Коммерческое предложение в 1С: от настройки справочников до отправки клиенту
Содержание
Чтобы создать КП в 1С:Управление торговлей 11 или 1С:ERP, включите опцию «Коммерческие предложения клиентам» в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и создайте документ в Продажи → Коммерческие предложения клиентам. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа нет: коммерческое предложение
оформляют счётом покупателю или внешней печатной формой.
Типичная ситуация: менеджер собирает предложение в Excel, копирует цены из прайса, а через неделю клиент соглашается — и всё приходится набивать заново в заказ. Если делать КП прямо в 1С, позиции, цены и условия переходят в заказ одной командой, а история предложений по клиенту остаётся в базе.
Что такое коммерческое предложение в 1С и чем оно отличается от счёта
Коммерческое предложение — документ, который фиксирует, что и на каких условиях вы готовы продать клиенту. Он не делает движений по складу и взаиморасчётам. Это «обещание» с ценами и сроком действия.
Чем КП полезно в базе, а не в файле:
- 📌 история: видно, что, кому и по какой цене предлагали;
- 🔁 переход в заказ клиента на основании КП без ручного ввода;
- 💰 цены берутся из видов цен и соглашений, а не «на глаз»;
- 📊 можно оценить, сколько предложений превратилось в заказы.
Как это устроено в разных программах:
| Программа | Есть отдельный документ КП | Чем пользоваться |
|---|---|---|
| 1С:Управление торговлей 11 | Да | «Коммерческое предложение клиенту» |
| 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация 2 | Да | тот же документ, механика как в УТ 11 |
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Нет | «Счёт покупателю» с доп. условиями или внешняя печатная форма |
Счёт на оплату и КП часто путают. Счёт говорит «оплатите эту сумму». КП говорит «вот что мы можем предложить, решите до такой-то даты». На практике в БП счёт используют как КП, и это работает, если не нужна статистика по отказам.
Подготовка базы: настройки и справочники перед созданием КП
Без подготовки документ либо не появится в меню, либо заполнится пустыми ценами. Проверьте четыре вещи.
Включить коммерческие предложения в настройках
- Откройте
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. - Разверните группу «Оптовые продажи».
- Установите флажок «Коммерческие предложения клиентам».
- Если ведёте воронку продаж, там же включите сделки с клиентами — тогда КП можно привязать к сделке.
После этого в разделе «Продажи» появится список коммерческих предложений. Флажок недоступен только пользователю без полных прав — настройку делает администратор базы.
Заполнить номенклатуру
Для КП важны поля карточки, которые потом попадут в печатную форму:
- 🏷️ полное наименование для печати — клиент видит именно его;
- 📝 описание и характеристики — если продаёте товар с вариантами (цвет, размер);
- 📦 единица измерения и упаковки — иначе в КП окажутся «штуки» вместо коробок;
- 🖼️ картинка — если планируете печатную форму с фото товара.
Настроить цены
В УТ 11 и ERP цены задают через Маркетинг → Виды цен и документы «Установка цен номенклатуры». Сделайте хотя бы один вид цены для оптовых клиентов и заполните его.
Если клиенту положены особые цены, заведите индивидуальное соглашение с ним. При выборе такого соглашения в КП цены и условия оплаты подставятся сами.
Завести клиента
Партнёр и контрагент должны существовать до создания КП. Для потенциального клиента достаточно партнёра без полного набора реквизитов: ИНН и банковский счёт понадобятся позже, на этапе заказа и счёта.
Как создать КП в 1С:Управление торговлей и ERP пошагово
Шаг 1. Новый документ
Откройте Продажи → Коммерческие предложения клиентам и нажмите «Создать». Если вы работаете от сделки, откройте её и создайте КП на основании — клиент и менеджер подтянутся из сделки.
Шаг 2. Шапка
Заполните основные поля:
- Клиент (партнёр) — кому адресовано предложение.
- Соглашение — определяет вид цены, валюту и порядок оплаты. Если соглашений несколько, программа предложит выбрать.
- Организация — от чьего имени уходит КП.
- Срок действия — до какой даты держите цены. Ставьте реальную дату: 5–10 рабочих дней для оптовых позиций обычная практика.
- Менеджер — по нему потом считают результативность.
Шаг 3. Товары и цены
На вкладке с товарами добавьте позиции: через «Добавить» по одной или через подбор, если позиций много. В подборе сразу видны цены выбранного вида и остатки.
Пример расчёта. Клиент просит 40 коробок по 1 250 ₽ и 15 упаковок по 3 400 ₽:
- 40 × 1 250 = 50 000 ₽;
- 15 × 3 400 = 51 000 ₽;
- итого 101 000 ₽.
Скидку 5 % на вторую позицию задайте в строке: 51 000 × 0,05 = 2 550 ₽, сумма строки станет 48 450 ₽, итого по КП — 98 450 ₽. Проверьте, что программа посчитала так же: расхождение обычно означает, что цена включает НДС, а вы считали без него.
Шаг 4. Условия
Добавьте в комментарий или в поле условий то, что клиент должен увидеть: сроки поставки, доставку, гарантию. Короткие формулировки работают лучше: «Поставка 3 рабочих дня после оплаты, доставка по городу бесплатно от 50 000 ₽».
