Новая база 1С:Розница с нуля: от установки платформы до первого чека

Чтобы создать новую базу 1С:Розница, установите платформу 1С:Предприятие 8.3, затем шаблон конфигурации «Розница» из дистрибутива. После этого в окне запуска нажмите Добавить → «Создание новой информационной базы» → «Создание информационной базы из шаблона» и выберите чистую конфигурацию, а не демо. На всё уходит 15–20 минут, если дистрибутивы уже скачаны.

Типичная ситуация: магазин открывает вторую точку или переезжает со старой программы, и бухгалтер получает задачу «завести Розницу». Сама база создаётся быстро. Больше времени уходит на то, что после: организация, магазины, цены, касса и права кассиров. Ниже весь путь по порядку, до первой продажи.

Что подготовить до создания базы: поставка, редакция, тип базы

Сначала проверьте, что именно у вас куплено. От поставки зависит, сколько людей смогут работать и можно ли настроить права.

Что нужно иметь на руках:

• 📦 дистрибутив платформы 8.3 нужной версии (требования к версии платформы указаны в описании релиза конфигурации);
• 📦 дистрибутив конфигурации «Розница» (папка с setup.exe шаблона);
• 🔑 лицензия: программная (пин-код) или USB-ключ;
• 🗂 реквизиты организации, список магазинов и касс, выгрузка товаров из старой программы или прайса.

Файловая или клиент-серверная база . Для одного-трёх рабочих мест в одном помещении хватает файловой базы в общей папке. Если касс больше 5–7 или магазины работают удалённо через терминальный сервер , выбирают клиент-серверный вариант с СУБД. Его разворачивает администратор, а не бухгалтер.

Установка платформы и создание базы 1С:Розница из шаблона

Шаг 1. Установите платформу

1. Запустите setup.exe из дистрибутива платформы.
2. В списке компонентов оставьте «1С:Предприятие». Компонент сервера нужен только для клиент-серверного варианта.
3. Язык интерфейса — «Русский».
4. В конце установщик предложит драйвер защиты HASP — соглашайтесь, только если у вас USB-ключ.

Шаг 2. Установите шаблон конфигурации

Запустите setup.exe из папки конфигурации «Розница». Он ничего не создаёт в базах, а лишь кладёт шаблон в каталог шаблонов, по умолчанию это %APPDATA%\1C\1cv8\tmplts. Каталог можно поменять при установке.

Шаг 3. Создайте информационную базу

1. Откройте ярлык «1С:Предприятие».
2. Нажмите Добавить → «Создание новой информационной базы».
3. Выберите «Создание информационной базы из шаблона».
4. Раскройте ветку «Розница» и нужный номер релиза. Внутри будет два пункта: сама конфигурация и демо-база. Выберите без слова «демо».
5. Задайте имя, например «Розница — Магазин на Ленина».
6. Укажите тип расположения «На данном компьютере или на компьютере в локальной сети» и каталог базы.
7. Язык и параметры запуска оставьте по умолчанию → Готово.

Если шаблона нет в списке. Значит, на шаге 2 его поставили в другой каталог. В окне создания базы нажмите кнопку настройки каталогов шаблонов (или в окне запуска Настройка) и добавьте путь, куда устанавливался шаблон.

Если шаблона нет вообще, а есть файл .cf или .dt от партнёра: создайте пустую базу («Создание информационной базы без конфигурации»), откройте Конфигуратор и загрузите файл через меню Конфигурация → Загрузить конфигурацию из файла для .cf или Администрирование → Загрузить информационную базу для .dt.

Первый запуск новой базы Розницы и настройка параметров

При первом входе программа несколько минут выполняет начальное заполнение: создаёт классификаторы, виды цен по умолчанию, служебные данные. Не прерывайте процесс, даже если кажется, что окно зависло.

После этого заполните основу учёта в таком порядке:

1. Организация. Раздел «Нормативно-справочная информация» → «Организации». ИНН, КПП, ОГРН, адрес, система налогообложения. Если организаций несколько (ИП и ООО), заведите обе.
2. Магазины. Справочник «Магазины» в том же разделе. Для каждого магазина указывается склад, вид цен и организация по умолчанию.
3. Склады. Обычно один склад на магазин. Отдельный склад нужен, если товар хранится вне торгового зала и вы хотите видеть остатки раздельно.
4. Виды цен. Минимум два: закупочная и розничная. Розничную назначьте ценой продажи магазина.
5. Учётные параметры. В разделе «Администрирование» включите только то, чем пользуетесь: характеристики номенклатуры, серии, маркировка, дисконтные карты, подарочные сертификаты, работа с весовым товаром.

Что проверить в настройках до первого документа

Загрузка справочников и номенклатуры в новую базу

Товары вручную заводят, только если их меньше сотни. В остальных случаях загружают.

Способ 1. Из таблицы Excel. В списке номенклатуры откройте меню Ещё и найдите команду загрузки данных из файла. Программа покажет пустую таблицу: вставьте в неё колонки из Excel, сопоставьте их с реквизитами и нажмите загрузку.

Минимальный набор колонок:

• 🏷 наименование;
• 🔢 артикул;
• 📏 единица измерения;
• 📊 штрихкод;
• 💸 ставка НДС;
• 🗂 вид номенклатуры (товар, услуга, весовой товар).

