Новый пользователь в 1С 8.3: добавление, права доступа и пароль
Содержание
Нового пользователя в 1С 8.3 создают в режиме Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают полное имя, имя для входа и пароль, затем через кнопку «Права доступа
» включают сотрудника в нужные группы доступа. Делать это может только пользователь с правами администратора.
Типичная ситуация: в отдел пришёл второй бухгалтер, а все до сих пор работают под одной учётной записью «Администратор». Через месяц уже не понять, кто провёл документ задним числом и кто удалил контрагента. Отдельная учётная запись для каждого сотрудника решает это за 5 минут, если знать порядок действий.
Что подготовить перед созданием пользователя в 1С
Перед тем как открывать список пользователей, ответьте на три вопроса. От ответов зависит, где и как вы будете работать.
1. Есть ли у вас права администратора. Раздел «Настройки пользователей и прав» доступен только администратору. Если вы его не видите в разделе Администрирование, у вашей учётной записи прав не хватает. Попросите того, кто внедрял базу, или старшего бухгалтера с полными правами.
2. В каком режиме создавать. Есть два пути:
| Способ | Когда подходит | Риски |
|---|---|---|
| Режим Предприятие, справочник «Пользователи» | Типовые конфигурации: Бухгалтерия, ЗУП, УТ, Комплексная автоматизация | Почти нет, это штатный путь |
Конфигуратор, Администрирование → Пользователи | Самописные и сильно доработанные базы, база без списка пользователей, аварийный вход | В типовой базе пользователь не попадёт в справочник и не получит групп доступа |
Для типовых конфигураций создавайте пользователей только в режиме Предприятие. Там права выдаются через группы доступа, и Конфигуратор о них ничего не знает.
3. Что будет делать сотрудник. Заранее запишите, с какими разделами он работает: только банк и касса, вся бухгалтерия, зарплата, или ему нужен только просмотр отчётов. Это определит профиль прав.
Сделайте копию базы перед первым массовым изменением прав. Если ошибиться с группами доступа администратора, можно потерять вход в раздел настроек.
Как добавить нового пользователя в 1С: пошаговый порядок
Инструкция подходит для Бухгалтерии предприятия 3.0, ЗУП 3, УТ 11 и других типовых конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем. Названия разделов в них совпадают.
Шаг 1. Откройте список пользователей
Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Нажмите ссылку «Пользователи». Откроется список всех учётных записей базы.
Шаг 2. Создайте карточку
Нажмите «Создать». В карточке заполните:
- 👤 Полное имя — фамилия и имя сотрудника, например «Смирнова Ольга». Так он будет виден в списках и в поле «Ответственный» документов.
- ✅ Вход в программу разрешён — флажок должен стоять, иначе учётная запись будет просто записью справочника.
- 🔑 Имя для входа — короткое имя без пробелов:
smirnova,o.smirnova. Программа предложит его сама по полному имени. - 👁 Показывать в списке выбора — если флажок стоит, имя появится в выпадающем списке при запуске. Для базы на 3–5 человек это удобно, для большой организации лучше убрать.
Шаг 3. Выберите способ проверки
Обычно отмечают флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задают пароль кнопкой «Установить пароль
». Если в организации есть домен Windows, можно дополнительно включить аутентификацию операционной системы и указать доменную учётную запись в формате \\DOMAIN\o.smirnova. Тогда сотрудник будет входить без ввода пароля.
Шаг 4. Запишите карточку
Нажмите «Записать». Только после записи становится активной кнопка «Права доступа». Через неё и выдаются права, о них — в следующем разделе.
Пользователь без групп доступа войдёт в программу, но увидит пустой рабочий стол или получит сообщение о нехватке прав. Это не ошибка создания: просто права ещё не выданы.
Создание пользователя через Конфигуратор: когда это нужно
Конфигуратор нужен в трёх случаях:
- 🛠 база нетиповая или сильно переписана, справочника «Пользователи» в ней нет;
- 🚪 нужно попасть в базу, где все администраторы забыли пароли (при наличии доступа к Конфигуратору);
- 🆕 в базе вообще нет пользователей, и её нужно закрыть паролем.
Порядок такой. Откройте базу в Конфигураторе, выберите в меню Администрирование → Пользователи и нажмите «Добавить». На вкладке «Основные» укажите имя, полное имя, пароль и флажок «Показывать в списке выбора». На вкладке «Прочие» отметьте роли и основной интерфейс.
Первый пользователь в пустом списке обязательно должен получить административную роль. Обычно это «Полные права» вместе с «Администратор системы». Платформа не даст записать первого пользователя без административных прав: иначе вы бы сами закрыли себе вход.
Если создать пользователя в Конфигураторе для типовой базы и не добавить его в справочник, при входе программа может сообщить, что пользователь не найден или не имеет прав. Исправление простое: зайдите в режим Предприятие администратором, откройте список пользователей и создайте карточку с тем же именем для входа — программа предложит сопоставить её с существующей учётной записью.
Права доступа нового пользователя: профили и группы
В типовых конфигурациях права не ставят галочками у конкретного человека. Схема трёхуровневая:
| Уровень | Что это | Пример |
|---|---|---|
| Роль | Атомарное право на объект | Чтение справочника «Контрагенты» |
| Профиль групп доступа | Набор ролей под должность | «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» |
| Группа доступа | Профиль + список сотрудников + ограничения | «Бухгалтеры ООО Ромашка» |
Сотрудник получает права, когда вы добавляете его в группу доступа.
