Товарная накладная ТОРГ-12 в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от выбора операции до проводок и печати

Отдельного документа «Накладная» в 1С нет. Товарная накладная ТОРГ-12 — это печатная форма документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 его создают так: Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → кнопка Реализация → вид Товары (накладная, УПД). Заполняете покупателя, договор, склад и товары, проводите и печатаете через меню Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12).

Одна и та же реализация печатается и как ТОРГ-12, и как УПД, и как счёт-фактура. Поэтому создать накладную в 1С правильно — значит правильно провести продажу : от неё зависят остатки, выручка, НДС и долг покупателя.

Какой вид реализации выбрать под накладную

Кнопка Реализация в списке документов открывает меню видов операции. От выбора зависит набор колонок и то, какие печатные формы будут доступны.

💡 Если отгрузка смешанная (например, товар плюс доставка), берите третий вариант. Товары попадут в накладную, а услуга — в акт или в общий УПД.

Вид операции можно поменять и после создания документа, но табличные части при этом могут перестроиться. Надёжнее выбрать его сразу.

Что настроить заранее

Прежде чем выписывать первую накладную, проверьте три вещи:

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации). Нужны ИНН, КПП, адрес и банковский счёт — всё это попадает в шапку ТОРГ-12.
• ✍️ Ответственные лица — в карточке организации есть ссылка на подписантов: руководитель, главный бухгалтер, кто отпускает груз. Без них строки подписей в накладной останутся пустыми.
• 📦 Номенклатура с видом «Товар» и ставкой НДС. Позиция с видом «Услуга» в товарную часть накладной не попадёт.

Шапка накладной: покупатель, договор, склад

Шапка — верхняя часть формы. Заполняйте её сверху вниз, потому что поля связаны между собой.

1. Дата. Ставьте дату фактической отгрузки, а не дату ввода. По ней определяется период выручки и НДС.
2. Номер. Присваивается при записи автоматически. Менять вручную стоит, только если нужна сквозная нумерация с внешним документом.
3. Организация. Видна, если в базе ведётся учёт по нескольким фирмам.
4. Контрагент. Выберите из справочника или создайте новый. Удобнее всего ввести ИНН в поле поиска при создании — программа заполнит реквизиты по данным ФНС, если подключена интернет-поддержка.
5. Договор. Подставляется основной договор с покупателем. Если договоров несколько — выберите нужный: от вида договора зависит счёт расчётов.
6. Склад. С него списываются остатки.

Грузоотправитель и грузополучатель

По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — сам покупатель. Если товар везут на склад третьего лица или отгружает обособленное подразделение, задайте их явно в реквизитах документа. Эти данные выводятся в отдельные строки ТОРГ-12, и покупатель часто возвращает накладную именно из-за неверного адреса доставки.

Цены и НДС

Над табличной частью есть ссылка с текущим типом цен и способом расчёта НДС. По ней открывается окно, где выбирают:

• тип цен (например, «Оптовая» или «Розничная»), чтобы цены подставлялись сами;
• НДС «в сумме» или «сверху».

Способ расчёта НДС меняет итоговую сумму документа. При 10 000 руб. и ставке 20 % «в сумме» покупатель заплатит 10 000 руб., из них НДС 1 666,67 руб. «Сверху» — уже 12 000 руб. Сверьте это со счётом, который выставляли раньше.

Создание на основании счёта

Если покупателю уже выставлен счёт, не вводите реализацию с нуля. Откройте счёт (Продажи → Счета покупателям), нажмите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Покупатель, договор, товары и цены перенесутся без ручного набора. В списке счетов потом видно, что по нему была отгрузка.

Табличная часть: добавляем товары

Товары вводят на вкладке Товары. Есть три способа.

В подборе дважды щёлкните по товару, укажите количество — позиция уйдёт в корзину внизу окна. Когда список собран, нажмите Перенести в документ.

Что проверить в каждой строке

• 🔢 Количество и единица измерения. Продаёте коробками, а учёт в штуках — оставьте штуки, иначе списание остатков разойдётся.
• 💰 Цена и сумма. Если цена не подставилась, у товара не задана цена по выбранному типу цен.
• 🧾 % НДС. Берётся из карточки номенклатуры. Для льготных товаров (часть продуктов питания, детские товары) — 10 %, при освобождении — «Без НДС».
• 🗂️ Счета учёта. Обычно 41.01 для товаров и 43 для готовой продукции. Колонки счетов включаются в форме документа, если их скрыли.

Скидки

Скидку проще всего дать, уменьшив цену в строке или заполнив колонку скидки, если она включена. Сумма в накладной покажется уже со скидкой. Отдельной строкой «Скидка» с минусом в товарах её не вводят — так собьётся количество и себестоимость.