Цены и остатки загружаются отдельно, документами, а не в карточку товара.

Способ 2. Обмен с другой программой 1С. Если номенклатура уже ведётся в 1С:Управление торговлей или 1С:Бухгалтерии, настройте синхронизацию данных в разделе «Администрирование». Справочники придут сами, а Розница дальше будет отправлять продажи в центральную базу.

Способ 3. Перенос из старой программы. Из другой учётной системы проще выгрузить остатки в Excel и загрузить способом 1. Готовые обработки переноса есть у партнёров 1С и у разработчиков старых программ.

Начальные остатки и цены

1. Документом поступления или оприходования внесите остатки на дату начала работы. Удобно брать последний день перед стартом, например 31-е число.
2. Документом «Установка цен номенклатуры» задайте розничные цены. В документе есть заполнение по поступлению и по товарам с остатками.
3. Сверьте отчётом по остаткам товаров количество с инвентаризационной описью.

Пользователи, рабочие места и права доступа

В Базовой поставке этот шаг пропускается: пользователь один. В ПРОФ настройте его до того, как кассир сядет за компьютер.

Пользователи. Раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Первым создайте администратора с полными правами. Пока в базе нет ни одного пользователя, вход свободный.

Группы доступа. Права назначают не по одному флажку, а профилями. Типовая раскладка:

Названия готовых профилей зависят от релиза. Найдите их в списке профилей групп доступа и при необходимости скопируйте и доработайте копию.

Рабочее место. Каждый компьютер, где запускается 1С, программа запоминает как отдельное рабочее место. К нему привязываются касса, сканер и весы. Поэтому оборудование настраивают на том компьютере, где оно стоит, а не удалённо с ноутбука администратора.

Подключение кассы, сканера и другого оборудования к 1С:Рознице

Оборудование подключается в разделе «Администрирование», группа настроек РМК и подключаемого оборудования. Для каждого устройства выбирается тип, драйвер и рабочее место.

Порядок для онлайн-кассы:

1. Установите драйвер производителя ККТ на компьютер кассира (например, драйвер АТОЛ или Штрих-М). Версию сверяйте с перечнем поддерживаемого оборудования в описании релиза.
2. В списке подключаемого оборудования создайте устройство с типом «Фискальный регистратор» или «ККТ с передачей данных».
3. Выберите драйвер, нажмите Настроить, укажите порт и выполните тест устройства.
4. Создайте в справочнике «Кассы ККМ» кассу магазина и свяжите её с устройством.
5. Пробейте тестовый чек на 1 рубль и сразу возврат, затем проверьте, что чек дошёл в ОФД.

Касса должна быть зарегистрирована в ФНС и передавать чеки через оператора фискальных данных. Это требование 54-ФЗ, и 1С здесь лишь передаёт данные в ККТ.

Другое оборудование:

• 🔍 Сканер штрихкодов. Проще всего в режиме эмуляции клавиатуры: подключение «из коробки». Через COM-порт или драйвер — если нужен префикс и суффикс для надёжного распознавания.
• ⚖️ Весы. Весы с печатью этикеток выгружают товары, простые весы передают вес в РМК.
• 💳 Эквайринговый терминал. Подключается отдельным драйвером банка; без него оплату картой придётся подтверждать вручную.
• 🖥 Дисплей покупателя. Опционально, для показа суммы.

Первые документы: запуск 1С:Розницы в работу

Когда справочники, цены и касса готовы, пройдите короткий пробный цикл. Лучше в нерабочее время.

1. Приёмка товара. Документ поступления от поставщика: поставщик, склад, товары, цены. Проведите и проверьте остатки.
2. Открытие смены. В РМК кассир открывает смену. Программа отправляет команду на ККТ.
3. Продажа. Сканируем товар, выбираем вид оплаты, пробиваем чек.
4. Возврат. Возврат по чеку той же смены, чтобы кассир знал, где эта кнопка.
5. Закрытие смены. Программа печатает Z-отчёт и формирует «Отчёт о розничных продажах» за смену.
6. Сверка. Выручка в отчёте о розничных продажах = сумма в Z-отчёте = наличные в кассе плюс оплаты картой.

Если не нужна полноценная бухгалтерия. Розница не ведёт бухгалтерский и налоговый учёт и не сдаёт отчётность. Продажи и поступления выгружают в 1С:Бухгалтерию обменом или передают бухгалтеру отчётами. Это решают сразу, до первой продажи.

Ошибки при создании базы Розницы и как их избежать

Этих проблем нет в шагах выше, но они всплывают в первый месяц:

• ❌ База в папке пользователя на одном компьютере. Когда появляется вторая касса, базу приходится переносить. Сразу кладите её в общую папку или на сервер.
• ❌ Старый релиз «потому что так был скачан». Через месяц придётся обновляться последовательно через промежуточные релизы. Создайте базу на свежем.
• ❌ Нет регламента копий. Файловая база на кассовом компьютере теряется вместе с диском. Настройте ежедневную выгрузку .dt или копирование каталога базы при закрытом клиенте.
• ❌ Доработки в типовой конфигурации без нужды. Снятие с поддержки усложняет каждое обновление. Отчёты и печатные формы можно добавить внешними обработками.
• ❌ Все работают под одним пользователем. Невозможно понять, кто сделал возврат или изменил цену.

Частые вопросы