Новая база ЗУП 3.1: шаблон, первый запуск и стартовые данные

Новую базу 1С ЗУП создают из шаблона конфигурации: устанавливаете дистрибутив «Зарплата и управление персоналом», в окне запуска нажимаете Добавить → Создание новой информационной базы → Создание информационной базы из шаблона и выбираете нужный релиз ЗУП 3.1. Пустая база готова за несколько минут. Дальше работает помощник начальной настройки, а затем вы вносите организацию, структуру, сотрудников и стартовые данные.

С нуля базу заводят в трёх случаях: новая компания, переход с ЗУП 2.5 или с зарплаты в Бухгалтерии, отдельная база для обучения. Порядок общий, разница только в том, откуда берутся первичные данные.

Подготовка к созданию базы ЗУП: платформа, дистрибутив, лицензии

Создание базы упирается в три вещи: платформу, дистрибутив и лицензии. Проверьте их заранее, иначе процесс остановится на середине.

Платформа. Каждый релиз ЗУП 3.1 требует платформу 1С:Предприятие не ниже определённого номера. Этот номер указан в описании релиза, которое лежит в дистрибутиве. Если установленная платформа старее, база из шаблона создастся, но конфигурация не запустится.

Дистрибутив конфигурации. Его скачивают в личном кабинете по договору сопровождения или берут с диска поставки. Нужен именно полный дистрибутив (установочный комплект с setup.exe), а не файл обновления .cfu: из файла обновления новую базу не создать.

Лицензии. Для запуска нужна программная или аппаратная лицензия на платформу. Без неё 1С откроет окно с ошибкой получения лицензии, базу при этом создать можно, работать в ней — нет.

Для небольшой организации на 20–50 сотрудников с одним расчётчиком хватает файловой базы. Её позже можно перенести на сервер через выгрузку .dt.

Установка платформы и шаблона конфигурации ЗУП

Сначала ставится платформа, потом шаблон. Порядок важен: установщик шаблона ничего не знает о платформе, а окно запуска 1С увидит шаблон только после его распаковки.

1. Установите платформу 1С:Предприятие 8.3 нужного номера. Компонент «1С:Предприятие» обязателен, «Сервер» — только для клиент-серверного варианта.
2. Распакуйте архив дистрибутива ЗУП и запустите setup.exe.
3. Установщик предложит каталог шаблонов. По умолчанию это %APPDATA%\1C\1cv8\tmplts. Оставьте его, если нет причины менять.
4. Дождитесь окончания распаковки. В каталоге появится папка вида 1c\HRM\3_1_xx_yy с файлом 1Cv8.cf и демонстрационной базой.

Если шаблона по какой-то причине нет, обходной путь такой: создайте пустую базу без конфигурации, откройте её в Конфигураторе и загрузите файл 1Cv8.cf командой Конфигурация → Загрузить конфигурацию из файла. Результат тот же, что и при создании из шаблона.

Создание информационной базы и её параметры

В окне запуска 1С нажмите Добавить. Дальше мастер ведёт по экранам:

1. Выберите Создание новой информационной базы → Далее.
2. Отметьте Создание информационной базы из шаблона. В дереве раскройте «Зарплата и управление персоналом».
3. Выберите вариант:
   • 🗂️ сама конфигурация — пустая рабочая база;
   • 🎓 демонстрационная — база с вымышленной организацией «для потренироваться».
4. Укажите номер релиза, если установлено несколько. Берите последний.
5. Введите название базы — оно будет видно в списке. Например, «ЗУП — ООО Ромашка (рабочая)».
6. Выберите размещение: на этом компьютере или в локальной сети (файловая) либо на сервере 1С:Предприятия.
7. Для файловой базы укажите пустую папку. Для серверной — кластер, имя базы, параметры СУБД.
8. Язык оставьте русским, режим запуска — «Выбирать автоматически». Нажмите Готово.

Не держите рабочую и демонстрационную базу под похожими названиями. Расчётчики регулярно проводят настоящую зарплату в демо-базе и замечают это только при сверке с бухгалтерией.

Для файловой базы в сетевой папке проверьте права: у каждого пользователя Windows должно быть право на чтение и запись в каталог базы. Иначе второй пользователь получит ошибку доступа к файлу.

Первый запуск: помощник начальной настройки

При первом входе в пустую базу ЗУП 3.1 сначала завершается обработка обновления данных, затем открывается помощник начальной настройки программы. Он задаёт вопросы по шагам. Ответы потом можно изменить, но часть из них влияет на то, как программа будет хранить данные, поэтому отвечайте осознанно.

Что спрашивает помощник и на что это влияет:

• 🏢 Организация — реквизиты, ИНН, КПП, регистрация в налоговом органе. Это основа всех отчётов.
• 📋 Кадровый учёт — вести ли штатное расписание, хранить ли его историю, контролировать ли кадровые документы по штатке.
• 💰 Расчёт зарплаты — какие виды начислений используются: премии, надбавки, оплата по среднему, сдельщина.
• 🔄 Откуда данные — начинаете ли вы учёт с нуля или переносите его из другой программы.

Если в последнем вопросе выбрать перенос из ЗУП 2.5 или Бухгалтерии, помощник предложит загрузить данные из старой базы. Для этого старая база должна быть доступна с этого компьютера.

