
• номер счёта проверяется на корректность контрольного ключа по БИК — ошибку в цифре 1С поймает сразу.

Для адресов и телефонов используется блок контактной информации. Типовые виды для контрагента:

• 🏢 юридический адрес — из учредительных документов;
• 📦 фактический адрес — куда реально отгружаем;
• ✉️ почтовый адрес — для корреспонденции.

Адрес вводится по адресному классификатору (ФИАС): начинаете набирать — 1С предлагает варианты улиц и домов. Классификатор либо загружается в базу, либо работает онлайн через ту же интернет-поддержку.

Контактные лица (менеджер поставщика, бухгалтер, кладовщик) добавляются отдельными строками с их телефонами и почтой — потом они подставляются в заказы и письма.

Группы, доп. сведения и быстрый поиск

Когда контрагентов становится много, список удобно разложить по папкам. Кнопка Создать группу в справочнике делает иерархическую папку — например, «Оптовые клиенты», «Розница», «Поставщики ЕС». Партнёра можно перетащить в группу мышью или командой перемещения.

Если стандартных полей не хватает, в карточку добавляют дополнительные реквизиты и сведения. Их набор настраивается в НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Разница простая:

• доп. реквизит хранится в самой карточке и виден прямо в ней (например, «Категория надёжности»);
• доп. сведение хранится отдельно и не загромождает форму (например, служебная пометка).

Для поиска по большому справочнику работает строка поиска над списком: ищет по наименованию, ИНН и другим реквизитам. Это быстрее, чем листать папки, и помогает не завести дубль — перед созданием достаточно вбить ИНН и убедиться, что такого контрагента ещё нет.

Создание контрагента прямо из документа

Не обязательно идти в справочник заранее. Если контрагент понадобился в момент оформления заказа или накладной, его заводят прямо из поля документа.

1. В поле Клиент (или Поставщик) документа начните вводить наименование либо ИНН.
2. Если совпадений нет, в выпадающем списке будет команда создания нового элемента — она откроет тот же помощник регистрации.
3. Заполните реквизиты, запишите — новый партнёр и контрагент сразу подставятся в документ.

Такой способ удобен в работе, но у него есть оборотная сторона: именно при быстром вводе «на лету» чаще всего и появляются дубли и незаполненный КПП. Поэтому даже из документа сначала проверьте по ИНН, нет ли контрагента в базе, и не пропускайте обязательные поля.

Типичные ошибки при заведении контрагента

Разберём то, что чаще всего всплывает уже после создания карточки — и как это поймать на входе.

Отдельно про физлиц и ИП: у индивидуального предпринимателя ИНН из 12 цифр, и его заводят именно как ИП (физлицо-предприниматель), а не как организацию — иначе программа будет требовать КПП, которого у ИП нет.

Частые вопросы