Ордер в 1С 8.3: от кассы до ордерного склада — все документы с одним названием

Слово «ордер» в 1С закрывает сразу три разных документа, и путь к каждому свой. Наличные приняли или выдали — это кассовый ордер, ПКО или РКО, их делают в разделе Банк и касса. Нужна бумага на оприходование материалов — это приходный ордер по форме М-4, печатная форма внутри документа поступления. Работаете по ордерной схеме склада в «Управлении торговлей» или ERP — это приходный и расходный ордер на товары в разделе Склад и доставка.

Поэтому первый вопрос не «где кнопка», а «какой именно ордер». Ниже разберём все три: как создать, какие виды операций выбрать, как провести и распечатать. Пути приведены для «1С:Бухгалтерии 3.0» и «1С:Управления торговлей 11» с интерфейсом «Такси».

Кассовый, складской, товарный: чем ордера отличаются

Разберём разницу, чтобы не завести лишний документ.

• 💵 Кассовый ордер оформляет движение наличных через кассу организации. Приходный (ПКО) — деньги поступили, расходный (РКО) — деньги выданы. Унифицированные формы КО-1 и КО-2, порядок — по Указанию Банка России № 3210-У.
• 📦 Складской ордер на товары — документ ордерной схемы учёта. Он фиксирует фактическое движение товара на складе отдельно от финансовой накладной. Применяется, когда кладовщик принимает или отгружает товар, а бухгалтер оформляет реализацию или поступление позже и отдельно.
• 📋 Приходный ордер М-4 — это не самостоятельный документ в 1С, а печатная форма. Её выводят из документа поступления материалов, когда на складе нужна подпись кладовщика о приёмке.

Ключевое различие: кассовый ордер делает бухгалтерские проводки по счёту 50, складской ордер в «Управлении торговлей» движет только складские регистры, а М-4 вообще ничего не проводит — это бумага к уже готовому поступлению.

Как создать приходный кассовый ордер (ПКО)

Приходный кассовый ордер в «1С:Бухгалтерии 3.0» создают так:

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите кнопку Поступление над списком.
3. В поле Вид операции выберите, откуда пришли деньги.
4. Заполните контрагента, сумму, статью движения денежных средств и основание.
5. Проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Вид операции определяет, какую проводку и аналитику подставит программа. Основные варианты:

Номер ордеру программа присваивает автоматически в пределах года. Руками его лучше не менять — сквозная нумерация внутри одной кассы важна для контроля.

Как оформить расходный кассовый ордер (РКО)

Расходный ордер делают там же, кнопкой Выдача в списке кассовых документов. Логика та же: вид операции → контрагент или сотрудник → сумма → проведение.

Частые виды операций РКО:

• Оплата поставщику — Дт 60.01 Кт 50.01. Погашение долга наличными.
• Выдача подотчётнику — Дт 71.01 Кт 50.01. Аванс сотруднику на хозрасходы или командировку.
• Выплата зарплаты по ведомостям — Дт 70 Кт 50.01. РКО создаётся на основании ведомости на выплату.
• Взнос наличными в банк — Дт 51 Кт 50.01. Сдача выручки на расчётный счёт.
• Прочий расход — счёт дебета задаёте вручную.

Для выдачи зарплаты удобнее не заводить РКО с нуля, а открыть ведомость на выплату и нажать Выплатить → Выдача наличных. Тогда сумма и список сотрудников подтянутся сами.

Виды операций и как они меняют заполнение

Один и тот же вид ордера под разные операции заполняется по-разному — это и есть главный нюанс кассового учёта.

При оплате от покупателя программа просит указать договор и, если есть, документ-основание (счёт или реализацию). Это нужно, чтобы деньги корректно закрыли долг по счёту 62, а не повисли авансом.

При выдаче подотчётнику указывают сотрудника из справочника Физические лица. Авансовый отчёт потом подтянет именно эту сумму и это лицо.

При возврате покупателю (РКО) система потребует документ, по которому был возврат товара , — иначе зачёт по счёту 62 не сойдётся.

Складские ордера на товары: ордерная схема в УТ и ERP

В «Управлении торговлей 11», ERP и «Комплексной автоматизации» есть отдельные документы — приходный ордер на товары и расходный ордер на товары. Они появляются, когда для склада включена ордерная схема.

