Заводим нового контрагента в 1С: от проверки ИНН до договора
Содержание
Контрагенты в 1С:Бухгалтерии 3.0 живут в разделе Справочники → Контрагенты (группа «Покупки и продажи»). Новая карточка создаётся кнопкой Создать, минимальный набор для работы — вид контрагента, ИНН и наименование. Если подключена интернет-поддержка, остальные реквизиты подтянутся из базы ФНС по одному ИНН.
Самая частая причина путаницы в дальнейшем — не ошибка в заполнении, а дубль: один и тот же поставщик заведён дважды, и взаиморасчёты разъезжаются по двум карточкам. Поэтому порядок действий правильнее начинать не с кнопки «Создать», а с поиска.
Проверяем, нет ли контрагента в базе
Перед созданием карточки откройте справочник и вбейте ИНН в строку поиска над списком. Поиск в 1С работает по любому реквизиту, включая ИНН и наименование, — если контрагент уже есть, вы увидите его сразу.
Почему это важно: 1С не запрещает завести два юрлица с одинаковым ИНН по умолчанию. Контроль дублей по ИНН включается отдельно — об этом ниже. Пока он выключен, дубли ловятся только глазами.
Ищите по ИНН, а не по названию. Одна и та же компания может быть записана как «Ромашка», «ООО Ромашка» и «Ромашка, ООО» — по названию вы дубль не найдёте, по ИНН найдёте всегда.
Если контрагент уже заведён, но с неполными реквизитами, не создавайте второго — откройте существующую карточку и дозаполните. Все документы уже привязаны к ней.
Поиск в справочнике можно сузить: нажмите на заголовок колонки ИНН, чтобы отсортировать список, или используйте расширенный поиск по нескольким реквизитам сразу. На больших базах это быстрее, чем прокручивать список глазами. Если контрагент пришёл из первички с опечаткой в названии, именно поиск по ИНН спасает от повторного заведения.
Создаём карточку: вид контрагента и ИНН
Нажмите Создать. Первое поле — Вид контрагента. От него зависит набор остальных реквизитов:
- 🏢 Юридическое лицо — ООО, АО, ПАО. Появляются поля ИНН и КПП.
- 👤 Физическое лицо — ИП тоже заводится здесь (у ИП нет КПП).
- 🏛️ Государственный орган — для расчётов с бюджетом, ИФНС, фондами.
- 🏬 Обособленное подразделение — привязывается к головной организации, имеет свой КПП.
Вид выбирают один раз и осознанно: по нему 1С понимает, какие поля показать и как подставлять реквизиты в документы. Для ИП выбирайте физическое лицо — отдельного вида «ИП» нет, система определит предпринимателя по 12-значному ИНН. «Государственный орган» берут только для расчётов с бюджетом и фондами, обычного поставщика-ООО туда записывать не нужно.
Выбрали вид — вводите ИНН. У юрлица это 10 цифр, у ИП и физлица — 12. Если цифр не то количество, 1С подсветит поле и выдаст предупреждение о неверной длине ИНН.
Дальше — Наименование. Это рабочее, краткое имя для списков и выбора в документах. Полное наименование — то, что попадёт в договоры и печатные формы, его пишут так, как в учредительных документах: «Общество с ограниченной ответственностью „Ромашка"».
Наименование и полное наименование — разные поля. В краткое пишите удобное для поиска («Ромашка»), в полное — юридически точное. Если перепутать, печатные формы договоров уйдут с кривым названием.
Для юрлица заполните ещё КПП — он не входит в ИНН и у головной организации с подразделениями может быть разным. После сохранения карточка готова к использованию в документах.
Сохраняется карточка кнопкой Записать и закрыть в командной панели. Можно нажать просто Записать — тогда карточка останется открытой, и в ней станут доступны ссылки на договоры и банковские счета, которые до первой записи ещё не активны. Это нормальный порядок: сначала записали контрагента, потом дозаполнили связанные с ним данные.
