Создание встречи и мероприятия в планировщике 1С

Встречу, звонок или напоминание о деле в 1С заводят в планировщике того раздела, который отвечает за работу с клиентами. В конфигурациях с CRM-блоком — это раздел CRM и маркетинг (1С:ERP, Комплексная автоматизация, Управление торговлей 11) или отдельное решение 1С:CRM. Там живут документы-взаимодействия: встреча, телефонный звонок, письмо, SMS и запланированное дело.

В бухгалтерских конфигурациях полноценного планировщика встреч с участниками нет — там работают только напоминания о делах (значок-колокольчик на объекте). Поэтому всё, что ниже про участников, повестку и синхронизацию календаря, относится к конфигурациям с CRM.

Набор полей в карточке встречи зависит от конфигурации и релиза: в CRM-решениях он богаче (участники, адрес, повестка, статус), в типовых торговых — проще. Разберу общий порядок и отмечу, где что отличается.

Где открыть планировщик и список встреч

Точек входа несколько, и это удобно — создавать мероприятие можно оттуда, где вы сейчас работаете:

• 📅 раздел CRM и маркетинг → список взаимодействий или календарь — общий вход;
• 👤 из карточки клиента (партнёра, контрагента) — встреча сразу привяжется к нему;
• 🤝 из карточки сделки или заказа — встреча ляжет в историю этой сделки;
• ✅ из панели текущих дел — списка запланированных взаимодействий по текущему пользователю.

В списке взаимодействий кнопка создания предлагает выбрать вид: встреча, телефонный звонок, электронное письмо, SMS или запланированное взаимодействие. Для личной встречи или переговоров выбирайте «Встреча» — только у неё есть участники, место и время окончания.

Календарь показывает те же взаимодействия в виде сетки по дням и часам. Двойной щелчок по свободному часу открывает новую карточку с уже подставленным временем — быстрее, чем заводить вручную. Режимы «день», «неделя» и «месяц» переключаются в самом календаре: неделя удобна для планирования встреч, месяц — чтобы оценить общую загрузку.

Как заполнить карточку встречи

Перед тем как записывать встречу, держите под рукой три вещи: клиента и контактное лицо в базе, цель встречи и свободное время участников. Тогда карточка заполняется за минуту, без метаний между справочниками.

Порядок одинаков во всех CRM-конфигурациях, отличаются только названия отдельных полей:

1. Укажите тему — коротко и по делу: «Демонстрация решения», «Согласование договора». По теме встречу потом легко найти в списке.
2. Задайте дату и время начала. Время окончания 1С подставит по продолжительности или наоборот — по времени окончания посчитает длительность.
3. Заполните место: переговорная, адрес клиента или ссылка на видеозвонок в поле описания.
4. Добавьте участников. Внутренних берут из списка пользователей (сотрудников), внешних — из контактных лиц клиента. Один из участников обычно помечается организатором.
5. В описании (повестке) запишите, что обсуждаем и какие материалы готовим.
6. Выставьте статус. Запланированная встреча стоит в состоянии «Запланировано»; после проведения её переводят в «Состоялось» или помечают, что не состоялась.

Про участников стоит сказать отдельно. Внутренние участники — это пользователи базы, встреча попадёт к ним в календарь. Внешние — контактные лица клиента из справочника. Если нужного контакта в базе ещё нет, его заводят прямо из карточки встречи, не прерывая работу: новый контакт сохранится у клиента и пригодится для следующих взаимодействий.

К встрече можно присоединить файлы — коммерческое предложение , презентацию, скан подписанного протокола. Они хранятся вместе с карточкой, поэтому через полгода не придётся искать, какую именно версию договора обсуждали на той встрече.

Записанную встречу проводят кнопкой записи и закрытия. После этого она появляется в календаре и в истории клиента.

Как привязать мероприятие к клиенту и сделке

Главная ценность мероприятия в CRM — не сам факт, а связь с клиентом и сделкой. Тогда вся история переговоров собирается в одном месте.

Связь задаётся через предмет (основание) взаимодействия. Если встречу создавали из карточки клиента или сделки, предмет подставится сам. Если завели из общего списка — укажите клиента и, при необходимости, сделку вручную.

Что это даёт на практике:

• 📇 в карточке клиента на закладке истории (взаимодействий) видно все встречи, звонки и письма по нему;
• 📈 в карточке сделки видно, на каком этапе о чём договаривались — это помогает не потерять контекст при передаче сделки другому менеджеру;
• 🔍 по клиенту или сделке можно отфильтровать список взаимодействий и быстро поднять нужный разговор.

Один из удобных приёмов — создавать следующий шаг на основании предыдущего. Провели встречу — тут же из неё создаёте звонок или новую встречу: клиент, сделка и участники перенесутся автоматически.

Напоминания и повторяющиеся встречи

Чтобы о встрече не забыть, в карточке есть напоминание — значок-колокольчик с установкой времени: за 15 минут, за час, за день. В назначенный момент 1С покажет всплывающее окно напоминаний (список активных напоминаний открывается из нижней панели программы).