Печать ТОРГ-12 и других форм накладной

После записи документа нажмите Печать в командной панели. В меню будут:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма;
• Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет накладную и счёт-фактуру одним листом;
• Счёт-фактура — если выставлен отдельно;
• Транспортная накладная — для перевозки.

С 2013 года унифицированные формы первички необязательны: организация вправе утвердить свою форму, если в ней есть обязательные реквизиты из статьи 9 закона о бухучёте. Но большинство покупателей по-прежнему ждут ТОРГ-12 или УПД, и программа печатает обе формы без доработок.

Как настроить печатную форму

• 🖋️ Подписи и печать. В карточке организации можно загрузить факсимиле подписей и оттиск печати. Тогда в форме печати появится флажок «Подпись и печать», и накладную можно отправить покупателю в PDF.
• 📄 Количество экземпляров. Задаётся прямо в окне печати, обычно два: себе и покупателю.
• 📧 Отправка. Из окна печати накладную сохраняют в PDF или Excel или отправляют по почте кнопкой с конвертом.

Если в ТОРГ-12 нужно что-то своё

Добавить логотип, изменить шрифт или дописать строку «Основание» в типовом макете можно через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет ТОРГ-12, откройте его и отредактируйте. Изменённый макет переживает обновления, но после крупного релиза его стоит сверить с типовым.

Для серьёзных изменений — новой колонки, своих формул — правят не макет, а делают внешнюю печатную форму или расширение конфигурации . Так типовая конфигурация остаётся на поддержке и не ломается при обновлении.

Проведение и проводки по накладной

Кнопка Провести и закрыть записывает документ и формирует движения. Посмотреть их можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок ДтКт).

Типовой набор проводок для продажи товаров в 1С:Бухгалтерии на ОСН:

Пример. Продаёте 50 коробок по 240 руб. с НДС 20 % «в сумме». Выручка — 12 000 руб., НДС — 2 000 руб. Если закупка обошлась в 150 руб. за коробку, в себестоимость уйдёт 7 500 руб. Финансовый результат до налога — 12 000 − 2 000 − 7 500 = 2 500 руб.

Счёт-фактура к накладной

Плательщику НДС к реализации нужен счёт-фактура. Внизу формы реализации есть кнопка Выставить счет -фактуру — она создаёт документ одним щелчком. Если вместо ТОРГ-12 печатаете УПД со статусом 1, он сам выполняет роль счёта-фактуры, но регистрировать документ в базе всё равно нужно, иначе он не попадёт в книгу продаж .

Когда себестоимость считается позже

Если в учётной политике выбран способ оценки «ФИФО», при проведении программа может поставить предварительную себестоимость. Точная сумма определяется при закрытии месяца. Не пугайтесь, если цифра в проводке по 41.01 изменится после закрытия.

Накладная на УСН и без НДС

Организация на упрощёнке без обязанности платить НДС выставляет накладную с пометкой «Без НДС». В карточке номенклатуры и в строках документа должна стоять ставка «Без НДС», а в учётной политике — система налогообложения УСН. Тогда проводки по 90.03 не будет, кнопка счёта-фактуры не понадобится, а в ТОРГ-12 в колонке ставки выведется «Без НДС».

Проверьте это на первом же документе месяца. Если по ошибке в строках осталась ставка 20 %, покупатель получит накладную с выделенным налогом, а это порождает у вас обязанность уплатить его в бюджет.

Нумерация накладных

Номер ТОРГ-12 берётся из номера реализации. Если в базе несколько организаций, задайте каждой свой префикс в карточке организации — так номера не будут пересекаться. Нумерация начинается заново каждый год, поэтому номер «1» в январе — это нормально.

Как проверить, что накладная прошла верно

Накладная провелась без сообщений — это ещё не гарантия. Быстрая проверка:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Остаток товара уменьшился на проданное количество, отрицательных остатков нет.
2. ОСВ по счёту 62 с разбивкой по контрагентам. Долг покупателя вырос на сумму накладной.
3. Книга продаж (Отчеты → Книга продаж). Есть строка со счётом-фактурой или УПД на нужную дату.

Ошибки при оформлении накладной и как их исправить

Если ошибка нашлась после отправки покупателю

Не правьте проведённую реализацию закрытого периода задним числом: изменятся отчётность и книга продаж. Если ошибка техническая (опечатка в адресе, не тот грузополучатель), оформляется Исправление реализации. Если поменялись количество или цена по согласию сторон — Корректировка реализации. Оба документа создаются на основании исходной реализации через кнопку Создать на основании.

Частые вопросы