Если вы завели контрагента прямо из документа (например, из счёта на оплату), 1С вернёт вас обратно в документ и подставит нового контрагента в соответствующее поле. Отдельно открывать справочник в этом случае не нужно.
Автозаполнение реквизитов по ИНН
Вводить КПП, адрес и полное наименование руками не обязательно. Сервис 1С:Контрагент заполняет карточку по одному ИНН, забирая данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Подключается он в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Нужен действующий договор ИТС и вход под учётной записью портала 1С. После подключения в карточке контрагента рядом с полем ИНН появляется кнопка Заполнить по ИНН (или реквизиты подтягиваются автоматически сразу после ввода ИНН).
Что приходит из сервиса:
- полное и краткое наименование;
- КПП, ОГРН, юридический адрес;
- сведения о текущем состоянии (действующее / ликвидировано).
Тут же работает проверка контрагента: 1С сверяет ИНН и КПП с базой ФНС и показывает индикатор. Зелёная отметка — реквизиты совпадают с ЕГРЮЛ, красная — ИНН не найден или КПП не соответствует. Это страхует от опечатки в цифрах и от работы с несуществующим юрлицом.
Проверка по ФНС — это ещё и аргумент для вычета НДС. Распечатку проверки контрагента можно приложить к досье как подтверждение должной осмотрительности.
У того же сервиса есть Досье контрагента — сводка по компании: дата регистрации, уставный капитал, сведения о руководителе, данные о текущем состоянии. Открывается по кнопке в карточке и помогает оценить нового партнёра до первой сделки, не выходя из 1С.
Если интернет-поддержка не подключена, автозаполнение, досье и индикатор проверки работать не будут — реквизиты придётся вносить вручную, сверяясь с выпиской из ЕГРЮЛ или карточкой партнёра. Введённый вручную контрагент работает в учёте точно так же, разница только в удобстве заполнения.
Договоры и условия расчётов
Карточка контрагента сама по себе движений не создаёт — они идут через договор. По умолчанию при первой операции 1С предлагает создать договор автоматически, но лучше завести его осознанно.
Договоры лежат внутри карточки, на вкладке (или по ссылке) Договоры. При создании выбирается Вид договора — он определяет, по какому счёту пойдут расчёты:
| Вид договора | Когда выбирать | Основные счета расчётов |
|---|---|---|
| С поставщиком | Мы покупаем | 60.01 / 60.02 |
| С покупателем | Мы продаём | 62.01 / 62.02 |
| С комиссионером (агентом) | Посредник продаёт наш товар | 76 |
| С комитентом (принципалом) | Мы продаём чужой товар | 76 |
| Прочее | Прочие расчёты | 76 |
Один контрагент может быть одновременно и покупателем, и поставщиком — тогда заводят два договора с разными видами. Это нормально и правильно: так взаиморасчёты не смешиваются.
В договоре задаются валюта, вид расчётов и, при необходимости, срок оплаты и способ взаимозачёта авансов. Если работаете в рублях, валюту менять не нужно — по умолчанию стоит рубль. Для расчётов в валюте или в условных единицах валюту договора меняют на нужную, и тогда документы по нему будут пересчитываться по курсу.
Полезная деталь — номер и дата договора. Их заполняют не для красоты: номер договора попадает в счета-фактуры и книгу покупок/продаж, а также печатается в первичке. Если номера пока нет, оставьте значение по умолчанию и впишите реальный, когда договор подпишут.
Вид договора после проведения документов менять крайне нежелательно. Если по договору уже есть движения по счёту 60, а вы переключите вид на «С покупателем», проводки и сальдо разъедутся. Заведите новый договор.
Если по контрагенту нужно, чтобы расчёты шли не по стандартным счетам (например, по 76 вместо 60), это настраивается в регистре Счета учёта расчётов с контрагентами. Там задаются счета по умолчанию — для всех контрагентов, для конкретного или для отдельного договора. Руками в каждом документе счета менять не придётся.
