Заводим контрагента-нерезидента в 1С Бухгалтерии: полный разбор

Карточка нерезидента в 1С отличается от обычного контрагента одним ключевым полем — страной регистрации. Как только вы меняете его с «Россия» на другую страну, программа убирает привычные ИНН и КПП и подставляет вместо них регистрационный и налоговый номера иностранного партнёра. Дальше создать карточку нерезидента несложно, если заранее знать, где в 1С спрятаны валютные реквизиты и настройка агентского НДС.

Разберём порядок на примере 1С:Бухгалтерии 3.0. Логика та же и в 1С:УНФ, и в 1С:Управлении торговлей 11 — различаются только пути меню к справочнику контрагентов.

С чего начать: валюта, договор и права доступа

Прежде чем заводить иностранного поставщика, проверьте три вещи. Без них карточку создать можно, но провести по ней документы не получится.

• 💱 Валюта расчётов включена. Откройте Главное → Функциональность (или Администрирование → Функциональность), вкладка «Расчёты» — включите флажок «Расчёты в валюте и у.е.». Иначе в договоре не будет выбора иностранной валюты.
• 🏦 Валюта добавлена в справочник. Зайдите в Справочники → Валюты и загрузите нужную валюту из классификатора кнопкой «Подобрать из классификатора». Курс подтянется автоматически при подключённой интернет-поддержке (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Без неё курс вводят вручную на каждую дату операции.
• 👤 У вашей организации есть валютный счёт. Он нужен для оплаты поставщику. Банковский счёт в валюте заводится в карточке организации, Главное → Организации → Банковские счета.

Где найти справочник и как добавить нового контрагента

Справочник контрагентов лежит в разделе Справочники → Контрагенты. Это один список для покупателей, поставщиков и прочих партнёров — отдельного справочника «Нерезиденты» в 1С нет.

Порядок создания:

1. Нажмите «Создать» над списком.
2. Вверху формы 1С предложит заполнить карточку по ИНН через сервис «1С:Контрагент». Для нерезидента этот способ не работает — у иностранной компании нет российского ИНН. Пропустите эту строку и заполняйте поля вручную.
3. Выберите вид контрагента. В списке четыре значения: «Юридическое лицо», «Физическое лицо», «Государственный орган» и «Обособленное подразделение». Для иностранной фирмы — «Юридическое лицо», для зарубежного партнёра-человека — «Физическое лицо». От этого выбора зависит набор полей карточки и правила заполнения налоговых номеров.

Вид контрагента потом сменить нельзя без очистки реквизитов, поэтому определитесь с ним сразу. Если сомневаетесь, юридическое это лицо или физическое, смотрите, на кого оформлены учредительные документы партнёра.

На этом шаге карточка пока выглядит как у обычного российского контрагента. Признаком нерезидента она станет только после смены страны регистрации — следующий раздел самый важный.

Страна регистрации — поле, которое делает контрагента нерезидентом

В карточке найдите поле «Страна регистрации». По умолчанию там стоит «Россия». Выберите страну, где зарегистрирован партнёр (например, Германия, Казахстан, Китай).

После смены страны форма перестроится:

• исчезнут поля ИНН и КПП в российском формате;
• появятся поля «Рег. номер» (регистрационный номер в стране регистрации, аналог нашего ОГРН) и «Налоговый номер» (аналог ИНН — VAT-номер, налоговый идентификатор страны партнёра).

Заполните наименование в двух полях:

• «Полное наименование» — как в учредительных документах, можно латиницей.
• «Наименование» (сокращённое) — короткое имя, которым контрагент будет отображаться в списках и документах.

Оба номера берутся из документов контрагента: выписки из торгового реестра, сертификата о налоговой регистрации, VAT-свидетельства. Формат у каждой страны свой:

• в странах ЕС налоговый номер — это VAT-номер вида DE123456789 (две буквы страны плюс цифры);
• в Казахстане — БИН (бизнес-идентификационный номер) из 12 цифр;
• в Великобритании — VRN, и так далее.

1С не проверяет формат этих номеров — вводите их ровно так, как в документе партнёра. Если партнёр не предоставил налоговый номер, поле можно оставить пустым: на проведение документов это не влияет, но для валютного контроля банк номер обычно запрашивает.

Адрес и контакты иностранного партнёра

Блок адресов у нерезидента упрощён — российский адресный классификатор (ФИАС) к зарубежным адресам не применяется.

В поле адреса 1С предложит ввести данные в свободной форме: впишите страну, город, улицу и индекс одной строкой так, как они указаны в документах партнёра. Проверку по классификатору программа не запускает.

Телефон, e-mail и контактное лицо заполняются в блоке «Адреса, телефоны» так же, как у любого контрагента. Контактное лицо удобно сразу завести — оно подставляется в договоры и доверенности.

