Новый график работы сотрудника в ЗУП 3.1: от календаря до табеля

Новый график работы в 1С:ЗУП 8.3 создают в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников кнопкой Создать. В карточке задают название, производственный календарь и способ заполнения: по неделям для пятидневки или по циклам для сменной работы. Затем указывают часы по дням, заполняют график на год и назначают его сотруднику кадровым документом.

Типичная ситуация: компания открывает склад с режимом «два через два» по 12 часов, а в базе есть только стандартная пятидневка. Табель по такому сотруднику выходит с неверной нормой, зарплату за месяц приходится пересчитывать вручную. Если создать график работы в 1С 8.3 ЗУП пошагово, норма, табель и оплата сойдутся сами.

Подготовка: производственный календарь и норма часов

График в ЗУП опирается на производственный календарь. Из него программа берёт праздники, переносы выходных и предпраздничные дни. Если календарь на нужный год пуст, график заполнится неправильно или не заполнится вовсе.

Где посмотреть: Настройка → Производственные календари. Откройте календарь «Российская Федерация» и переключите год.

Что проверить:

• 📅 Год заполнен. Праздники отмечены цветом, переносы выходных стоят на своих местах.
• 🔄 Календарь обновлён. При подключённой интернет-поддержке он загружается вместе с классификаторами. Новый год обычно появляется в конце текущего, когда правительство утверждает переносы.
• ✂️ Предпраздничные дни. По ТК РФ рабочий день перед праздником короче на 1 час. В календаре такой день отмечен отдельно, и пятидневка 40 часов даст в нём 7 часов.

Сама норма считается так. Пятидневка 40 часов — 8 часов в каждый рабочий день календаря. Если в месяце 21 рабочий день без предпраздничных, норма 21 × 8 = 168 часов. Эту цифру потом увидите в табеле.

Шаг 1. Создаём новый график работы в ЗУП

Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите Создать. Откроется карточка нового графика.

Основные поля карточки

Наименование стоит делать говорящим. Через год в списке будет десяток графиков, и «График 3» никто не опознает.

Пятидневка или шестидневка: заполнение по неделям

Способ «По неделям» подходит, когда режим повторяется каждую неделю. В шаблоне будет семь строк — с понедельника по воскресенье. Для каждого дня укажите количество часов.

Пример для пятидневки 36 часов (сокращённое время, например для медиков или молодёжи): понедельник — пятница по 7,2 часа, суббота и воскресенье — 0. Итого 7,2 × 5 = 36 часов.

Флажок учёта праздников оставьте включённым. Тогда 1 мая или 4 ноября в будний день станет выходным, а предпраздничный день — короче на час.

Сменный режим: заполнение по циклам

Для режимов «сутки через трое», «два через два», «три через три» выберите способ «По циклам произвольной длины». Тогда задаётся длина цикла в днях и часы для каждого дня цикла.

Примеры циклов:

Ключевое поле — дата отсчёта цикла. С неё программа начинает раскладывать шаблон. Если сотрудник по факту вышел на первую смену 3-го числа, а отсчёт стоит с 1-го, весь график съедет на два дня.

Праздники в сменном графике обычно не учитывают: смена выходит по циклу независимо от календаря. Работа в праздник оплачивается в повышенном размере, это ЗУП посчитает по графику автоматически.

Шаг 2. Настраиваем смены: время, перерывы, ночные часы

Если нужно учитывать ночные или вечерние часы, перерывы и точное время начала смены, включите в карточке графика расширенную настройку (флажок с таким смыслом расположен над шаблоном заполнения). После этого в шаблоне появятся колонки времени.

Что задаётся для каждого рабочего дня шаблона:

1. Время начала и окончания смены, например 08:00–20:00.
2. Перерывы с указанием, оплачиваются ли они.
3. Ночные часы. По ТК РФ ночь — с 22:00 до 06:00.
4. Вечерние часы, если в организации за них положена доплата.