Как выдать права
- В карточке пользователя нажмите «Права доступа».
- Отметьте флажками нужные группы. Для рядового бухгалтера это обычно группа на основе профиля «Бухгалтер», для главного — «Главный бухгалтер».
- Нажмите «Записать».
Если подходящей группы нет, создайте её: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать. Выберите профиль, на вкладке «Участники» добавьте сотрудников.
Когда нужен свой профиль
Поставляемые профили закрывают большинство задач. Свой профиль нужен, когда типовой даёт лишнее или не даёт нужного. Например, кассиру нужно только оформлять кассовые ордера, а профиль «Бухгалтер» откроет ему всю учётную часть.
Поставляемые профили не редактируют. Откройте Профили групп доступа, выделите похожий, нажмите «Скопировать» и уберите лишние роли в копии. Так обновление конфигурации
не затрёт ваши правки.
Ограничения по организациям
Если в одной базе ведётся несколько фирм, бухгалтеру можно открыть только свою. Для этого в настройках пользователей и прав включают ограничение доступа на уровне записей. После этого в группе доступа появляется вкладка с видами доступа, где выбирают разрешённые организации.
Включение ограничения на уровне записей в большой базе запускает долгое обновление служебных данных. Делайте это вечером или в выходные, когда в базе нет людей.
Защита закрытого периода
Новому сотруднику редко нужно править прошлые кварталы. В Бухгалтерии предприятия для этого есть дата запрета изменения: Администрирование → Проведение документов, флажок «Дата запрета изменения». Можно задать одну дату для всех или отдельные даты по пользователям.
Практичный вариант для небольшой бухгалтерии:
- 🔒 для всех пользователей — последний день прошлого отчётного квартала;
- 🔓 для главного бухгалтера — запрет не устанавливать или поставить дату на квартал раньше.
Тогда новый бухгалтер случайно не перепроведёт документы, по которым уже сдана отчётность. А главный бухгалтер сможет внести исправление, если оно действительно нужно.
Сколько групп заводить
Ориентир для фирмы на 5–10 человек — 3–4 группы доступа: администраторы, главный бухгалтер, бухгалтеры, сотрудники с правом только на просмотр. Больше групп обычно означает, что права выдают под каждого человека отдельно, и через полгода в них уже никто не разберётся.
Пароль и настройки безопасности входа
Пароль задают в карточке пользователя кнопкой «Установить пароль». Безопаснее, чем придумывать его за сотрудника, сделать так:
- Задайте временный пароль и передайте его лично, не в общий чат.
- Отметьте в карточке требование сменить пароль при следующем входе.
- При первом запуске сотрудник придумает свой пароль, и администратор его знать не будет.
Общие требования к паролям задаются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там обычно доступны:
- 🔢 минимальная длина пароля (разумный минимум — 8 символов);
- 🔣 проверка сложности: буквы разного регистра, цифры, спецсимволы;
- 📅 максимальный срок действия пароля, после которого программа попросит его сменить;
- ⏳ запрет входа для учётных записей, которыми давно не пользовались.
Не делайте одну учётную запись на двоих, даже если сотрудники работают посменно. Число пользователей в списке не ограничивает лицензия: клиентские лицензии считаются по одновременно открытым сеансам, а не по записям в справочнике.
Когда человек увольняется, не удаляйте его карточку. Его имя стоит в документах как ответственного. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» и запишите карточку — учётная запись останется в истории, но войти под ней не получится.
Группы пользователей: порядок при большом штате
Группы пользователей и группы доступа — разные вещи. Первые нужны для порядка в списке: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел продаж». Вторые выдают права.
Группы пользователей по умолчанию могут быть выключены. Включите их флажком «Группы пользователей» в Администрирование → Настройки пользователей и прав. После этого список пользователей станет иерархическим.
Удобный приём: в группу доступа можно добавить не отдельного человека, а целую группу пользователей. Новый кладовщик, которого вы поместили в группу «Склад», сразу получит все складские права. Для базы на 20–50 человек это сильно сокращает ручную работу.
Проверка: тестовый вход под новым пользователем
Не отпускайте сотрудника работать, пока не проверили его права сами. Порядок проверки:
- Закройте свой сеанс или запустите вторую копию программы.
- В окне запуска выберите базу и войдите под новым именем.
- Пройдите по разделам, с которыми он будет работать: откройте журнал документов , создайте и проведите тестовый документ, сформируйте отчёт.
- Попробуйте открыть то, что ему запрещено, например зарплату. Должно появиться сообщение о нехватке прав.
- Пометьте тестовый документ на удаление.
Для быстрой проверки удобно запускать базу из командной строки с указанием пользователя:
"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Bases\Buh" /N"smirnova" /P"Temp2026!"
Для серверной базы вместо /F указывают /S"server\base". Пароль в командной строке виден в истории, поэтому используйте такой запуск только с временным паролем.
Если новый пользователь не может войти
Если ничего из списка не подошло, войдите администратором и откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отберите события по имени пользователя — там будет точная причина отказа во входе.