Создание карточки товара в справочнике «Номенклатура»

Новая позиция заводится в справочнике Номенклатура: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Открыли справочник, нажали Создать — и заполняете карточку.

Минимум, без которого позиция не будет работать в документах: наименование, вид номенклатуры (товар это или услуга), единица измерения и ставка НДС. Остальное — группы, цены, характеристики, счета учёта — добавляется по мере того, как усложняется учёт. Ниже — что именно заполнять в карточке и в каком порядке, чтобы потом не переделывать.

Где открыть справочник и с чего начать

Путь к справочнику зависит от конфигурации. Раздел верхнего уровня называется по-разному, сам справочник — всегда «Номенклатура».

В открывшемся списке нажмите Создать — откроется пустая карточка. Если нужно завести однотипные позиции (например, несколько размеров одной модели), удобнее создать первую полностью, а остальные делать через Создать новый элемент копированием текущего (клавиша F9 или команда в командной панели списка): 1С скопирует заполненные реквизиты, останется поправить отличия.

Какие реквизиты заполнить в карточке

Карточка номенклатуры делится на основные реквизиты (видны сразу) и дополнительные (разворачиваются по ссылкам или на отдельных вкладках).

Основные поля:

• 🏷️ Наименование — рабочее название для списков и подбора в документах. Делайте его коротким и узнаваемым.
• 📄 Полное наименование — то, что попадёт в печатные формы (накладную, счёт-фактуру, УПД). Здесь пишут название как в договоре или по сертификату.
• 🔢 Артикул — код производителя или внутренний код. По нему удобно искать позицию при подборе.
• 📦 Вид номенклатуры — определяет, товар это, услуга, работа или тара. От вида зависят доступные реквизиты и счета учёта. Вид номенклатуры после проведения документов лучше не менять — это влияет на счета и проводки.
• ⚖️ Единица измерения — штука, килограмм, литр. Выбирается из классификатора единиц.
• 💰 % НДС — ставка налога по умолчанию. Она подставится в документы реализации и поступления, но в самом документе её можно переопределить.

Для импортных товаров заполняют страну происхождения, номер ГТД (таможенной декларации) и код ТН ВЭД — эти данные нужны для счёта-фактуры и прослеживаемости. Для российских товаров поля оставляют пустыми.

Поле Входит в группу связывает позицию с папкой справочника — об иерархии ниже.

Как вид номенклатуры влияет на учёт

Вид номенклатуры — ключевой реквизит, который задаёт логику учёта. От него зависит, какие счета подставятся и как позиция поведёт себя в документах.

• Товар — встаёт на счёт 41, участвует в поступлении и реализации, имеет остаток на складе.
• Услуга — остатка не образует, в документах реализации уходит сразу на доходы/расходы.
• Работа — похожа на услугу, но предполагает собственное выполнение, а не перепродажу.
• Материал — для списания в производство или на собственные нужды, счёт 10.
• Тара — многооборотная упаковка со своим порядком учёта.

Выбрали вид один раз — и 1С дальше сама подставляет корректные счета и разрешает только те операции, которые для этого вида осмысленны. Поэтому ошибка в виде номенклатуры всплывает не сразу, а при первом же документе с неверной проводкой.

Как настроить цены и типы цен

Цена не хранится в самой карточке — она задаётся отдельно, через механизм ценообразования. Это позволяет держать несколько цен на один товар: закупочную, розничную, оптовую.

В Бухгалтерии 3.0 цены хранятся по типам цен номенклатуры. Справочник типов — Справочники → Цены → Типы цен номенклатуры. Сами цены вносятся документом Установка цен номенклатуры (Склад → Установка цен номенклатуры). В карточке товара есть ссылка Цены, через которую можно задать и посмотреть текущее значение по каждому типу.

В Управлении торговлей 11 аналогичный справочник называется Виды цен (НСИ и администрирование → Виды цен), а цены устанавливают документом Установка цен номенклатуры. Виды цен в УТ умеют рассчитываться по формуле — например, «розничная = закупочная + 30 %».

Порядок настройки цены:

1. Создайте нужные типы (виды) цен: «Закупочная», «Розничная», «Оптовая».
2. Откройте документ Установка цен номенклатуры, укажите дату и тип цены.
3. Подберите позиции и впишите значения.
4. Проведите документ — цена начнёт действовать с указанной даты.

Пример расчётного вида цены в УТ: закупочная — 500 ₽, розничная задана формулой «закупочная + 40 %». При установке цен 1С рассчитает розничную как 700 ₽ автоматически. Поменяется закупка — достаточно переустановить цены, и розничная пересчитается по той же формуле.

Учёт по характеристикам и сериям

Если один и тот же товар отличается цветом, размером или моделью, заводить под каждую вариацию отдельную карточку неудобно. Для этого есть характеристики: одна номенклатура «Футболка», а характеристики — «Красная, L», «Синяя, M» и так далее. Остатки и цены ведутся в разрезе характеристик.

