Новая позиция в справочнике товаров и услуг: от вида номенклатуры до счетов учёта

Чтобы создать номенклатуру в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, нажмите Создать, выберите вид номенклатуры, введите наименование, единицу измерения и ставку НДС, затем нажмите Записать и закрыть. Счета учёта программа подставит сама — по виду номенклатуры и настройкам регистра счетов.

Вручную по одной карточке удобно заводить новые позиции раз в неделю. Если товаров десятки и сотни, создавать номенклатуру быстрее загрузкой из Excel или прямо из входящего документа ЭДО. Какой способ когда выбирать — в разделе про ускорение, а начнём с карточки, потому что ошибки в ней потом расходятся по всем документам.

Номенклатура в 1С 8.3: что хранит справочник и где он находится

Номенклатура — это единый список всего, что организация покупает, продаёт, производит или списывает. Товары, материалы, готовая продукция, услуги, тара — всё живёт в одном справочнике. Различаются позиции видом номенклатуры, а от вида зависят счета учёта и поведение в документах.

Из карточки номенклатуры программа берёт:

• 📦 единицу измерения — в накладные, УПД и складские отчёты;
• 🧾 ставку НДС — в документы поступления и реализации;
• 📒 счета учёта — в проводки (41.01, 10.01, 43 и т. д.);
• 🏷️ полное наименование — в печатные формы для покупателя;
• 🌍 страну происхождения и код ТН ВЭД — для импортных и прослеживаемых товаров.

Путь к справочнику зависит от конфигурации:

Дальше по шагам — Бухгалтерия 3.0 как самая распространённая. Отличия УТ 11 собраны в отдельном разделе.

Подготовка к созданию номенклатуры: группы, виды и единицы

Пять минут подготовки избавляют от перебивки сотни карточек. До ввода первой позиции проверьте четыре вещи.

Структура групп

Группы (папки) в списке номенклатуры нужны для порядка и для настроек «оптом». Счёт учёта и ставку НДС можно задать на группу, и все позиции внутри получат их автоматически.

Создаётся группа в списке номенклатуры кнопкой Создать группу . Рабочий вариант — 5–15 групп верхнего уровня по смыслу учёта: «Товары для перепродажи», «Материалы», «Продукция», «Услуги сторонних организаций», «Спецодежда». Делить по поставщикам или по цвету не стоит: для этого есть отборы и свойства.

Виды номенклатуры

В Бухгалтерии 3.0 вид выбирают в первом поле карточки. Типовые виды: «Товары», «Материалы», «Продукция», «Услуги», «Полуфабрикаты», «Возвратная тара», «Оборудование (объекты основных средств)». Список видов редактируется — можно добавить свой, например «Спецоснастка».

У вида есть флажок Услуга. Он решает главное: будет ли позиция участвовать в складском учёте. Услугу нельзя оприходовать на склад, а товар нельзя провести актом как работу.

Единицы измерения

Единицы выбираются из справочника «Классификатор единиц измерения». Если нужной нет в списке, нажмите в нём Подобрать из ОКЕИ — так у единицы будет правильный код (штука — 796, килограмм — 166, метр — 006). Код уходит в электронные документы, и самодельная «шт» без кода может не сопоставиться у контрагента.

Счета учёта номенклатуры

Откройте Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Там видно, какой счёт получит позиция в зависимости от вида, группы или конкретной карточки. Если правило по виду настроено — в каждую карточку счёт вписывать не нужно.

Как создать номенклатуру в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция

Шаг 1. Откройте нужную группу

В списке Справочники → Товары и услуги → Номенклатура встаньте в папку, куда пойдёт позиция. Новая карточка сразу получит эту группу, а с ней — групповые настройки.

Шаг 2. Нажмите «Создать» и выберите вид

Программа спросит или подставит вид номенклатуры. Выбирайте осознанно: менять вид у позиции, по которой уже есть документы, можно, но счета в старых проводках сами не изменятся.

Шаг 3. Заполните наименования

• Наименование — короткое рабочее имя для поиска: «Бумага А4 SvetoCopy 500 л».
• Полное наименование — то, что увидит покупатель в счёте и УПД: «Бумага офисная А4, 80 г/м², 500 листов, SvetoCopy».
• Артикул — код поставщика или свой. По нему удобно искать и сопоставлять при загрузке.

💡 Договоритесь о шаблоне имени заранее: «Что — Модель — Характеристика — Фасовка». Тогда двойники видны в списке сразу, а не через полгода.

Шаг 4. Единица и ставка НДС

Укажите единицу хранения остатков. В ней ведётся учёт и считается себестоимость, поэтому меняйте её только до первого документа.

Ставку НДС выберите из списка: 20%, 10%, 0%, «Без НДС». Если организация на упрощёнке без НДС, поле влияет только на подстановку в документы поставщика — ставить всё равно лучше реальную ставку товара.

Шаг 5. Реквизиты для импорта и прослеживаемости

Для импортного товара заполните Страну происхождения и Код ТН ВЭД. Для товаров из перечня прослеживаемых установите флажок прослеживаемого товара — тогда документы потребуют регистрационный номер партии (РНПТ). Отечественным товарам без прослеживаемости эти поля не нужны.