Пара практических моментов:

• напоминание работает, пока запущен сеанс 1С у того, кому оно адресовано. Если программа закрыта, окно всплывёт при следующем входе;
• напоминание привязано к конкретному пользователю, а не ко всем участникам сразу. Каждый участник ставит его себе сам либо получает приглашение на почту.

С повторяющимися встречами (еженедельная планёрка, ежемесячная отчётная встреча) сложнее. Полноценное правило повторения есть не во всех конфигурациях. Если в карточке нет настройки повторения, поступают так:

• заводят серию дел копированием или командой создания на основании — по одному на каждую дату;
• либо ставят одно напоминание на ближайшую планёрку, а после неё сразу создают следующую.

Это надёжнее, чем рассчитывать на правило повторения, которого в вашей конфигурации может не оказаться.

Ещё один нюанс: напоминание и само взаимодействие — разные сущности. Можно поставить напоминание «перезвонить клиенту» вообще без встречи, прямо на карточке клиента или заказа через тот же колокольчик. Такое напоминание всплывёт в назначенный момент и не потребует заводить отдельный документ — удобно для мелких дел, которые жалко оформлять полноценной встречей.

Ответственный, делегирование и права на чужие встречи

За каждым взаимодействием закреплён ответственный — тот, кто проводит встречу и видит её в своих делах. По умолчанию это автор.

Делегирование — это передача дела коллеге. Делается сменой ответственного в карточке: указали другого сотрудника, записали — встреча ушла из вашего списка текущих дел и появилась у него. Удобно, когда уходите в отпуск или перераспределяете нагрузку в отделе.

Если дел много и все нужно передать на время отпуска, не переоткрывайте каждое вручную. В списке взаимодействий отберите свои запланированные дела и смените ответственного групповой командой изменения выделенных элементов. Так за один заход передаётся вся очередь, а по возвращении её так же легко вернуть обратно.

С доступом к чужим мероприятиям всё решают права пользователя:

• рядовой менеджер обычно видит свои взаимодействия и взаимодействия по своим клиентам;
• руководитель отдела видит дела подчинённых — через отчёты или расширенную настройку видимости;
• ограничения на уровне записей (кто какие карточки видит) настраивает администратор в правах доступа. Точный набор ролей зависит от конфигурации, поэтому за расширением прав обращайтесь к своему администратору, а не меняйте роли наугад.

Синхронизация с внешним календарём и почтой

Отдельный вопрос — как подружить календарь 1С с привычными Outlook, Google или телефоном. Здесь всё зависит от конфигурации.

В специализированных CRM-решениях (1С:CRM) синхронизация календаря с внешними сервисами по протоколу обмена событиями — штатная функция: встречи из 1С попадают в Exchange или Google Calendar и обратно. Настраивается подключением учётной записи в параметрах органайзера или синхронизации.

При двусторонней синхронизации важно договориться, где событие создаётся «главным». Если одну и ту же встречу правят и в 1С, и во внешнем календаре, при обмене возможны задвоения или конфликты версий. Безопаснее вести события в одном месте, а второй календарь держать как зеркало для просмотра.

В типовых торговых конфигурациях такой двусторонней синхронизации календаря может не быть. Тогда работают проще: отправляют участникам приглашение по электронной почте из самой карточки встречи — получатель добавляет его в свой календарь вручную.

Почтовую учётную запись, через которую уходят приглашения и письма-взаимодействия, подключают в настройках органайзера или учётных записей почты. Без настроенной почты письмо-взаимодействие можно только зафиксировать в истории, но не отправить.

Отчёты и контроль исполнения

Когда встреч много, важно не только их заводить, но и видеть картину: что запланировано, что состоялось, кто не закрыл свои дела.

Статус взаимодействия — основа контроля. Пока встреча в состоянии «Запланировано», она висит в текущих делах. После проведения её переводят в «Состоялось», а сорвавшиеся помечают отдельно — тогда отчёты показывают реальную, а не бумажную активность.

Для сводной картины в списке отчётов раздела CRM есть отчёты по взаимодействиям и выполнению дел (точное название зависит от конфигурации — ищите по словам «взаимодействия», «дела», «активность»). По ним смотрят:

• 📊 сколько встреч и звонков запланировано и проведено за период;
• 👥 нагрузку по менеджерам — у кого сколько запланированных и просроченных дел;
• 🧭 активность по конкретному клиенту или сделке — как часто и о чём с ним общались.

Простой способ для руководителя без отчётов — открыть список взаимодействий, поставить отбор по ответственному и статусу «Запланировано» и отсортировать по дате. Просроченные дела сразу окажутся наверху.

Хорошая привычка для отдела — короткий еженедельный разбор по этому отбору: какие встречи провели, какие сорвались и почему, что перенесли. Пять минут по списку взаимодействий показывают реальную работу с клиентами точнее, чем устный отчёт менеджеров. А если статусы заполняются честно, те же данные потом ложатся в воронку продаж без ручной досборки.

Частые вопросы