Счёт-фактура в 1С: отгрузка, аванс, корректировка и книга продаж

Счёт-фактуру в 1С почти никогда не заводят вручную отдельным документом — его выписывают из того документа, который отражает операцию: из реализации, из поступившего аванса, из корректировки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это гиперссылка внизу документа-основания либо отдельная обработка для авансов.

Выставить счёт-фактуру нужно в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Ниже — как создать счёт-фактуру на реализацию, на аванс и корректировочный, что при этом формируется в учёте и как документ попадает в книгу продаж .

Настройка НДС, без которой счёт-фактура не сформируется

Прежде чем выписывать счета-фактуры, проверьте, что организация стоит на учёте как плательщик НДС. Откройте Главное → Налоги и отчёты → система налогообложения. Для ОСНО счета-фактуры доступны сразу.

В разделе Главное → Налоги и отчёты → НДС задаются параметры, которые влияют на формирование документа:

• 📌 нумерация счетов-фактур на аванс (единая сквозная или с префиксом «А»);
• 📌 порядок регистрации счетов-фактур на аванс (зачётом, без зачёта или только по остатку на конец периода);
• 📌 ведение раздельного учёта при наличии необлагаемых операций.

Ставки НДС (20%, 10%, 0%, «Без НДС») подтягиваются из карточек номенклатуры. Проверьте, что в справочнике Справочники → Номенклатура у товаров и услуг проставлена верная ставка — иначе счёт-фактура уйдёт с неправильной суммой налога.

Отдельно про упрощёнку. С 2025 года организации и ИП на УСН стали плательщиками НДС, если доход превысил установленный порог (60 млн руб. в год). Такие налогоплательщики тоже выставляют счета-фактуры — либо по обычным ставкам 20% и 10% с правом на вычет, либо по пониженным 5% и 7% без вычетов. Выбранный режим задаётся в той же учётной политике по НДС, после чего счёт-фактура формируется по выбранной ставке так же, как на ОСНО.

Счёт-фактура на отгрузку: где создать и что проверить

Основной счёт-фактура — на реализацию. Его не создают из главного меню, а выписывают из документа отгрузки.

1. Откройте или проведите документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Внизу формы, под табличной частью, нажмите гиперссылку Выписать счёт-фактуру.
3. 1С создаст и проведёт документ «Счёт-фактура выданный», подставив дату и номер документа реализации.

Если вы работаете через УПД (универсальный передаточный документ), отдельный счёт-фактура не нужен: в документе реализации переключите статус на УПД — тогда один документ выполняет роль и накладной, и счёта-фактуры.

Что проверить в выписанном счёте-фактуре:

• дата — не позже 5 календарных дней с даты отгрузки;
• код вида операции (для обычной реализации — 01);
• реквизиты покупателя и грузополучателя;
• способ выставления — на бумажном носителе или в электронном виде.

Для электронного обмена нужны подключённый оператор ЭДО и приглашение, принятое контрагентом. После проведения счёта-фактуры с признаком «в электронном виде» он уходит в раздел Продажи → Электронные документы или в общий монитор ЭДО, где его подписывают КЭП и отправляют. Пока покупатель не прислал извещение о получении, документ считается невыставленным — следите за статусом в мониторе.

Если контрагент к ЭДО не подключён, выберите способ «на бумажном носителе» и распечатайте счёт-фактуру по кнопке Печать. Юридической силы это не меняет: бумажный и электронный счёт-фактура равнозначны.

При проведении реализации с НДС формируются проводки:

Сам счёт-фактура проводок не делает — он только регистрирует запись в книге продаж. НДС к уплате начисляет документ реализации.

Счёт-фактура на аванс и НДС с полученной предоплаты

Получили предоплату от покупателя — обязаны начислить НДС с аванса и выставить авансовый счёт-фактуру (п. 1 ст. 168 НК РФ). Срок тот же — 5 календарных дней с даты поступления денег.

В 1С это делается не из банковской выписки, а отдельной обработкой:

1. Откройте Банк и касса → Счета-фактуры на аванс (в некоторых релизах — «Регистрация счетов-фактур на аванс»).
2. Укажите период и нажмите Заполнить — программа найдёт все незакрытые авансы.
3. Нажмите Выполнить — по каждому авансу создастся «Счёт-фактура выданный» с видом «На аванс» и кодом операции 02.

При регистрации аванса формируется проводка по начислению НДС с предоплаты:

Когда вы отгрузите товар под этот аванс, 1С примет авансовый НДС к вычету обратной записью Дт 68.02 Кт 76.АВ. Это и есть зачёт аванса — налог не платится дважды.