Пример: номенклатура «Футболка хлопок», а характеристики — «Белая, S», «Белая, M», «Чёрная, L». На складе 1С покажет остаток по каждой характеристике отдельно, при этом в справочнике — одна карточка с одним артикулом.

Серии применяют, когда нужно отслеживать партии: номер партии, срок годности, сертификат. Типичный случай — продукты питания, медикаменты, автозапчасти. По серии потом видно, какая партия продана и когда истекает срок годности остатка.

Чтобы включить эти разрезы:

• В УТ 11 учёт по характеристикам и сериям настраивается в карточке через реквизит, задающий вариант учёта, и в настройках НСИ. Характеристики задаются для вида номенклатуры или индивидуально.
• В Бухгалтерии 3.0 возможности по характеристикам и сериям ограничены складским функционалом конфигурации. Если учёт сложный, с размерами и партиями, его полноценно ведут в УТ или ERP, а в бухгалтерию данные переносят обменом.

Группы и иерархия справочника

Справочник номенклатуры почти всегда иерархический: позиции раскладывают по папкам-группам, чтобы в списке не было каши из тысяч строк.

Чтобы создать папку , в списке нажмите Создать группу (рядом с кнопкой «Создать»). Группа — это только контейнер, в документы она не подбирается. Внутрь группы складывают элементы и вложенные подгруппы.

Разумная структура групп:

• по типу товара — «Бытовая техника», «Инструмент», «Расходные материалы»;
• по назначению — «Товары для перепродажи», «Материалы», «Услуги»;
• по поставщику — если ассортимент удобнее делить так.

Не путайте группу справочника и номенклатурную группу. Группа справочника — это папка для удобного поиска. Номенклатурная группа — это аналитика для счетов учёта выручки и себестоимости (счета 90 и 20): по ней в бухгалтерии разворачиваются доходы и расходы в отчётности. Одна позиция лежит в одной папке справочника, но может относиться к любой номенклатурной группе.

Глубокую вложенность папок делать не стоит: три-четыре уровня хватает, дальше поиск позиции становится медленнее ручного перебора. Быстрее всего находить товар не по дереву групп, а через строку поиска над списком — по части наименования или артикула.

Счета учёта, аналитика и дополнительные реквизиты

Чтобы товар правильно вставал на проводки, в бухгалтерии нужны счета учёта номенклатуры. Они хранятся в отдельном регистре Справочники → Счета учёта номенклатуры и задаются не по каждой карточке, а по правилам: для группы, вида номенклатуры, склада или организации.

Типичный набор счетов для товара на перепродажу:

• счёт учёта — 41.01 «Товары на складах»;
• счёт доходов — 90.01;
• счёт расходов/себестоимости — 90.02;
• счёт НДС по реализации — 90.03.

Если для группы «Товары» задано правило со счётом 41.01, каждая новая позиция в этой группе автоматически получит нужные счета — вручную в карточке ничего прописывать не придётся.

Когда стандартных полей карточки не хватает, подключают дополнительные реквизиты и сведения (Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения, механизм нужно предварительно включить). Разница между ними:

• дополнительный реквизит хранится в самой карточке и виден в ней (например, «Гарантийный срок»);
• дополнительное сведение хранится отдельно и в карточке не отображается как поле — его используют для служебных пометок.

Так в карточку добавляют свойства, которых нет в типовой конфигурации, не меняя саму конфигурацию.

Ошибки, которые всплывают позже

Некоторые промахи при заведении карточки не видны сразу — они проявляются в проводках, остатках и отчётах через недели. Вот как они выглядят и чем их ловить.

Задвоенные позиции. Один товар заведён дважды под разными кодами. Остаток рассыпается: часть на одной карточке, часть на другой, и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 показывает лишние строки. Ловится отчётом по остаткам с сортировкой по наименованию — похожие строки сразу видны рядом. Лишнюю карточку не удаляют (на ней движения), а помечают на удаление и переносят остатки документом.

Не та ставка НДС. В карточке осталась ставка по умолчанию, не соответствующая товару. При реализации в счёт-фактуру попадает неверный налог, а НДС в декларации не сходится. Проверяется сверкой счёта 90.03 с книгой продаж. Ставку правят в карточке, но уже оформленные документы придётся перепровести.

Цена не установлена или установлена задним числом. Если на дату продажи нет действующей цены нужного типа, поле в документе пустое, и менеджер проставляет сумму вручную — часто с ошибкой. Внесённая задним числом цена может перебить уже оформленные продажи. Прежде чем менять цену ретроспективно, проверьте, какие документы на эту дату уже проведены.

Характеристики или серии включили поздно. Товар уже продавали без разреза, а потом включили учёт по характеристикам. Старые остатки оказываются «без характеристики», новые — с ней, и общий остаток по позиции не сходится по разрезам. Поэтому решение о характеристиках принимают до начала продаж.

Нет правил для счетов учёта. Если для группы не задано правило в регистре счетов учёта, новая позиция попадает в документ без счёта, и провести его не получается. Настройте правило на уровне группы один раз — и все позиции внутри получат счета автоматически.

Частые вопросы