Шаг 5. Статус и запись
Установите статус, который в вашей компании означает «отправлено клиенту», и нажмите «Провести и закрыть». Пока статус черновой, предложение не стоит отправлять — так проще отличить отправленные КП от заготовок.
Как оформить КП в 1С:Бухгалтерии 3.0
В «Бухгалтерии» нет документа коммерческого предложения. Рабочих вариантов три.
Вариант 1. Счёт покупателю как КП
- Откройте
Продажи → Счета покупателями создайте счёт. - Заполните контрагента, договор и товары.
- В счёте есть дополнительные условия, которые печатаются под таблицей. Впишите туда срок действия и условия поставки.
- Напечатайте или отправьте по почте.
Минус: в отчётах такой «КП» неотличим от настоящего счёта. Помечайте их, например, словом «КП» в комментарии, чтобы фильтровать список.
Вариант 2. Внешняя печатная форма
Программист готовит обработку с макетом «Коммерческое предложение» на основе счёта. Её подключают в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Шапка с логотипом, фото товаров и текстом условий — как в фирменном бланке.
Вариант 3. Перейти на УТ или связку
Если КП больше 20–30 в месяц и нужна статистика, бухгалтерская программа для этого неудобна. Торговлю ведут в УТ 11, а в БП передают уже отгрузки через синхронизацию.
| Вариант | Когда подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Счёт покупателю | редкие КП, нужен быстрый результат | нет статистики, путаница со счетами |
| Внешняя печатная форма | нужен фирменный вид | нужна доработка, проверка после обновлений |
| УТ 11 + БП | регулярные продажи, воронка | внедрение и настройка обмена |
Печать и отправка коммерческого предложения клиенту
Печать
В открытом КП нажмите «Печать» и выберите форму «Коммерческое предложение». Перед отправкой посмотрите на экран, а не только на итог:
- ✅ реквизиты организации и логотип;
- ✅ наименования для печати, а не внутренние названия вида «Болт М8 (склад 2)»;
- ✅ НДС: «в том числе» или «сверху» — так, как договорились с клиентом;
- ✅ подпись и печать, если их требуют.
Логотип и факсимиле настраиваются в карточке организации. Там же загружают картинки подписи руководителя.
Отправка по почте
- Настройте учётную запись почты:
НСИ и администрирование → Органайзер(в БП —Администрирование → Органайзер), флажок «Почта» и учётная запись. - В форме печати нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта).
- Выберите формат вложения — PDF для клиента надёжнее всего.
- Проверьте адрес: программа подставит e-mail из контактной информации партнёра.
Если письмо не уходит, проверьте пароль приложения в почтовом сервисе. Многие сервисы не пускают внешние программы по обычному паролю, им нужен отдельный пароль для приложения.
Можно сохранить PDF на диск кнопкой «Сохранить» в форме печати и отправить через мессенджер. Но тогда в истории переписки по клиенту в 1С письма не будет.
Ошибки при создании КП в 1С и как их избежать
Ещё одна частая беда — просроченные предложения. Клиент приходит через месяц с вашим КП, а цены выросли. Срок действия в документе и в тексте печатной формы снимает этот спор.
Автоматизация работы с КП: что ускоряет менеджера
- ⚡ Копирование. Похожее предложение быстрее скопировать (
F9в списке или кнопка «Скопировать»), сменить клиента и пересчитать цены, чем собирать с нуля. - 🔁 Заказ на основании. Когда клиент согласился, создайте заказ клиента на основании КП: позиции и цены перейдут без ручного ввода. Это главный выигрыш от работы с КП в программе.
- 📁 Файлы. Чертежи, сертификаты и спецификации прикрепите к КП через присоединённые файлы — они останутся в карточке документа.
- 🔔 Напоминания. Создайте задачу или напоминание на дату окончания срока действия, чтобы перезвонить клиенту до того, как предложение сгорит.
- 🧾 Шаблоны текстов. Условия поставки и оплаты, которые повторяются, держите в индивидуальных соглашениях. Тогда менеджер не пишет их каждый раз.
Если КП собирают из одних и тех же наборов товаров, заведите набор (комплект) в номенклатуре. В КП он добавляется одной строкой, а не десятью.
Отчётность и аналитика по коммерческим предложениям
Минимальный контроль можно вести прямо в списке КП:
- Настройте отбор по менеджеру и периоду.
- Сгруппируйте по статусу — увидите, сколько КП в работе, сколько принято и сколько отклонено.
- Для одного КП откройте «Структуру подчинённости»: видно, создан ли на его основании заказ и дошло ли до отгрузки.
Пример оценки конверсии. За месяц отправлено 48 КП, по 12 из них есть заказы. Конверсия: 12 ÷ 48 = 25 %. Если у одного менеджера 4 заказа из 20 КП (20 %), а у другого 8 из 28 (≈ 29 %), разбирайтесь не в количестве КП, а в том, что и кому предлагают.
При включённых сделках с клиентами КП становится этапом сделки. Тогда аналитика строится уже по воронке: на каком этапе отваливаются клиенты и с какими суммами.
Для отказов полезно указывать причину в комментарии или в отдельном реквизите статуса. Через квартал по ним видна картина: «дорого», «долгий срок», «нет в наличии». Это прямая подсказка закупщикам и тем, кто ставит цены.