Накладная на отгрузку в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от справочников до печати ТОРГ-12 и УПД

Накладная в 1С 8.3 создаётся документом «Реализация (акт, накладная, УПД)»: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполняете покупателя, договор, склад и товары, проводите документ и печатаете ТОРГ-12 или УПД кнопкой Печать. Отдельного документа «Накладная» в 1С:Бухгалтерии нет — печатная форма строится из реализации.

Порядок описан для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Для базовой, ПРОФ и КОРП версий пути меню одинаковые.

Что заполнить в справочниках до первой отгрузки

Накладная тянет почти все реквизиты из справочников. Если они пустые, документ проведётся, но в ТОРГ-12 окажутся прочерки вместо подписантов и банковских реквизитов.

Организация и подписи

Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. Проверьте:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП и юридический адрес — они попадут в строку «Грузоотправитель» и «Поставщик»;
• 🏦 основной банковский счёт — печатается в реквизитах поставщика;
• ✍️ раздел подписей: руководитель и главный бухгалтер. Без них внизу ТОРГ-12 будут пустые поля расшифровки.

Если товар отпускает кладовщик, его тоже можно указать среди ответственных лиц — тогда строка «Отпуск груза произвёл» заполнится сама.

Склад

Склады ведутся в Справочники → Склады. Если склад один, программа использует «Основной склад» и в документе поле не показывает.

Чтобы вести несколько складов, включите флажок в Главное → Функциональность → Запасы. После этого поле «Склад» появится в шапке реализации и станет обязательным.

Номенклатура

Товар заводится в Справочники → Номенклатура. Для накладной важны три вещи:

1. Вид номенклатуры — «Товары», а не «Услуги». От вида зависит, какой счёт учёта подставится (41.01 для товаров).
2. Единица измерения с кодом по ОКЕИ — печатается в графе «Единица измерения» ТОРГ-12.
3. Ставка НДС — подставится в строку документа автоматически.

Покупатель и договор

В Справочники → Контрагенты создайте карточку покупателя: ИНН, КПП, юридический адрес. Затем в той же карточке, по ссылке «Договоры», заведите договор с видом «С покупателем». С договором другого вида (например, «С поставщиком») он не выберется в реализации.

Создаём накладную в 1С 8.3: документ реализации пошагово

Шаг 1. Новый документ

1. Перейдите в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите «Товары (накладная, УПД)».

Вид операции определяет, какие табличные части будут в форме. Для смешанной отгрузки — товары плюс доставка — выбирайте вариант с товарами и услугами, тогда в документе будут обе вкладки.

Шаг 2. Шапка документа

• 📅 Дата — дата фактической отгрузки. От неё зависят остатки, курс валюты и период НДС.
• 👤 Контрагент — покупатель из справочника.
• 📄 Договор — подставится сам, если у покупателя один договор с видом «С покупателем».
• 🏬 Склад — откуда списывается товар (поле видно, если включено несколько складов).

Ссылка с ценами и НДС в шапке показывает, включает ли цена НДС. Проверьте её до заполнения строк: при смене флажка программа пересчитает суммы, и итог может измениться на величину налога.

Шаг 3. Табличная часть «Товары»

Добавляйте строки кнопкой Добавить или через Подбор — второй вариант удобнее при десятках позиций: видны остатки и можно набрать корзину.

В каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и счета учёта. Счета обычно заполняются автоматически: 41.01 — учёт товара, 90.01.1 — доходы, 90.02.1 — расходы, 90.03 — НДС.

Пример. Отгружаем 20 упаковок бумаги по 360 ₽ с НДС 20 %, цена включает налог:

Шаг 4. Доставка, грузоотправитель и грузополучатель

Если товар уходит не на юридический адрес покупателя, откройте в документе вкладку «Доставка» и укажите грузополучателя и адрес. Эти данные попадут в соответствующие строки ТОРГ-12 и УПД.

