Создание карточки номенклатуры в 1С с нуля

Карточка номенклатуры создаётся в справочнике Справочники → Номенклатура: кнопка Создать, затем вид (товар или услуга), наименование, единица измерения и ставка НДС. Этого минимума хватает, чтобы позиция встала в приход и расход. Всё остальное — счета учёта, характеристики, упаковки — настраивается по мере надобности и один раз.

Ниже — порядок, в котором карточку заполняют на практике, чтобы потом не ловить ошибки при проведении документов. Отдельно разберём единицы измерения с коэффициентом пересчёта, автоматическую подстановку счетов и загрузку большого списка из Excel, когда вбивать руками каждую позицию неразумно.

С чего начать: вид номенклатуры и структура справочника

Справочник номенклатуры открывается по-разному в зависимости от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии — через Справочники → Номенклатура (блок «Товары и услуги»). В 1С:Управление торговлей и ERP — через НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. В 1С:УНФ — раздел Закупки или Продажи → Номенклатура.

Перед вводом первой позиции определите вид номенклатуры. Это не формальность: от него зависят счета учёта и набор доступных реквизитов.

• 📦 Товар — то, что приходуется на склад и списывается при продаже (счёт 41.01).
• 🛠️ Услуга — не хранится на складе, списывается сразу на затраты.
• 🏭 Продукция — результат производства (счёт 43).
• 🔩 Материал — сырьё и комплектующие для производства (счёт 10).

В 1С:Бухгалтерии вид задаётся переключателем прямо в карточке. В 1С:УТ и ERP виды номенклатуры вынесены в отдельный справочник Виды номенклатуры, который работает как шаблон: в нём заранее указывают, ведётся ли учёт по характеристикам, по серийным номерам, какой тип номенклатуры (товар, услуга, работа, тара) и какие дополнительные реквизиты показывать. Карточка наследует эти настройки от выбранного вида.

Заполнение основных реквизитов карточки

Нажмите Создать. Откроется новая карточка. Обязательных полей немного, остальные заполняются при необходимости.

1. Наименование — рабочее название для поиска и подбора в документах. Пишите так, как позицию ищут сотрудники: с ключевым словом в начале (например, «Кабель ВВГ 3х2.5», а не «ВВГ кабель»).
2. Полное наименование — официальное название для печатных форм, счетов-фактур и УПД. Если оставить пустым, в документы попадёт рабочее наименование.
3. Вид номенклатуры — выбор из описанного выше.
4. Входит в группу — папка справочника.
5. Единица измерения — основная единица хранения (о ней отдельный раздел ниже).
6. % НДС — ставка: 20%, 10%, 0% или Без НДС. Подставляется в документы по умолчанию, но в конкретном документе её можно переопределить.
7. Артикул — код производителя или внутренний. Не обязателен, но помогает при подборе и сверке с прайсами поставщиков.

Код номенклатуры программа присвоит сама при записи — вручную его трогать не нужно.

Для товаров заполняют дополнительные реквизиты, когда они требуются учёту: ТН ВЭД, страна происхождения и номер ГТД (для импортного товара они попадают в счёт-фактуру), код вида товара для прослеживаемости. Если позиция подлежит обязательной маркировке, в карточке включают признак маркируемой продукции и указывают соответствующую товарную группу — без этого документы с кодами маркировки не проведутся.

Единицы измерения и коэффициент пересчёта

Единица измерения берётся из справочника Единицы измерения, который заполнен по классификатору ОКЕИ. Если нужной единицы нет — создайте её кнопкой Создать прямо из поля выбора: код по ОКЕИ (например, 796 для штуки, 166 для килограмма) и наименование.

Одна единица хранения — это основной случай. Коэффициенты нужны там, где товар приходит в одной фасовке, а продаётся или списывается в другой.

Пример. Вода поступает коробками по 12 бутылок, а продаётся бутылками. Основная единица учёта — бутылка. Коробку заводят как упаковку с коэффициентом 12: одна коробка = 12 бутылок. При оприходовании достаточно указать «3 коробки» — система сама посчитает 36 бутылок на остатке.

Где это настраивается:

В 1С:УТ коэффициент пересчёта задаётся относительно основной единицы хранения, и именно эту единицу система использует для остатков. Единицу для отчётов можно поставить другую — тогда ведомости покажут количество в удобном виде (например, в тоннах вместо килограммов).