Контакты, адреса и банковские счета
Для первички и сверок карточку дополняют контактами и реквизитами оплаты.
Адреса и телефоны — отдельная вкладка карточки. Юридический адрес подтягивается из ЕГРЮЛ при автозаполнении, фактический и почтовый вносят отдельно, если они отличаются. Сюда же — телефон, e-mail, контактное лицо.
Банковские счета нужны, чтобы платёжные поручения и счета на оплату заполнялись сами. Счёт добавляется по ссылке Банковские счета в карточке: вводите БИК банка — наименование и корсчёт подтянутся из классификатора банков, остаётся вписать номер расчётного счёта.
- 💳 Если у контрагента несколько счетов, один отметьте как основной — он будет подставляться в документы по умолчанию.
- 🧾 В платёжках и счетах реквизиты берутся именно отсюда, а не из текста договора.
Для расчётов с иностранным поставщиком в банковском счёте дополнительно заполняют SWIFT и реквизиты банка-корреспондента — для обычного рублёвого счёта они не нужны и поля остаются пустыми.
Контактное лицо полезно завести, если общаетесь с конкретным менеджером: его ФИО, должность и телефон хранятся в карточке и подставляются в документы и письма. У одного контрагента таких лиц может быть несколько — например, бухгалтер для сверок и менеджер для заказов.
Группы: наводим порядок в справочнике
Когда контрагентов сотни, плоский список становится неудобным. Справочник поддерживает группы (папки) — создаются кнопкой Создать группу .
Удобные схемы группировки:
- по роли — «Покупатели», «Поставщики», «Прочие»;
- по направлению — «Аренда», «Услуги связи», «Подрядчики»;
- по юрлицам своей компании, если учёт ведётся по нескольким организациям.
Перенести контрагента в группу можно перетаскиванием мышью или командой перемещения в командной панели списка. Группа — это только способ хранения, на учёт и проводки она не влияет, менять её можно в любой момент безопасно.
Не плодите глубокую вложенность. Два уровня папок (роль → направление) читаются легко, пять уровней — уже хуже, чем простой поиск по ИНН.
Где заводить контрагента в разных конфигурациях
Путь к справочнику отличается, но логика карточки (вид, ИНН, договоры, счета) везде одинаковая.
| Конфигурация | Путь к справочнику |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Справочники → Контрагенты |
| 1С:Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → НСИ → Контрагенты |
| 1С:ЗУП 3.1 | Выплаты → См. также → Контрагенты (для расчётов) |
В УТ 11 рядом со справочником контрагентов есть ещё справочник Партнёры: партнёр — это бизнес-единица (сеть, холдинг), а контрагент — конкретное юрлицо для документов. Один партнёр может иметь несколько контрагентов. В Бухгалтерии такого разделения нет — там работают только с контрагентами.
Типичные ошибки при заведении контрагента
Перечисленное ниже всплывает в учёте не сразу, а на сверках и при сдаче отчётности.
Администрирование → Настройки программы → Контрагенты (или одноимённая настройка) — флаг контроля по ИНН+КПП. Существующие дубли объедините обработкой поиска и удаления дублей.Отдельно про контроль дублей: по умолчанию он может быть выключен, и тогда 1С позволит сохранить второго контрагента с тем же ИНН без предупреждения. Включите проверку в настройках программы — дальше система будет предупреждать при вводе повторяющегося ИНН.
Если дубли уже накопились, объединить их вручную — плохая идея: документы останутся привязаны к двум разным карточкам. Для этого есть типовая обработка поиска и удаления дублей: она находит одинаковые по ИНН записи, оставляет одну главную и переносит на неё все ссылки из документов, а лишние помечает на удаление. После объединения обязательно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов — сальдо должно собраться на оставшейся карточке.