После помощника создайте пользователей: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Первого пользователя сделайте администратором с полными правами, остальным дайте профили по ролям: кадровик, расчётчик. Пока в базе нет ни одного пользователя, она открывается без пароля любому, у кого есть доступ к папке.

Справочники и стартовые данные

Помощник создаёт каркас. Наполнять базу придётся вручную или загрузкой. Порядок такой, потому что каждый следующий справочник ссылается на предыдущий:

1. Организация — проверьте карточку в Настройка → Организации: учётную политику, ставку взносов, территориальные условия.
2. Подразделения — Структура предприятия → Подразделения.
3. Должности и штатное расписание — если включили ведение штатного расписания, утвердите его до приёма сотрудников.
4. Сотрудники — Кадры → Сотрудники. Физическое лицо с паспортом, СНИЛС, ИНН, адресами.
5. Кадровые данные — приём на работу или, если люди уже работают, ввод начального состояния.

Последний пункт решает главный вопрос: начинаете вы с нового года или посреди года.

Если учёт начинается с 1 января

Достаточно ввести текущую кадровую расстановку. Для этого в ЗУП 3.1 есть документ «Начальная штатная расстановка»: в нём каждому сотруднику указывают подразделение, должность, дату приёма и начисления. Найти его можно через поиск по программе или в журнале кадровых документов.

Если учёт начинается посреди года

Кроме расстановки нужны накопленные с начала года данные:

• 🧾 доходы и удержанный НДФЛ по месяцам — для правильного расчёта налога и прогрессивной шкалы;
• 📊 база по страховым взносам — для предельной величины;
• 🏖️ остатки отпусков — сколько дней каждый сотрудник уже заработал и использовал;
• 📅 заработок за расчётный период — для отпускных и больничных в первые месяцы.

Эти суммы вводят документом «Перенос данных» или загружают из старой программы. Без них первый же больничный посчитается по МРОТ или с пустой базой, а НДФЛ — без учёта уже удержанного.

Как настроить начисления и кадровые документы

Основные настройки лежат в двух местах раздела Настройка:

• Настройка → Кадровый учёт — штатное расписание, номера и формы кадровых документов, контроль ставок.
• Настройка → Расчёт зарплаты — какие механизмы включены: удержания, займы, сдельная оплата, учёт по объектам.

После включения флажков в настройках появляются новые виды начислений. Сами начисления редактируют в Настройка → Начисления. Типовые виды — оклад по дням, оклад по часам, отпуск, больничный — уже есть, их не создают заново.

Свои начисления добавляйте только для того, чего нет в типовых: например, надбавки за классность с особой формулой. Для каждого нового вида заполните:

Отдельно настройте отражение зарплаты в бухгалтерском учёте, если данные будут выгружаться в 1С:Бухгалтерию. Способы отражения задаются в карточке организации, подразделения или начисления. Без этого выгрузка отработает, но проводки лягут на счёт по умолчанию.

Пробный месяц: как проверить новую базу

Не начинайте с реальной зарплаты за текущий месяц. Сначала посчитайте тестовый месяц на 3–5 сотрудниках с разными условиями: оклад, неполный месяц, отпуск, больничный.

Порядок проверки:

1. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» в разделе Зарплата и заполните его.
2. Откройте расчётный листок по каждому тестовому сотруднику.
3. Сверьте вручную: оклад пропорционально отработанным дням, НДФЛ 13% от дохода минус вычеты, взносы.
4. Посчитайте отпускные одному сотруднику и проверьте средний заработок: при переносе посреди года база должна подтянуться из перенесённых данных.

Пример проверки. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник отработал 11. Начислено 60 000 × 11 / 22 = 30 000 ₽. НДФЛ без вычетов: 30 000 × 13% = 3 900 ₽. К выплате: 26 100 ₽. Если программа показала другие цифры, ищите причину в графике работы или в дате приёма.

Резервные копии и обновление новой базы

Свежая база — подходящий момент, чтобы настроить копирование, пока данных мало.

Способы резервного копирования:

• 📦 выгрузка .dt в Конфигураторе: Администрирование → Выгрузить информационную базу;
• 🗄️ для файловой базы — копия папки с файлом 1Cv8.1CD, когда в базе никто не работает ;
• ⏰ для файловой базы — автоматическое копирование по расписанию из самой программы (Администрирование → Обслуживание);
• 🖥️ для серверной базы — регламентные копии средствами СУБД.

Хранить копии лучше не на том же диске, где лежит база.

Обновление. Если база создана из шаблона полугодовой давности, сразу обновите её до текущего релиза. Законодательство по зарплате меняется часто, а старые релизы считают по старым правилам. Обновлять можно автоматически через интернет -поддержку (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы) или вручную в Конфигураторе файлами .cfu, проходя релизы цепочкой. Перескочить через несколько релизов файлом обновления нельзя: каждый .cfu рассчитан на конкретные предыдущие версии.

Для типовой базы без доработок обновление занимает 10–30 минут. Перед каждым обновлением делайте выгрузку .dt.

Ошибки при создании базы ЗУП и что с ними делать

Частые вопросы