Накладная в 1С:УНФ: оформление, печать и проведение

Расходная накладная на отгрузку покупателю создаётся в разделе Продажи, приходная на поступление от поставщика — в разделе Закупки. В обоих случаях документ называется «накладной», но это два разных объекта с разным направлением движения товара: один списывает запас со склада, второй его приходует.

В 1С:УНФ (Управление нашей фирмой) накладная — это рабочий документ учёта запасов и взаиморасчётов, а не только бумажка для печати. От того, что вы впишете в шапку и табличную часть, зависят остатки на складе, себестоимость и долг контрагента. Ниже — как заполнить документ без ошибок и получить корректную ТОРГ-12 или УПД на печать.

Пути приведены для интерфейса «Такси» актуальной версии платформы 8.3. Пункты меню в разных релизах УНФ немного отличаются, но логика и названия разделов стабильны.

Расходная или приходная: какой документ выбрать

Первое, что определяет весь дальнейший порядок, — направление операции.

• 🔻 Расходная накладная — отгрузка товара покупателю. Раздел Продажи. Списывает запас со склада, формирует долг покупателя перед вами.
• 🔺 Приходная накладная — поступление товара от поставщика. Раздел Закупки. Приходует запас на склад, формирует ваш долг перед поставщиком.

Когда «накладную в УНФ» ищут без уточнений, чаще имеют в виду расходную — отгрузочный документ с печатью ТОРГ-12. С неё и начнём, а приходную разберём отдельно ниже: шаги там зеркальные.

Расходную накладную не обязательно набивать руками с нуля. Если по сделке уже есть заказ покупателя или счёт, удобнее ввести накладную на их основании — тогда покупатель, склад и строки товаров подтянутся автоматически. Для разовой продажи без предварительных документов создают накладную напрямую кнопкой Создать.

Создаём расходную накладную и заполняем шапку

Откройте Продажи → список расходных накладных → Создать. Либо откройте нужный заказ покупателя и используйте ввод на основании — в этом случае шапка заполнится сама, останется проверить.

Что указать в шапке:

1. Организация — от чьего лица отгружаете (если в базе ведётся несколько своих юрлиц/ИП).
2. Покупатель — контрагент из справочника. Если его ещё нет, создайте карточку прямо из поля выбора: достаточно наименования и ИНН, остальные реквизиты подтянутся по ИНН или заполняются позже.
3. Договор — по умолчанию подставляется основной договор покупателя. Он задаёт валюту расчётов и правила оплаты.
4. Склад — откуда уходит товар. Если склад выбран неверно, товар спишется не с того остатка, и по факту вы получите расхождение при инвентаризации.
5. Дата — датой документа определяется, на какой момент берутся остатки и цены.

Поле вида операции в расходной накладной отвечает за сценарий: обычная продажа, передача на комиссию, возврат и т. п. Для стандартной отгрузки оставляйте продажу — её значение стоит по умолчанию.

Заполняем товары: подбор номенклатуры и цены

Табличная часть — это то, что реально отгружается. Заполнять её можно двумя способами.

Построчно. Кнопка добавления строки, затем выбор номенклатуры из справочника, количество и цена. Подходит, когда позиций две-три.

Через подбор. Кнопка Подбор открывает справочник номенклатуры с остатками: видно, сколько товара есть на выбранном складе, можно сразу задать количество по каждой позиции и перенести всё в документ одним действием. Для накладной на десяток-другой строк это быстрее и безопаснее — не отгрузите то, чего нет.

Как считаются суммы:

• Цена подставляется из установленных для номенклатуры цен (прайс-листа), действующих на дату документа. Если цена не подтянулась — для товара не задана продажная цена либо не выбран нужный её вид в договоре.
• Сумма по строке = количество × цена.
• НДС выделяется, если ваша организация работает с НДС и в карточке товара указана ставка. На спецрежиме без НДС колонка остаётся пустой.

Проверьте единицы измерения: если в карточке товара учёт в штуках, а вы продаёте коробками, количество нужно пересчитать или настроить упаковку. Рассинхрон единиц — частая причина того, что со склада «уходит» в разы больше или меньше, чем нужно.

Скидку по строке задают прямо в табличной части — процентом или суммой, если такая колонка выведена. Сумма со скидкой пересчитывается автоматически. Если скидка общая на весь документ, её удобнее задавать не по каждой строке, а одним условием в договоре или в заказе, на основании которого вводится накладная.

Отгрузка по заказу и частями

Один заказ покупателя не обязательно закрывать одной накладной. Если товар уходит партиями, по каждой отгрузке вводят отдельную расходную накладную на фактическое количество, а остаток заказа остаётся открытым до следующей отгрузки.

