Новый покупатель в 1С 8.3: карточка контрагента, договор и банковский счёт

Чтобы создать нового клиента в 1С: Бухгалтерии 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, введите ИНН и нажмите Заполнить. Программа сама подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из ЕГРЮЛ. Останется проверить вид контрагента, добавить договор и банковский счёт.

Вся процедура для обычного российского покупателя занимает пару минут. Дольше бывает с иностранцами, обособленными подразделениями и физлицами без ИНН: там автозаполнение не сработает и реквизиты придётся вводить руками. Ниже — по порядку, с разбором мест, где чаще всего ошибаются.

Какой вид клиента выбрать до создания карточки

Клиент в 1С — это элемент справочника «Контрагенты». Один и тот же справочник хранит и покупателей, и поставщиков: отдельного списка «клиенты» в Бухгалтерии нет. Покупателем контрагента делает договор с видом «С покупателем», а не галочка в карточке.

Первое, что спрашивает карточка, — вид контрагента. От него зависит, какие поля появятся и что попадёт в счета-фактуры и отчётность.

Пошагово: добавляем клиента в справочник «Контрагенты»

Ниже шаги для Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». Для Управления торговлей 11 отличия разобраны отдельным разделом.

Шаг 1. Откройте список

1. Раздел Справочники → группа Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Если ведёте группы (например, «Покупатели», «Поставщики», «Бюджет»), сначала встаньте в нужную папку. Новый элемент создастся в ней.
3. Нажмите Создать.

Шаг 2. Заполните по ИНН

1. В поле ИНН вбейте номер без пробелов.
2. Нажмите Заполнить рядом с полем.
3. Программа обратится к сервису 1С:Контрагент и заполнит наименование, полное наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, а для компаний — руководителя.

Автозаполнение работает при подключённой интернет-поддержке (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы) и действующей подписке ИТС. Без неё кнопка не сработает и все поля придётся вводить вручную.

Шаг 3. Поправьте наименование

Поле Наименование — это то, что вы видите в списках и документах. Его можно сократить до удобного вида: «Ромашка ООО», «Иванов ИП». Полное наименование не трогайте: оно идёт в печатные формы, счета-фактуры и УПД.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите Записать. Пока карточка не записана, ссылки «Договоры», «Банковские счета» и «Контактные лица» неактивны или пусты: подчинённые элементы не к чему привязать.

Шаг 5. Создайте клиента прямо из документа

Если вы уже выписываете счёт или реализацию, не обязательно уходить в справочник. В поле Контрагент документа начните вводить ИНН или название. Если совпадений нет, в выпадающем списке будет команда создания нового элемента: откроется та же карточка, после записи клиент сразу подставится в документ.

Реквизиты клиента: что обязательно, а что можно отложить

Жёстко обязательных полей у карточки немного: программа запишет контрагента даже с одним наименованием. Но неполная карточка аукнется позже, при выставлении счёта-фактуры или выгрузке в ЭДО.

Без чего нельзя выставлять документы:

• 🔹 ИНН и КПП — реквизиты покупателя в счёте-фактуре по статье 169 НК РФ. Без них счёт-фактура составлен с нарушением.
• 🔹 Полное наименование — в том виде, как в ЕГРЮЛ.
• 🔹 Юридический адрес — печатается в счёте-фактуре и УПД.
• 🔹 Страна регистрации — от неё зависят проверки ИНН и порядок НДС.

Что заполнить сразу, хотя программа не требует:

• 📞 Телефон и электронная почта — нужны, чтобы отправлять счета из 1С по почте одной кнопкой.
• 📦 Фактический адрес и адрес доставки — подставляются в товарно-транспортные документы.
• 👤 Контактные лица с должностями — пригодятся для доверенностей и переписки.

Что можно оставить пустым:

• ОКПО — нужен в редких унифицированных формах.
• Дополнительная информация и комментарий — по желанию.

Договор и банковский счёт клиента

Карточка контрагента — это только «кто». Условия расчётов живут в договоре, а платёжные реквизиты — в банковском счёте. Оба создаются из карточки клиента после её записи.

Договор с покупателем

1. В карточке перейдите по ссылке Договоры → Создать.
2. Вид договора — «С покупателем». Это главное поле: от вида зависят счета учёта расчётов и то, в каких документах договор будет доступен для выбора.
3. Укажите номер и дату договора по бумажному экземпляру. Наименование программа соберёт сама, но его можно переписать.
4. Валюта расчётов — рубли или валюта. Для договоров в условных единицах отметьте соответствующую настройку: от неё зависит пересчёт задолженности.
5. При необходимости задайте срок оплаты — он нужен для отчётов по просроченной дебиторке.
6. Запишите договор.

Если договор у клиента один, программа подставит его в документы автоматически. Когда договоров несколько, следите, какой выбран в счёте: ошибка в договоре даёт «висящие» остатки на 62-м счёте в разрезе договоров.

Банковский счёт

1. Ссылка Банковские счета → Создать.
2. Введите БИК — банк, корреспондентский счёт и город подтянутся из классификатора банков.
3. Введите номер расчётного счёта — 20 цифр. Программа проверяет его ключ вместе с БИК и подсветит ошибку.
4. Запишите. Если счетов несколько, отметьте основной — он будет подставляться в платёжные документы.

