Настройка оклада сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Оклад в 1С задаётся не суммой «в лоб», а через вид начисления «Оплата по окладу» и показатель «Оклад». В ЗУП 3.1 нужное начисление уже есть в разделе Настройка → Начисления, а конкретную сумму вы вводите сотруднику в документе Приём на работу на вкладке Оплата труда. После этого программа сама подхватит оклад при начислении зарплаты за месяц.

Разница с бумажным представлением простая: вы не «пишете оклад 60 000» где-то в карточке, а назначаете человеку начисление с размером. Дальше 1С пересчитывает сумму под отработанное время, норму дней и долю ставки.

Ниже — порядок действий для ЗУП 3.1 и для Бухгалтерии 3.0 (там тоже есть расчёт зарплаты для небольших штатов), плюс как оклад менять, снимать и проверять.

Где в 1С «живёт» оклад: начисление и показатель

В 1С оклад — это не отдельное поле, а связка из двух объектов.

• 🧾 Вид начисления «Оплата по окладу» — правило: как считать сумму. Хранится в Настройка → Начисления. У него задано назначение «Повременная оплата труда и надбавки» и формула, которая делит оклад на норму и умножает на отработанные дни.
• 💰 Показатель «Оклад» — само число. Это денежный плановый показатель, его значение вы вводите каждому сотруднику при приёме или кадровом изменении.

То есть «создать оклад» на практике означает: убедиться, что начисление «Оплата по окладу» включено в учётную политику по зарплате, и назначить сотруднику размер этого начисления. Само начисление в типовой конфигурации уже создано — с нуля его обычно делать не нужно.

Формула оклада по дням в ЗУП 3.1 выглядит так:

Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

Здесь ВремяВДнях — отработанные дни по графику, НормаДней — норма месяца. Поэтому при полном отработанном месяце сотрудник получает ровно оклад, а при неявках — пропорционально.

Что подготовить до назначения оклада

Чтобы не возвращаться и не переделывать, соберите данные заранее.

Два момента, на которых чаще всего спотыкаются:

1. Где ведётся зарплата. Если учёт зарплаты у вас в отдельной базе ЗУП, то в Бухгалтерии оклад задавать не нужно — туда приходят только суммы из синхронизации. Проверьте: Настройка → Расчёт зарплаты (ЗУП) или Зарплата и кадры → Настройки зарплаты (Бухгалтерия).
2. Штатное расписание. Если оно ведётся, оклад удобнее задать на позиции штатного расписания, и документ приёма подтянет сумму автоматически. Если не ведётся — оклад вводится прямо в приёме. Включается флаг в Настройка → Кадровый учёт.

Настройка вида начисления «Оплата по окладу»

В типовой ЗУП 3.1 начисление уже готово, но стоит открыть его и проверить, что всё на месте.

Откройте Настройка → Начисления. В списке найдите «Оплата по окладу». На вкладке Основное:

• Назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки».
• Начисление выполняется — «Ежемесячно».
• Способ выполнения — автоматически, по мере начисления зарплаты.

На вкладке Расчёт базы и результата стоит формула с показателем «Оклад». На вкладке Учёт времени — вид времени «Явка» (отработанное время). Вкладка Налоги, взносы, бухучёт задаёт, что оклад облагается НДФЛ и взносами целиком.

Отдельно стоит проверить способ отражения в бухучёте — именно он определяет счёт затрат, на который ляжет оклад (например, 20, 26 или 44). Способ задаётся либо у начисления, либо у сотрудника/подразделения; если его не указать, расчёт пройдёт, но проводки по зарплате сформируются без аналитики или не сформируются вовсе. С 2023 года взносы единые и уходят в СФР (бывший ФСС и ПФР) — в типовой конфигурации это уже учтено, вручную ничего настраивать не надо.

Отдельное начисление приходится создавать редко — например, если нужен оклад по часам (формула через ВремяВЧасах / НормаЧасов) или собственная надбавка. Тогда в том же разделе нажмите Создать, задайте назначение и формулу.

Как назначить оклад сотруднику при приёме на работу

Это основной сценарий: оклад задаётся в момент оформления сотрудника.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ Приём на работу (или сразу из карточки сотрудника).
2. Заполните Главное: сотрудник, подразделение, должность, дата приёма.
3. Перейдите на вкладку Оплата труда.
4. В таблице начислений добавьте строку «Оплата по окладу» и в колонке размера введите сумму оклада, например 60 000.
5. При неполной занятости укажите долю ставки (поле Доля ставки — например 0,5). Полный оклад при этом вводится как есть; программа сама применит долю.
6. Проверьте график работы сотрудника — от него зависит норма дней.
7. Проведите документ.