Порядок такой:

1. Открываете заказ покупателя и вводите на его основании расходную накладную.
2. В строках оставляете только то, что реально отгружаете сейчас, — лишнее количество уменьшаете или удаляете.
3. Проводите накладную. По заказу остаётся недоотгруженный остаток.
4. На следующую отгрузку снова вводите накладную на основании того же заказа — система подставит оставшееся количество.

В самом заказе видно, сколько по нему уже отгружено и сколько осталось, — это удобно, чтобы не отгрузить лишнего и не забыть про «хвост».

Если товар уже отгрузили, а покупатель его вернул, минус в расходной накладной ставить нельзя — для возврата есть отдельный документ «Возврат от покупателя». Он приходует товар обратно на склад и уменьшает долг покупателя. Правка исходной накладной в этом случае исказит историю отгрузок.

Печать: ТОРГ-12, УПД и другие формы

Печатные формы доступны по кнопке Печать в самом документе. Набор зависит от вида операции и настроек организации. Для отгрузочной накладной обычно нужны:

Унифицированная форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна — по закону № 402-ФЗ (ст. 9) организация вправе применять и собственную форму первички, лишь бы в ней были обязательные реквизиты. Но ТОРГ-12 остаётся самым привычным бланком, и контрагенты её ждут.

Если с покупателем настроен электронный документооборот, бумагу печатать необязательно: расходную накладную или УПД отправляют контрагенту через ЭДО прямо из документа. Здесь важно различать подпись: УПД со статусом счёта-фактуры и сам счёт-фактуру подписывают только квалифицированной электронной подписью (КЭП), а обычную накладную как первичку стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью. Статусы отправленного документа (доставлен, подписан получателем) видны в журнале обмена — придумывать их по памяти не нужно, смотрите фактическое состояние.

Что проверить перед печатью:

• реквизиты вашей организации (банковский счёт, адрес) заполнены в карточке — иначе они не попадут в бланк;
• указаны лица, подписывающие документ (руководитель, бухгалтер, кладовщик);
• для УПД выбран правильный статус документа (с НДС или без).

Проведение и движение товаров по складу

Печать бланка и проведение документа — разные вещи. Распечатать накладную можно и у непроведённого документа, но на складе и во взаиморасчётах при этом ничего не изменится. Пока документ не проведён, товар числится на остатке, а долг покупателя не зафиксирован.

Кнопка Провести (или Провести и закрыть) выполняет учётные действия расходной накладной:

• 📦 списывает товар со склада — остаток уменьшается на отгруженное количество;
• 💰 формирует задолженность покупателя по договору на сумму отгрузки;
• 📉 списывает себестоимость проданных товаров (по методу, заданному в учётной политике — обычно по средней).

Посмотреть результат можно по отчётам раздела: остатки и обороты запасов покажут, что ушло со склада, а ведомость расчётов с покупателями — сколько клиент теперь должен. Если после проведения остаток по товару ушёл в минус, значит, вы отгрузили больше, чем было на складе, — проверьте поступления или дату накладной.

Проведённая накладная остаётся в списке раздела Продажи, и по ней видно состояние оплаты — оплачена частично или полностью. Оплату отражают отдельными документами (поступление на счёт или в кассу); сама накладная оплату не вносит, она только фиксирует отгрузку и долг. Когда покупатель рассчитается, задолженность по накладной закроется автоматически.

Приходная накладная: поступление от поставщика

Зеркальный документ оформляется в разделе Закупки → список приходных накладных → Создать. Удобно вводить на основании заказа поставщику, если он был.

Отличия от расходной:

• в шапке указывается поставщик, а не покупатель;
• склад — тот, куда приходуете товар;
• в строках задаётся цена поступления (закупочная), по ней ляжет себестоимость партии;
• при проведении товар приходуется на склад, а в взаиморасчётах появляется ваш долг перед поставщиком.

Если поставщик выставил УПД или счёт-фактуру, его реквизиты (номер и дату входящего документа) вносят в соответствующие поля приходной накладной — они нужны для учёта НДС и для сверки.

Проверьте, что количество и цены в приходной совпадают с бумагами поставщика: расхождение в закупочной цене исказит себестоимость, а значит, и прибыль по дальнейшим продажам этого товара.

Типичные ошибки при оформлении накладной

Ниже — сбои, которые чаще всего всплывают уже после отгрузки, и что с ними делать.

Общее правило: почти все ошибки лечатся исправлением шапки или строк и повторным проведением. Удалять проведённый документ и создавать заново не нужно — это только запутает нумерацию и историю по сделке.

Частые вопросы