Быстро прикинуть сумму налога с полученной предоплаты поможет калькулятор:

Единственное послабление: если отгрузка прошла в течение 5 календарных дней с даты аванса, Минфин допускает не выставлять отдельный авансовый счёт-фактуру. Но в учётной политике 1С этот порядок нужно задать явно (вариант регистрации «при закрытии остатков на конец периода»), иначе программа всё равно создаст авансовый документ. Для стабильного результата проще регистрировать авансы всегда — так книга продаж никогда не разойдётся с декларацией.

Авансовый счёт-фактуру выписывают и при возврате: если покупатель передумал и аванс вернули, ранее начисленный НДС продавец принимает к вычету. В 1С это отражается документом возврата денежных средств, после чего в книге покупок появляется соответствующая запись с кодом операции 22.

Корректировочный и исправленный счёт-фактура: это разные документы

Две ситуации, которые часто путают:

Создание корректировочного счёта-фактуры:

1. Найдите исходную реализацию.
2. По кнопке Создать на основании выберите Корректировка реализации.
3. Установите вид операции «Корректировка по согласованию сторон», внесите новые цены или количество.
4. Проведите документ и по гиперссылке внизу выпишите корректировочный счёт-фактуру.

Код вида операции у корректировочного счёта-фактуры — 18. При уменьшении стоимости продавец принимает разницу НДС к вычету, при увеличении — доначисляет налог. 1С сделает нужные движения автоматически исходя из того, в большую или меньшую сторону изменилась сумма.

Исправленный счёт-фактура не меняет сумму сделки — он заменяет ошибочный документ. В нём заполняется поле «Исправление №», и программа аннулирует запись по старому счёту-фактуре в дополнительном листе книги продаж.

Куда попадает разница по корректировочному счёту-фактуре у продавца:

• стоимость уменьшилась — разница НДС идёт в книгу покупок (продавец заявляет вычет);
• стоимость увеличилась — разница НДС идёт в книгу продаж (продавец доначисляет налог).

У покупателя всё зеркально. Эту логику 1С применяет сама, когда вы проводите «Корректировку реализации»: отдельно считать и разносить суммы не нужно. Если одной корректировкой меняются сразу несколько отгрузок одному покупателю, допускается единый корректировочный счёт-фактура — он оформляется тем же документом с перечислением исходных счетов-фактур.

Обязательные реквизиты: что проверить перед отправкой

Счёт-фактура без одного из обязательных реквизитов даёт покупателю повод потерять вычет, а продавцу — риск спора с инспекцией. Состав реквизитов закреплён в ст. 169 НК РФ, и 1С заполняет их из документа-основания. Но часть полей зависит от того, насколько аккуратно заведены справочники.

Перед отправкой пройдитесь по ключевым полям:

Где чаще всего вылезают ошибки:

• 🔎 ИНН и КПП покупателя — тянутся из карточки контрагента. Если реквизиты занесены с опечаткой, они попадут и в счёт-фактуру, и в декларацию, а при сверке у налоговой не сойдутся с данными контрагента.
• 🔎 Адрес — должен совпадать с ЕГРЮЛ. В 1С адрес берётся из карточки организации и контрагента.
• 🔎 Номер платёжки — обязателен в авансовом счёте-фактуре и в счёте-фактуре на отгрузку, если был аванс. Поле заполняется автоматически, когда предоплата корректно зачтена.
• 🔎 Код товара ЕАЭС — нужен при вывозе товаров в страны Евразийского союза; заполняется из карточки номенклатуры.

Как счёт-фактура попадает в книгу продаж

Книга продаж — это сводный регистр всех выставленных счетов-фактур за квартал. Отдельно её «заполнять» не нужно: каждый проведённый счёт-фактура сам создаёт запись.

Сформировать и проверить книгу продаж:

• Отчёты → НДС → Книга продаж — укажите период (квартал) и нажмите Сформировать.

Что увидите в отчёте:

• 🧾 счета-фактуры на отгрузку — код 01;
• 🧾 счета-фактуры на аванс — код 02;
• 🧾 корректировочные — код 18;
• 🧾 записи по авансам, зачтённым при отгрузке, уходят в книгу покупок (вычет), а не в книгу продаж.

Перед сдачей декларации сверьте книгу продаж с оборотами по кредиту счёта 68.02. Для этого удобен отчёт Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка — он покажет авансы без счетов-фактур и расхождения.

Частые ошибки при выставлении счёта-фактуры

Отдельно про сроки и форму: если пропустить 5-дневный срок, штрафа именно за опоздание нет, но инспекция может снять вычет у покупателя. Выставляйте счёт-фактуру тем же кварталом, в котором прошла отгрузка или аванс — перенос на следующий период создаёт расхождение с декларацией контрагента.

Частые вопросы