Счета учёта, ставка НДС и статьи затрат

Счета учёта в типовых конфигурациях подставляются автоматически из регистра Счета учёта номенклатуры. Открыть и проверить его можно из формы списка номенклатуры — ссылка Счета учёта номенклатуры в меню Ещё или в настройках справочника.

Регистр устроен по принципу «от общего к частному». Можно задать счёт:

• для всей номенклатуры сразу (одна строка без уточнений);
• для конкретной группы справочника;
• для организации, склада или типа склада;
• для отдельной позиции.

Система выбирает самую подробную подходящую строку. Поэтому типовые настройки менять не нужно: для товаров и так стоит 41.01, для материалов 10.01, для продукции 43. Отдельную строку в регистре добавляют только под нетиповой случай — например, товар на отдельном субсчёте или на комиссии (004).

Ставка НДС в карточке — это значение по умолчанию. Если организация на УСН и работает без НДС, ставьте Без НДС; при переходе на ОСНО ставку в карточках придётся пересмотреть.

Статья затрат важна для услуг и для продукции. При оказании услуги её стоимость списывается на счёт затрат, и аналитику задаёт именно статья. Для товаров статья затрат не нужна — её спрашивают только у номенклатуры с видом «услуга» или в документах производства.

Характеристики, серии и партионный учёт

Характеристики нужны, когда у одного товара есть варианты, которые не хочется плодить отдельными карточками: цвет, размер, модель. Вместо сотни позиций «Футболка красная S», «Футболка красная M» заводят одну номенклатуру «Футболка» и ведут остатки в разрезе характеристик.

Как включить:

• В 1С:Бухгалтерии установите в разделе Администрирование → Функциональность (вкладка Запасы) признак использования характеристик, после чего поле появится в карточках.
• В 1С:УТ и ERP учёт по характеристикам задаётся на уровне вида номенклатуры: откройте вид и выберите вариант использования характеристик (общие для вида или индивидуальные для позиции).

Серийные номера подключаются отдельно и применяются к технике, оборудованию, гаджетам — там, где важно отследить конкретный экземпляр при продаже и гарантийном обслуживании. Учёт серийных номеров включается в функциональности и настраивается по видам номенклатуры: можно вести серии только для информации (печатать в документах) или с полным контролем остатков по каждому номеру.

Партионный учёт — это не реквизит карточки, а настройка учётной политики и склада. Но связка очевидна: если товар подлежит прослеживаемости или маркировке, карточку сразу заводят с нужными признаками, иначе документы с партиями и кодами не проведутся.

Массовое создание и загрузка из Excel

Вбивать руками сотню позиций не нужно. Есть три рабочих способа.

Копирование. Самый быстрый для похожих товаров. Встаньте на готовую карточку и нажмите F9 (Создать копированием). Новая позиция наследует вид, единицу, ставку НДС и счета — остаётся поменять наименование и артикул.

Загрузка из табличного документа. В большинстве типовых конфигураций в форме списка номенклатуры есть команда Загрузить из файла (или Загрузка данных из внешнего файла в меню Ещё). Порядок:

1. Подготовьте файл Excel или ODS: первая строка — заголовки колонок, дальше по строке на позицию.
2. Запустите загрузку и укажите файл.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры: наименование, единица, ставка НДС, артикул.
4. Проверьте предпросмотр и запустите создание.

Создание из документа поступления. Если позиции пришли в накладной, которую вводите впервые, в табличной части документа при подборе можно создать новую номенклатуру «на лету» — она сразу запишется в справочник с заполненной единицей и ставкой.

Для постоянного обмена с поставщиком или интернет-магазином разовую загрузку из Excel заменяют на обмен через формат CommerceML или подключение к сервису — тогда карточки создаются и обновляются автоматически по прайсу.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Разберём то, что ломает учёт уже после создания карточки, а не сами шаги ввода.

Отдельно про удаление ошибочной карточки. Позицию, по которой уже прошли документы, напрямую удалить нельзя — программа защищает ссылочную целостность. Такую номенклатуру помечают на удаление (Del или Ещё → Пометить на удаление), а физически убирают через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов, которое проверит, не используется ли она где-то ещё.

Частые вопросы