Как в 1С Бухгалтерия 8.3 создать обособленное подразделение и настроить учёт по нему

Чтобы создать обособленное подразделение в 1С 8.3 Бухгалтерия , нужно включить в настройках зарплаты расчёт по обособленным подразделениям, затем в справочнике Подразделения добавить элемент и поставить в нём флаг «Обособленное подразделение», указав отдельную регистрацию в налоговом органе — КПП и ОКТМО по месту нахождения ОП. Отдельная организация в базе для этого не нужна: ОП без своего баланса живёт внутри той же организации.

Главное заблуждение: многие считают, что ОП в 1С — это просто новая строчка в справочнике подразделений. Поставили, назвали «Склад в Твери» — и думают, что готово. На деле без регистрации в ИФНС внутри базы НДФЛ и 6-НДФЛ уйдут по КПП головной организации, а уведомления по ЕНП — с чужим ОКТМО. Исправлять это потом дороже, чем настроить сразу.

Ниже — порядок действий целиком: что сделать до базы, как в 1С Бухгалтерия 8.3 создать обособленное подразделение , где заводить КПП, как перевести сотрудников, какие проводки появляются при отдельном балансе, чем это отличается в ЗУП 3.1 и ERP, и какими отчётами проверить результат.

Что в 1С считается обособленным подразделением

ОП по статье 11 НК РФ — территориально отделённое подразделение с оборудованными рабочими местами, созданными на срок больше месяца. Три признака обязательны вместе: адрес отличается от адреса головной организации, есть рабочие места, деятельность ведётся не разово.

🔹 Склад с кладовщиком в другом городе — это ОП. 🔹 Отдельный офис продаж на той же улице, но по другому адресу — тоже ОП. 🔹 Арендованный склад без людей, куда водитель приезжает раз в месяц — рабочих мест нет, ОП не возникает. 🔹 Надомник или дистанционный сотрудник — рабочее место не оборудовано работодателем, ОП не создаётся.

В самой программе разница проявляется так:

Что сделать до того, как заводить ОП в базе

Программа не заменяет регистрационные действия. Порядок такой:

1. Приказ руководителя о создании обособленного подразделения — с адресом, датой начала работы, назначением руководителя ОП (если он есть).
2. Сообщение в ИФНС по форме С-09-3-1 — в течение одного месяца со дня создания ОП (п. 2 ст. 23 НК РФ). Подаётся в инспекцию по месту учёта головной организации.
3. Ожидание уведомления о постановке на учёт — инспекция ставит ОП на учёт в течение 5 рабочих дней и присваивает КПП обособленного подразделения. Именно этот КПП потом вводится в 1С.
4. Регистрация в СФР — если ОП наделено полномочиями начислять и выплачивать зарплату и у него есть свой счёт.
5. Положение об ОП и доверенность руководителю — не обязательны по НК, но нужны на практике для банка и контрагентов.

Сообщение С-09-3-1 удобно отправить из самой программы: Отчёты → 1С-Отчётность → Уведомления, сообщения и заявления → кнопка Создать → группа Учёт налогоплательщика → Сообщение о создании обособленных подразделений. Форма заполнится данными организации, останется вписать адрес и наименование ОП.

Шаг 1. Включаем в 1С 8.3 Бухгалтерия учёт по обособленным подразделениям

В чистой базе флага «Обособленное подразделение» в справочнике нет — его надо открыть настройкой.

Путь: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты → раздел Общие настройки → ставим флаг «Расчёт зарплаты по обособленным подразделениям».

Параллельно убедитесь, что включён учёт по подразделениям вообще: в Настройках зарплаты должен стоять флаг «Учёт расчётов с персоналом ведётся по каждому работнику», а в Главное → Функциональность на вкладке Сотрудники — соответствующие возможности кадрового блока.

Шаг 2. Заводим регистрацию в налоговом органе и КПП

Это ключевое место, которое чаще всего пропускают. Регистрация — отдельный справочник, подчинённый организации.

Путь: Главное → Организации → открыть карточку организации → панель навигации Перейти → Регистрации в налоговых органах → Создать.