Счёт клиента нужен не всегда: покупатель платит вам, и в ваших платёжках фигурирует его счёт только при возвратах. Но при загрузке выписки банка программа сопоставляет плательщика по ИНН и счёту, и заполненный счёт ускоряет разноску.

Клиент в Управлении торговлей 11: партнёр и контрагент

В УТ 11 клиент описывается двумя справочниками, и это главный источник путаницы при переходе с Бухгалтерии:

• Партнёр — «с кем работаем» в управленческом смысле: группа компаний, менеджер, история продаж, соглашения о ценах.
• Контрагент — юридическое лицо или ИП, на которое выписываются документы. У одного партнёра может быть несколько контрагентов, например три ООО одного холдинга.

Порядок такой: сначала создаётся партнёр с отметкой, что это клиент, потом к нему привязывается контрагент с ИНН и КПП. Если в настройках учёта отключено ведение нескольких контрагентов на партнёра, программа заводит контрагента вместе с партнёром одной формой — это удобно для небольших оптовиков.

Условия продаж (цены, скидки, сроки оплаты) в УТ задаются соглашением с клиентом, а договор с контрагентом используется, если расчёты нужно вести по конкретным договорам. Поэтому для клиента в УТ проверьте три вещи: партнёр, контрагент, соглашение или договор.

Как ускорить создание клиентов

Если клиентов десятки в неделю, ручной ввод каждого — лишняя трата времени. Есть несколько штатных способов.

Копирование карточки

Встаньте на похожего клиента в списке и нажмите F9 или команду копирования. Создастся новый элемент с теми же реквизитами. Обязательно перебейте ИНН, КПП и наименования — копия наследует всё, включая адрес.

Создание из банковской выписки

При загрузке выписки из клиент-банка программа ищет плательщика по ИНН. Если такого контрагента нет, обработка предлагает создать его по данным выписки: наименование, ИНН, КПП и банковский счёт. Договор при этом создаётся основной — проверьте его вид.

Создание из входящего электронного документа

Когда через 1С-ЭДО приходит документ или приглашение от незнакомой компании, программа предлагает сопоставить отправителя с существующим контрагентом или создать нового по данным из документа.

Массовая загрузка из Excel

Для разовой загрузки большого списка (переход с другой программы, импорт базы клиентов из CRM) используют обработку «Загрузка данных из табличного документа». Она выпускается фирмой 1С как внешняя обработка и открывается через Файл → Открыть.

1. Подготовьте таблицу: одна строка — один клиент, колонки «Наименование», «ИНН», «КПП», «Полное наименование».
2. В обработке выберите справочник «Контрагенты» и режим загрузки.
3. Сопоставьте колонки таблицы с реквизитами справочника.
4. Включите поиск существующих элементов по ИНН, чтобы не создать дубли.
5. Загрузите на копии базы, проверьте результат, потом повторите в рабочей.

После загрузки контрагенты будут без договоров и с неполными реквизитами. Обновить их данные пакетно поможет та же кнопка Заполнить — но в каждой карточке отдельно.

Как проверить, что клиент заведён правильно

Карточка записалась — это ещё не значит, что с ней можно работать. Перед первым документом пройдитесь по короткому списку.

Сервис проверки контрагентов

Если в базе включена проверка контрагентов (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, блок проверки контрагентов), 1С сверяет ИНН и КПП с данными ФНС. Ошибочный или ликвидированный контрагент выделяется в списках и документах. Включите сервис, если ещё не включён: он ловит не только опечатки, но и компании, которые прекратили деятельность.

Пробный документ

Создайте счёт покупателю на 1 рубль, распечатайте и посмотрите шапку: наименование, ИНН/КПП, адрес. Документ проводить не нужно, после проверки пометьте его на удаление. Так вы увидите карточку глазами клиента до того, как отправите настоящий счёт.

Поиск дублей

Раз в квартал полезно запускать обработку Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Задайте поиск по ИНН и КПП: она найдёт контрагентов, заведённых дважды, и предложит объединить их с заменой ссылок в документах.

Ошибки при создании клиентов, которые потом дорого исправлять

• ❌ Клиент заведён как физлицо, а это ИП. В книге продаж и декларации по НДС такой покупатель будет без ИНН. Меняйте вид контрагента в карточке и перезаполняйте по ИНН.
• ❌ Филиал заведён отдельным юрлицом с тем же ИНН. Сервис проверки и поиск дублей начнут ругаться, а сверка взаиморасчётов развалится на два контрагента. Правильно — обособленное подразделение с головным контрагентом.
• ❌ Договор с видом «С поставщиком» для покупателя. Такой договор не появится в реализации, а если его выбрать в оплате, деньги лягут на 60-й счёт вместо 62-го.
• ❌ Изменили наименование «задним числом». Если у компании сменилось название, не переписывайте старую карточку молча: в Бухгалтерии есть история изменения наименования, чтобы старые документы печатались со старым названием.
• ❌ Клиента завели в папке «Поставщики». Это не ошибка учёта, но отчёты и отборы по группам начинают врать. Переместите элемент в нужную группу перетаскиванием.

Частые вопросы