Если штатное расписание ведётся, при выборе должности оклад подставится из позиции штатки — останется проверить сумму.

После проведения приёма оклад становится плановым начислением сотрудника: он будет действовать каждый месяц, пока вы его не измените.

Как 1С рассчитывает зарплату по окладу

Отдельно «запускать» оклад не нужно — его забирает документ начисления зарплаты.

В конце месяца откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления). Создайте документ за нужный месяц и нажмите Заполнить. Программа:

• подберёт всех сотрудников с плановым начислением «Оплата по окладу»;
• возьмёт отработанное время из графика и табеля;
• рассчитает сумму по формуле оклад / норма × отработано;
• начислит НДФЛ и страховые взносы.

Если сотрудник отработал месяц полностью, в колонке результата встанет ровно оклад. Если были отпуск, больничный или прогулы — сумма уменьшится пропорционально, а недостающие дни закроют другие начисления (отпускные, пособие).

Посчитаем на примере. Оклад 60 000, норма месяца — 21 рабочий день, сотрудник отработал 18 (три дня был в отпуске):

60 000 / 21 × 18 = 51 428,57

Эти 51 428,57 1С поставит в строку «Оплата по окладу», а за три дня отпуска начислит отпускные отдельной строкой. Складывать вручную ничего не нужно — программа ведёт учёт времени по графику и подставляет дни сама.

Прикиньте заранее, сколько человек получит на руки с оклада — с учётом НДФЛ и взносов работодателя:

Пути по конфигурациям и версиям ЗУП

Механизм один, но разделы меню отличаются. Актуальная версия — ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси». Версия 2.5 снята с поддержки, переносить её меню на 3.1 нельзя.

Важные различия:

• В Бухгалтерии 3.0 расчёт зарплаты доступен для организаций со штатом примерно до 60 человек. Набор начислений там упрощён, но «Оплата по окладу» есть.
• В ЗУП 3.1 возможностей больше: несколько видов времени, оклад по часам, вилки по штатному расписанию, массовое изменение окладов.
• В УТ 11 и Рознице полноценного расчёта зарплаты нет — там оклад не задаётся.

Если вы не уверены, где в вашей базе ведётся зарплата, откройте Настройка (ЗУП) или Зарплата и кадры → Настройки зарплаты (Бухгалтерия): там видно, включён ли расчёт в этой программе.

Как изменить, повысить или снять оклад

Менять сумму оклада прямо в проведённом приёме не нужно — для этого есть отдельные документы, которые хранят историю.

Изменить оклад одному сотруднику. Откройте Кадры → Изменения оплаты труда и создайте Изменение оплаты труда сотрудника. Укажите дату, с которой действует новый размер, и впишите новую сумму в строку «Оплата по окладу». Старое значение останется в истории — расчёт за прошлые месяцы не поедет.

Повысить оклады сразу нескольким. В ЗУП 3.1 используйте Изменение плановых начислений (списком) или Изменение штатного расписания, если ведёте штатку. Коэффициент удобно задать процентом: например, при индексации на 7 % ставите коэффициент 1,07, и программа пересчитает оклады выбранных сотрудников сама. Индексация зарплаты — обязанность работодателя по Трудовому кодексу (ст. 134), поэтому разовое изменение одному человеку и плановую индексацию всем лучше оформлять разными документами: так в истории видно, где была индексация, а где — персональное повышение.

Перевод с новым окладом. Если вместе с окладом меняется должность или подразделение — оформляйте Кадровый перевод, оклад задаётся там же на вкладке оплаты.

Снять оклад. Отдельным «удалением» это не делается. Начисление прекращается:

• при увольнении — автоматически документом Увольнение;
• при переходе на другую систему оплаты (например, сдельную) — документом изменения оплаты труда, где «Оплата по окладу» убирается, а добавляется новое начисление.

Проверка: оклад настроен верно

Три быстрых способа убедиться, что всё встало правильно.

1. Карточка сотрудника. Кадры → Сотрудники → нужный человек → ссылка на текущие плановые начисления. Там должно быть «Оплата по окладу» с актуальной суммой и датой.
2. Расчётный листок. Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. После начисления зарплаты в строке оклада стоит сумма, а внизу — отработанные дни и норма. Если месяц полный, а сумма меньше оклада — ищите причину в графике.
3. Анализ зарплаты по сотрудникам. Сводный отчёт за месяц покажет, что оклад попал в начисления и обложился НДФЛ и взносами.

Если оклада в расчёте нет совсем, проверьте по цепочке: проведён ли приём → добавлено ли в нём начисление «Оплата по окладу» → попадает ли месяц расчёта в период действия начисления → заполнен ли график сотрудника.

Частые вопросы