Заполняем:

• 📌 Код налогового органа — четырёхзначный код ИФНС, где ОП поставлено на учёт.
• 📌 Наименование — например, «ИФНС № 6900 (Тверь, склад)». Именно это название вы будете выбирать в документах, поэтому делайте его говорящим.
• 📌 КПП — из уведомления о постановке на учёт. ИНН не меняется, он один на всю организацию.
• 📌 ОКТМО — по адресу ОП. Берётся из уведомления или из классификатора по адресу.
• 📌 Наименование ОП в отчётности — сокращённое название, которое попадёт в титульный лист 6-НДФЛ.
• 📌 Платёжные реквизиты инспекции — для корректного заполнения уведомлений об исчисленных суммах.

Шаг 3. Как создать обособленное подразделение в справочнике подразделений

Теперь собственно создание ОП. Путь: Справочники → раздел Предприятие → Подразделения. Либо из карточки организации — Перейти → Подразделения.

Нажимаем Создать и заполняем:

1. Наименование — «Склад Тверь», «Магазин на Ленина». Не дублируйте название головной организации, иначе в отчётах подразделения не отличить.
2. Флаг «Обособленное подразделение» — тот самый, который появился после настройки из шага 1.
3. Регистрация в налоговом органе — выбираем созданный на шаге 2 элемент.
4. Территориальные условия — заполняется, если ОП в районе с коэффициентом или северной надбавкой. Влияет на расчёт зарплаты.
5. Условия труда — для ОП с вредными или особыми условиями: от этого зависят дополнительные тарифы взносов.
6. Головное подразделение — если ОП входит в иерархию (например, подчиняется дивизиону).

После записи элемент в списке помечается признаком ОП. В разных релизах Бухгалтерии 3.0 состав полей карточки немного различается: в версии ПРОФ доступен минимум для НДФЛ и взносов, в КОРП добавляются возможности для распределения налога на прибыль.

Если ОП выделено на отдельный баланс

Тогда в базе создаётся вторая организация: Главное → Организации → Создать. ИНН тот же, что у головной, КПП — обособленного подразделения, в наименовании добавляйте пометку вроде «(ОП Тверь)».

Такая схема нужна, когда ОП ведёт собственные бухгалтерские регистры, имеет свой расчётный счёт и формирует свой финансовый результат. Расчёты между головной организацией и ОП идут через счёт 79.

Проводки по расчётам с обособленным подразделением

Для ОП без отдельного баланса отдельных проводок не возникает — вся первичка проводится в единой базе, подразделение выступает аналитикой на счетах затрат (20, 25, 26, 44) и в документах по зарплате.

Для ОП на отдельном балансе работает счёт 79 «Внутрихозяйственные расчёты», субсчёт 79.02 «Расчёты по текущим операциям». Он должен сходиться в ноль при сворачивании отчётности: дебет у одной стороны равен кредиту у другой.

В 1С передача между организациями оформляется документами Перемещение товаров и Операция, введённая вручную — типовой документ «передача на отдельный баланс» в Бухгалтерии 3.0 отсутствует, поэтому проводки по счёту 79 вводятся вручную или через типовые операции.

Налоги и отчётность по обособленному подразделению

Распределение по налогам — то, из-за чего настройка ОП вообще имеет смысл.

Про 6-НДФЛ: расчёт сдаётся отдельным комплектом по каждому ОП — со своим КПП и ОКТМО. Если несколько ОП находятся в одном муниципальном образовании, можно выбрать ответственное ОП и сдавать один расчёт; уведомление о выборе инспекции подаётся до 1 января.

Про налог на прибыль: доля подразделения считается как среднее двух величин — удельного веса среднесписочной численности (или расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества. Пример: ССЧ ОП даёт 20%, стоимость ОС — 10%, доля ОП = (20 + 10) / 2 = 15%. Региональная часть налога делится в этой пропорции.

Про счета-фактуры: при реализации через ОП в строке 2б указывается КПП обособленного подразделения, а номер документа дополняется цифровым индексом ОП через разделительный знак — например, 1254/02. Префикс задаётся в карточке организации или подразделения в зависимости от релиза.

Особенности в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP

1С:ЗУП 3.1. Здесь ОП настраивается подробнее. Сначала Настройка → Организации → карточка → Учётная политика и другие настройки → Регистрации в налоговом органе. Затем Настройка → Подразделения → Создать → флаг «Это — обособленное подразделение» и выбор регистрации. Дополнительно задаются территория (районный коэффициент), условия труда и, при необходимости, отдельная регистрация в СФР. Если ОП наделено полномочиями по выплатам, в учётной политике включается признак — тогда РСВ формируется по ОП отдельно.