Когда грузоотправитель — та же организация, а грузополучатель — сам покупатель, поля можно оставить пустыми: программа подставит их из шапки.

Шаг 5. Счёт-фактура и проведение

Внизу формы есть блок счёта-фактуры. Если печатаете УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура не нужен — УПД его заменяет. Для ТОРГ-12 нажмите ссылку и выпишите счёт-фактуру.

Нажмите Провести и закрыть. Документ получит номер, а товар спишется со склада.

Номер и дата накладной

Номер присваивается при первой записи документа и идёт по порядку внутри года. Если в учёте несколько организаций, у каждой своя нумерация — по префиксу.

Номер можно поменять вручную в поле шапки, например, чтобы совпасть с бумажным бланком. Программа не даст записать два документа с одинаковым номером в одном году. Пропуски в нумерации из-за удалённых черновиков ошибкой не считаются.

Печать ТОРГ-12 и УПД: настройка формы под покупателя

Кнопка Печать в документе реализации открывает список форм. Для товаров основные:

Комплект на печать

Чтобы не выбирать формы каждый раз, в меню Печать есть пункт для настройки комплекта. Отметьте нужные формы и число экземпляров — например, два экземпляра ТОРГ-12 и один счёт-фактуры. Настройка сохраняется для пользователя.

Печатная форма с логотипом и факсимиле

Логотип, подпись руководителя и печать загружаются в карточке организации, в разделе с логотипом и печатью. После этого в формах «Счёт на оплату» и ряде других появляется вариант с факсимиле. Для ТОРГ-12, которую отдают на бумаге, факсимиле обычно не используют — покупатель вправе потребовать «живую» подпись.

Если покупатель требует свою форму

Типовой макет ТОРГ-12 правится в режиме 1С:Предприятие: в окне предпросмотра есть команда изменения макета. Изменённый макет сохраняется в базе и не слетает при обновлении конфигурации.

Для серьёзных доработок — новые колонки, штрихкоды, данные из других документов — делают внешнюю печатную форму или расширение конфигурации . Оба варианта подключаются без снятия базы с поддержки, и обновления проходят спокойно.

Какие проводки сформирует накладная и куда смотреть

После проведения нажмите кнопку ДтКт в командной панели документа — откроется окно с проводками и движениями по регистрам.

Проводки по бухгалтерскому учёту

Для отгрузки из примера выше, с ценой включая НДС:

Себестоимость берётся по способу оценки из учётной политики — по средней или ФИФО. Если покупатель платил заранее, появится ещё проводка зачёта аванса: Дт 62.02 Кт 62.01.

Движения по регистрам

Кроме проводок, документ пишет данные в регистры для НДС и книги продаж. Именно поэтому накладная без отражения в регистрах НДС не попадёт в книгу продаж , даже если проводки верные.

Для сверки удобно:

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 — остаток товара после отгрузки;
• 📊 та же ведомость по 62 — долг покупателя;
• 📊 Отчёты → Книга продаж — регистрация счёта-фактуры или УПД.

Возврат товара и исправление проведённой накладной

Ошибка в отгрузке исправляется не правкой старого документа, а одним из трёх способов. Выбор зависит от того, что случилось и закрыт ли период.

Возврат от покупателя

При возврате программа уменьшает выручку и себестоимость и возвращает товар на склад. Если покупатель — плательщик НДС, он выставляет вам документ на возврат, а вы регистрируете его в документе возврата.

Корректировка реализации

Корректировка создаётся из открытой реализации: кнопка Создать на основании → Корректировка реализации. В форме видно две колонки — «до изменения» и «после изменения». Меняете только колонку «после», программа сама считает разницу и проводки.

Ошибки при оформлении накладной и как их снять

Отдельно про отрицательные остатки. В 1С:Бухгалтерии можно разрешить проведение без остатка на складе — настройка находится в Администрирование → Проведение документов. Используйте её осторожно: себестоимость в таких накладных будет нулевой до перепроведения, и при закрытии месяца появятся расхождения.

Частые вопросы