Включают её в карточке склада: НСИ и администрирование → Склады (или Склад и доставка → Склады), открыть нужный склад и в настройках приёмки и отгрузки задать ордерный режим. После этого финансовый документ (поступление, реализация) и фактическое движение товара разделяются:

• бухгалтер или менеджер оформляет накладную — это распоряжение;
• кладовщик по распоряжению создаёт ордер и физически принимает или отгружает товар.

Создать ордер проще всего из рабочего места: Склад и доставка → Приёмка (для прихода) или Отгрузка (для расхода). В списке распоряжений выделяете строку и нажимаете Создать ордер. Документ откроется уже заполненным по накладной — остаётся сверить фактическое количество и провести.

Расхождение факта и распоряжения в ордере — нормальная ситуация: приняли меньше, чем по накладной. Разницу система покажет как отклонение, и его разбирают отдельно, не задним числом правя накладную.

Приходный ордер М-4 на материалы

Если нужна именно унифицированная форма «Приходный ордер» (М-4) — отдельный документ в 1С не заводят. Материалы приходуют обычным поступлением, а М-4 печатают из него:

1. Создайте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Товары или Товары, услуги, комиссия.
2. Заполните номенклатуру-материалы, склад, счёт учёта (обычно 10).
3. Проведите документ.
4. Нажмите Печать и выберите в списке форму Приходный ордер (М-4).

Форма соберётся по строкам поступления: наименования, количество, склад, подписи. Унифицированные формы с 2013 года необязательны, но М-4 по-прежнему удобна складу как первичка о приёмке, поэтому её оставили в типовой конфигурации.

Один приходный ордер М-4 оформляют на материалы, поступившие от одного поставщика на один склад по одному документу. Если в накладной смешаны материалы и услуги, на бланк М-4 попадут только строки с материалами — услуги в складскую первичку не включают. Нумеруется форма по тому же документу поступления, отдельного реестра приходных ордеров в типовой «1С:Бухгалтерии» вести не нужно.

Ввод на основании и групповое создание: как не набивать ордера вручную

Руками каждый ордер с нуля никто не заполняет — в 1С есть механизмы, которые подставляют данные из связанных документов.

Ввод на основании. Откройте документ-источник и нажмите Создать на основании:

• из Реализации или Счёта покупателю — приходный кассовый ордер с контрагентом, договором и суммой долга;
• из Поступления — расходный ордер на оплату поставщику;
• из Ведомости на выплату — РКО на выдачу зарплаты сразу на весь список сотрудников.

Контрагент, договор и сумма подтянутся автоматически, а долг закроется ровно по тому документу, из которого вы вошли.

Розница и онлайн-касса. Если точка работает с онлайн-кассой, выручку оформляет документ Отчёт о розничных продажах при закрытии смены, а не отдельный ПКО на каждую продажу. Кассовый ордер в рознице остаётся для инкассации и внесения разменной монеты.

Складские ордера пакетом. В рабочих местах Приёмка и Отгрузка можно выделить несколько распоряжений и создать ордера по ним одной командой — удобно, когда за смену пришло десяток накладных.

Частые ошибки при оформлении ордеров

Собрали сбои, из-за которых ордер не проводится или искажает учёт.

• ❌ Завели не тот документ. Пытаетесь оформить приёмку материалов кассовым ордером. Наличные — через Банк и касса, товары — через поступление или складской ордер.
• ❌ Отрицательный остаток кассы. РКО проведён раньше, чем приход этих денег. Проверьте хронологию: приходные ордера должны стоять по времени до расходных.
• ❌ Пустая статья движения денежных средств. Касса проведётся, но отчёт о ДДС и кассовая книга соберутся криво. Статью указывайте в каждом кассовом ордере.
• ❌ Ручная правка номера. Сбивает сквозную нумерацию внутри кассы. Номер присваивает программа — не трогайте его.
• ❌ Ждёте проводки от складского ордера на товары. В «Управлении торговлей» их нет. За счёт 41 отвечает накладная, ордер двигает только складские регистры.

Печать ордеров: КО-1, КО-2 и складские формы

У каждого ордера своя печатная форма, и выводятся они по кнопке Печать в самом документе.

• ПКО печатается по форме КО-1 — с отрывной квитанцией для вносителя денег.
• РКО печатается по форме КО-2.
• Из кассовых ордеров за период собирается кассовая книга (КО-4): Банк и касса → Кассовая книга.
• Приходный ордер на материалы — форма М-4 из документа поступления.
• Складские ордера на товары в УТ печатаются своими внутренними формами ордера — бухгалтерских унифицированных бланков у них нет.