1С:УТ 11. Налогового учёта по ОП в конфигурации нет. Подразделения создаются в НСИ и администрирование → НСИ → Структура предприятия, ОП представляется складом и подразделением для управленческой аналитики. Налоги и отчётность по ОП считаются в Бухгалтерии, куда УТ передаёт документы.

1С:ERP. Поддержка ОП полная: НСИ и администрирование → НСИ → Структура предприятия, в карточке подразделения указывается обособленность и регистрация в ИФНС. Распределение налога на прибыль по ОП выполняется регламентной операцией закрытия месяца, РСВ и 6-НДФЛ формируются в разрезе регистраций.

Бухгалтерия 3.0 КОРП против ПРОФ. В ПРОФ ОП закрывает задачи зарплаты, НДФЛ и взносов. Автоматического распределения региональной части налога на прибыль между подразделениями в ПРОФ нет — приложение 5 к Листу 02 заполняется руками. Если ОП несколько и прибыль значимая, экономнее сразу смотреть на КОРП или ERP.

Типичные ошибки при создании ОП в 1С

🔴 Создали подразделение, но не поставили флаг ОП. НДФЛ и уведомления по ЕНП уходят по КПП и ОКТМО головной организации. Налог попадает не в тот бюджет, в 6-НДФЛ — неверный титульный лист.

🔴 Поставили флаг, но не выбрали регистрацию в налоговом органе. Программа молча подставляет головную регистрацию. Симптом — в 6-НДФЛ всего один комплект, хотя ОП в базе есть.

🔴 Отредактировали регистрацию головной организации вместо создания новой. Самая дорогая ошибка: «переезжают» реквизиты в уже сданных отчётах и в документах прошлых периодов.

🔴 Сотрудников не перевели кадровым документом. Подразделение в карточке сотрудника меняют вручную в справочнике — а регистры кадрового учёта остаются прежними. НДФЛ продолжает идти по старому КПП. Нужен Кадровый перевод с датой.

🔴 Перевод оформлен задним числом после расчёта зарплаты. Начисления уже проведены по старому подразделению. Решение — отменить проведение документов начисления за месяц, провести перевод, пересчитать.

🔴 ОП создано отдельной организацией без необходимости. Для ОП без своего баланса это лишнее: приходится дважды вести контрагентов, дважды закрывать месяц и сводить отчётность руками.

🔴 Не настроен префикс нумерации счетов-фактур. Документы ОП и головной организации получают пересекающиеся номера — классическое замечание при проверке книги продаж.

🔴 Забыли про территориальные условия. В ОП в северном районе зарплата считается без районного коэффициента, сотрудники получают меньше положенного.

Отчёты для проверки настройки

После создания ОП прогоните четыре проверки — пятнадцать минут, зато без сюрпризов в отчётный период.

1. 6-НДФЛ. Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты → 6-НДФЛ. При создании программа должна предложить выбрать регистрацию — значит, подразделение видно. Комплектов должно быть столько, сколько у вас КПП.
2. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 26 (или 44). Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → настройка группировки по субконто Подразделения. Затраты ОП должны лечь на своё подразделение.
3. Отчёт «Налоги и взносы (кратко)». Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате. Добавьте отбор по подразделению и сверьте суммы НДФЛ, которые пойдут в уведомление по ЕНП.
4. Анализ счёта 79 (для отдельного баланса). Отчёты → Стандартные отчёты → Анализ счёта. Сальдо по 79.02 у головной организации и у ОП должны быть равны по модулю и противоположны по знаку.

Когда ОП в 1С создавать не нужно

Не всякий новый адрес требует настройки. Проверьте себя по трём случаям:

• ✅ Склад без персонала, куда товар только завозят, — рабочих мест нет, ОП не возникает, подразделение в базе заводить не обязательно.
• ✅ Дистанционные сотрудники по всей стране — ОП не создаётся, НДФЛ платится по месту учёта организации. Отдельные подразделения в 1С здесь только усложнят учёт.
• ✅ Арендованная переговорная или коворкинг на пару недель — срок меньше месяца, признак ОП не выполняется.

А вот если на новом адресе сидит хотя бы один сотрудник в постоянном режиме — ОП есть, независимо от того, как это называется внутри компании: «точка», «участок», «представитель в регионе».

Частые вопросы