Если иностранная компания всё-таки состоит на учёте в российской налоговой (например, через филиал или по НДС на электронные услуги), ей присваивается КИО — код иностранной организации из 5 цифр. Он входит в состав российского ИНН такой компании. В этом случае страну регистрации всё равно оставляют иностранной, а ИНН с КИО вносят в соответствующее поле, если 1С его показывает для выбранной страны.

Договор и статус по НДС: когда вы становитесь налоговым агентом

Статус по НДС настраивается не в самой карточке, а в договоре с нерезидентом. Это частый источник путаницы: поля карточки заполнены верно, а счёт-фактура налогового агента не формируется, потому что забыли настройку в договоре.

Если ваша организация покупает у иностранной компании услуги или работы, местом реализации которых признаётся Россия, вы выступаете налоговым агентом по НДС (ст. 161 НК РФ) и удерживаете налог из суммы оплаты.

Как это включить:

1. В карточке контрагента перейдите на вкладку (или по ссылке) «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком».
2. В договоре поставьте флажок «Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС».
3. В появившемся поле вида агентского договора выберите «Нерезидент (п. 2 ст. 161 НК РФ)».
4. Укажите валюту расчётов и, если расчёты в валюте, порядок пересчёта.

После такой настройки при оплате поставщику 1С сама сформирует счёт-фактуру налогового агента и предложит начислить НДС к уплате в бюджет.

В том же договоре задаётся валюта расчётов и порядок оплаты. Если цена в договоре в евро, а платите вы в евро — ставьте валюту расчётов «EUR». Если цена привязана к валюте, а оплата идёт в рублях (условные единицы), валюту договора ставят в у.е. и указывают, по какому курсу пересчитывать: на дату оплаты, на дату отгрузки или по фиксированному курсу. От этого зависит, как лягут суммовые и курсовые разницы.

Банковские реквизиты и валютный счёт нерезидента

Чтобы оплатить иностранному партнёру, в его карточке заведите банковский счёт: ссылка «Банковские счета» вверху формы контрагента, затем «Создать».

Отличия от российского счёта:

• в реквизитах банка укажите, что банк находится за пределами РФ (соответствующий переключатель/флажок в карточке счёта) — после этого поле БИК сменится на SWIFT;
• внесите SWIFT-код банка (8 или 11 символов) и номер счёта в формате IBAN, если страна его использует;
• при необходимости добавьте банк-корреспондент — через него идут платежи в валюте.

Валюту счёта выбирайте ту, в которой ведутся расчёты. Если платите партнёру в разных валютах, заведите по счёту на каждую.

Что происходит с документами после создания карточки

Когда карточка заведена, а договор настроен, документы по нерезиденту ведут почти как обычно — но с валютой появляются особенности, о которых лучше знать заранее.

• 📄 Пересчёт в рубли. В поступлении услуг или товаров по валютному договору суммы вводятся в валюте, а 1С автоматически пересчитывает их в рубли по курсу на дату документа. Курс берётся из справочника валют, поэтому следите, чтобы на дату операции он был загружен.
• 📆 Курсовые разницы. Остатки по валютным расчётам и валютному счёту переоцениваются регламентной операцией «Переоценка валютных средств» в обработке Операции → Закрытие месяца. Разницы программа начисляет сама — вручную их считать не нужно.
• 🧾 Счёт-фактура налогового агента. Если в договоре включён агентский НДС, при оплате услуг нерезиденту 1С сформирует счёт-фактуру налогового агента, начислит НДС к уплате в бюджет, а после уплаты позволит принять его к вычету. Проверить начисленные суммы можно в отчёте по НДС и в книге продаж.

Как проверить данные нерезидента перед работой

Автоматической проверки по ИНН через 1С:Контрагент и сайт ФНС для нерезидента нет — эти сервисы работают только с российскими реестрами. Поэтому данные проверяют вручную.

Что сверить:

• ✅ Налоговый (VAT) номер — по свидетельству о регистрации партнёра. Для контрагентов из ЕС действует онлайн-сервис проверки VAT-номеров Еврокомиссии (VIES).
• ✅ Страна регистрации в карточке совпадает со страной из документов — от этого зависит валютный контроль и удержание налога.
• ✅ Реквизиты банка — SWIFT совпадает с данными из платёжной инструкции партнёра.
• ✅ Валюта договора соответствует валюте счёта и спецификации.

Перед первым платежом карточку обычно согласуют с банком: для валютного контроля (173-ФЗ) банк проверяет контракт и может запросить уточнение реквизитов.

Частые ошибки при заведении нерезидента

Разберём сбои, которые не видны сразу и всплывают уже при проведении документов или сдаче отчётности.

Частые вопросы