Пример для суток через трое. Смена с 08:00 до 08:00 следующего дня, два неоплачиваемых перерыва по часу. Рабочих часов в смене 24 − 2 = 22. Ночных — 8 (с 22:00 до 06:00), если перерывы приходятся на дневное время. Если один перерыв попал на ночь, ночных станет 7.

Ночные часы в графике — основа для доплаты за работу ночью. Если их не указать, доплата за работу ночью не получит базу и вернёт ноль, хотя сотрудник отработал ночь.

Шаг 3. Заполняем график на год и правим отдельные дни

После настройки шаблона график нужно разложить по календарю. В карточке выберите год и выполните заполнение командой в форме графика. Программа построит помесячную таблицу: по каждому дню — часы, по каждому месяцу — итог дней и часов.

Проверьте итог по месяцам глазами:

• для пятидневки 40 часов норма месяца совпадает с производственным календарём;
• для 2/2 по 12 часов в 30-дневном месяце будет 15 рабочих смен по 12 часов, то есть 180 часов, плюс-минус одна смена в зависимости от даты отсчёта;
• для суток через трое — 7–8 смен по 22 часа, то есть 154–176 часов.

Отдельный день правится прямо в таблице: щёлкните по нему и измените часы. Так делают, если в организации внутренним приказом перенесли рабочий день.

Заполнение на следующий год

Каждый график заполняется на конкретный год. В декабре откройте все действующие графики и заполните их на новый год, как только обновится производственный календарь.

Изменили шаблон графика задним числом? Перезаполните только нужные месяцы и пересчитайте документы начисления за них. Закрытые периоды трогать без согласования с главным бухгалтером не стоит.

Шаг 4. Назначаем график сотрудникам

График сам по себе ни на что не влияет, пока он не назначен людям. Назначение делается кадровыми документами с датой, с которой график начинает действовать.

Перевод на новый график

Для одного сотрудника удобнее кадровый перевод: в нём меняется только график, остальное (должность, оклад) остаётся прежним. Дата перевода — первый день работы по новому режиму.

Если на новый график переходит вся смена или отдел, используйте документ изменения графика списком. В нём подбираются сотрудники, указывается новый график и дата. Один документ вместо двадцати переводов.

Индивидуальный график

Индивидуальный график нужен, когда человек работает не по общему шаблону в конкретном месяце: подменял коллегу, вышел на смены по договорённости. Документ составляется на месяц, в нём проставляются часы по дням именно этого сотрудника.

Норма при этом остаётся по основному графику, а факт — по индивидуальному. Разница уйдёт в переработку или недоработку.

Контроль отклонений от графика

График задаёт план. Всё, что отличается от плана, вносится документами-отклонениями. По ним ЗУП меняет табель и начисления.

Основные документы-отклонения:

• 🏖 Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты — дни исключаются из отработанных.
• 🤒 Больничный лист — дни болезни, оплачиваются по своим правилам.
• ✈️ Командировка — дни командировки с оплатой по среднему заработку.
• 🚫 Прогул, неявка — неоплачиваемое отсутствие.
• 📆 Работа в выходные и праздничные дни, Сверхурочная работа — часы сверх графика с повышенной оплатой.

Для проверки сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» (форма Т-13) за месяц. Сравните по каждому сотруднику норму из графика и фактически отработанные часы. Расхождение без документа-отклонения почти всегда значит, что график назначен с неверной даты или не заполнен на этот месяц.

Суммированный учёт

При суммированном учёте норму сравнивают не за месяц, а за учётный период: квартал, полугодие или год (по ТК РФ — не больше года). Переработка за месяц ещё не сверхурочная, итог подводят в конце периода.

Пример. Учётный период — квартал, норма по пятидневке за квартал, допустим, 480 часов. Сменщик 2/2 по 12 часов отработал 504 часа. Сверхурочных 504 − 480 = 24 часа. Их оформляют документом сверхурочной работы в последнем месяце периода.

Ошибки, из-за которых табель не сходится

Частые вопросы