Шаг 6. Проверьте счета учёта и запишите

Внизу карточки есть ссылка на счета учёта. Откройте её и убедитесь, что для товара стоит 41.01, для материала — 10.01 (или ваш субсчёт). Если счёт не тот — поправьте правило в регистре, а не в одной карточке.

Нажмите Записать и закрыть. Позиция готова к выбору в документах.

Цены

Цена в саму карточку Бухгалтерии не вписывается. Её задают документом «Установка цен номенклатуры» по нужному типу цен (Справочники → Товары и услуги → Типы цен номенклатуры). Учётную цену при поступлении программа берёт из документа поставщика, а цену продажи — из установленных цен.

Как создавать номенклатуру в УТ 11: характеристики, упаковки, серии

В Управлении торговлей карточка богаче, и вид номенклатуры там обязательный. От вида зависит, какие поля откроются: характеристики, серии, упаковки, весовой товар, алкогольная продукция.

Включите нужные возможности

Сначала откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура. Там включаются:

• 🎨 характеристики — размеры, цвета, комплектации одного товара без отдельных карточек;
• 🔢 серии — партии со сроком годности, серийные номера техники;
• 📦 упаковки — коробка по 12 штук, паллета по 40 коробок;
• 🗂️ несколько видов номенклатуры — без этого флажка вид будет один на всех.

Создайте вид номенклатуры под товарную группу

Вид в УТ 11 — это шаблон. В нём задаётся тип (товар, услуга, работа, набор, тара), использование характеристик и серий, набор дополнительных реквизитов, ставка НДС по умолчанию. Хороший приём — шаблон рабочего наименования в виде: имя карточки собирается из реквизитов, и сотрудники перестают писать «футболка синяя XL» пятью разными способами.

Заведите карточку

В списке номенклатуры нажмите Создать, выберите вид — откроется карточка с полями этого вида. Заполните рабочее наименование и наименование для печати, единицу хранения, ставку НДС, артикул. Характеристики и упаковки добавляются на соответствующих вкладках карточки уже после записи.

Если УТ 11 передаёт данные в Бухгалтерию, номенклатуру создают только в УТ. В Бухгалтерии такие позиции приходят обменом, а ручные карточки там дают двойников.

Ошибки при заведении номенклатуры и как их не допустить

Ошибки в карточке не видны при записи. Они вылезают позже — в оборотке, в декларации по НДС, в отчётах по остаткам.

Найти уже появившихся двойников помогает обработка Поиск и удаление дублей в разделе Администрирование → Обслуживание. Она показывает похожие карточки и умеет заменить ссылки во всех документах на одну позицию.

Номенклатура в обменах: ЭДО, синхронизация, маркировка

Номенклатура почти никогда не живёт только внутри одной базы. Правильные карточки экономят время на каждом обмене.

Электронный документооборот

Поставщик присылает УПД со своими названиями. При первой загрузке документа 1С предлагает сопоставить его позицию с вашей или создать новую. Сопоставление запоминается в справочнике номенклатуры контрагентов, и в следующий раз товар подставится сам.

Сопоставляйте с существующей карточкой, если товар тот же. Создание новой при каждой непривычной формулировке поставщика — главный источник дублей.

Синхронизация между базами

Если учёт ведётся в двух базах — например, УТ 11 и Бухгалтерия 3.0, — номенклатура передаётся между ними при каждом обмене. Правило одно: справочник ведётся в одной базе-источнике. Во второй новые позиции появляются только через обмен.

Маркировка и штрихкоды

Для маркированных товаров (обувь, одежда, молочка, вода и другие группы) в карточке указывают признак маркируемой продукции. Штрихкод товара — GTIN — привязывается к позиции, по нему 1С сопоставляет коды маркировки с номенклатурой при приёмке и продаже.

Сайт и маркетплейсы

Выгрузка на сайт и маркетплейсы берёт данные из карточки: наименование для печати, артикул, характеристики, цены. Чем аккуратнее заполнены карточки, тем меньше ручной правки в личных кабинетах площадок.

Как ускорить создание номенклатуры: загрузка, копирование, групповые правки

Способов завести позиции несколько. Выбор зависит от количества и от того, откуда берутся данные.

Копирование карточки

Встаньте на похожую позицию в списке и нажмите F9 или кнопку копирования. Новая карточка получит вид, группу, единицу, ставку НДС и счета. Остаётся поменять наименование и артикул.

Загрузка из Excel

В списке номенклатуры Бухгалтерии 3.0 есть команда Загрузить. Она открывает таблицу, куда вставляют данные из Excel: наименование, артикул, единицу, ставку НДС, группу. Дальше колонки сопоставляются с реквизитами, и программа показывает, какие строки создадут новые карточки, а какие найдут существующие.

💡 Перед загрузкой почистите файл: уберите объединённые ячейки, пустые строки и итоги. Сопоставление ведите по артикулу — по наименованию дубли почти гарантированы.

Групповое изменение реквизитов

Если после загрузки выяснилось, что у 200 позиций не та ставка НДС или группа, не правьте их по одной. Обработка Групповое изменение реквизитов в разделе Администрирование → Обслуживание меняет выбранный реквизит у всех отобранных элементов сразу.

Частые вопросы о номенклатуре в 1С