Заводим и настраиваем карточку организации в 1С:Бухгалтерии

Справочник организаций в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из раздела Главное → Организации. Там вы создаёте новую карточку, заполняете реквизиты, выбираете систему налогообложения и настраиваете учётную политику. Этого набора хватает, чтобы начать выписывать документы .

Если список организаций не виден, а перед вами сразу открывается одна карточка — значит, в базе включён учёт только по одной организации. Чтобы вести несколько юрлиц, включите соответствующую возможность в функциональности (об этом ниже).

Разберём путь от пустой базы до готовой к работе организации: где лежит справочник, как завести карточку юрлица или ИП, что указать в налогах, как добавить расчётный счёт и кассу, кого назначить ответственным и какие права раздать пользователям.

Где лежит справочник организаций и как включить учёт по нескольким юрлицам

Карточки всех ваших компаний хранятся в справочнике Главное → Организации. Если команда не отображается, проверьте функциональность программы.

Откройте Главное → Функциональность и перейдите на закладку Организации. Флажок Учёт по нескольким организациям управляет тем, видите вы список или единственную карточку:

• 📋 флажок снят — база рассчитана на одно юрлицо, открывается сразу его карточка;
• 📋 флажок установлен — появляется полноценный справочник со списком и кнопкой создания.

В списке организаций действует обычный поиск: начните печатать наименование или ИНН прямо в таблице, и строки отфильтруются. Это удобно, когда юрлиц несколько десятков. Одну из организаций можно пометить как основную — она будет подставляться в новые документы по умолчанию.

Пошаговое создание новой карточки организации

Нажмите Создать в справочнике. Первым делом программа спросит вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От выбора зависит набор полей в карточке — у ИП нет уставного капитала и КПП, зато есть поля для данных о регистрации физлица.

Дальше заполнение идёт по шагам:

1. Укажите ИНН. Если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), по кнопке автозаполнения программа подтянет наименование, КПП, адрес и коды из реестра. Это сервис 1С:Контрагент.
2. Проверьте наименование: сокращённое идёт в документы, полное — в регламентированную отчётность. Для печатных форм важно, чтобы они совпадали с уставом.
3. Заполните адреса: юридический, фактический, почтовый. Адрес выбирается из адресного классификатора, поэтому для корректного заполнения тоже нужна интернет-поддержка либо загруженный классификатор.
4. Внесите регистрационные данные: ОГРН (ОГРНИП для предпринимателя), дату регистрации, коды статистики (ОКПО, ОКВЭД, ОКТМО).
5. Укажите коды регистрации в фондах. До 2023 года это были отдельные регистрационные номера ПФР и ФСС; с 2023 года фонды объединены в Социальный фонд России (СФР), и в карточке заполняется регистрационный номер в СФР. Поля ПФР и ФСС остаются для периодов прошлых лет.
6. Добавьте данные налоговой инспекции — код и наименование ИФНС, в которую сдаётся отчётность.

Основной код ОКВЭД берётся из выписки ЕГРЮЛ (ЕГРИП для ИП). Если видов деятельности несколько, в карточку заносят основной — именно он попадает в регламентированную отчётность. Дополнительные коды держат под рукой отдельно: при сдаче статистической отчётности они могут понадобиться.

Чтобы ничего не пропустить при вводе нового юрлица, держите под рукой короткий список реквизитов.

Сохраните карточку кнопкой Записать. После этого станут доступны вложенные настройки — банковские счета, подписи, налоги. Их заполняют уже в открытой записи.

Настройка системы налогообложения и учётной политики

Система налогообложения задаётся отдельно от общих реквизитов. Откройте Главное → Налоги и отчёты и выберите основной режим для организации:

• 🧾 общая система (ОСН) — с НДС и налогом на прибыль;
• 🧾 упрощённая (УСН) — с объектом «Доходы» либо «Доходы минус расходы»;
• 🧾 для ИП дополнительно доступен патент (как спецрежим поверх основного).

Здесь же указывают ставки НДС и УСН, применяемые страховые тарифы и прочие параметры, от которых зависит расчёт налогов и состав отчётности. По УСН базовые ставки ориентировочно такие: 6% для объекта «Доходы» и 15% для объекта «Доходы минус расходы». Регионы вправе их снижать (вплоть до 1% и 5% соответственно), поэтому перед настройкой уточните ставку по своему субъекту — в карточке указывают именно действующую у вас. Выбор режима влияет на все документы: смена системы налогообложения в середине года приводит к пересчёту и ошибкам в учёте, поэтому задавайте её до ввода первых операций.

Правила бухгалтерского учёта хранятся в учётной политике — ссылка Учётная политика в том же разделе Главное. В ней настраивают способ оценки материально-производственных запасов, методы начисления амортизации, порядок учёта затрат. Учётная политика привязана к периоду: при изменении правил с нового года создаётся новая запись, а старая сохраняется для прошлых периодов.

Банковские счета и касса организации

Без расчётного счёта вы не проведёте оплату и не загрузите банковскую выписку. Добавить счёт можно двумя путями: из карточки организации по ссылке Банковские счета или из справочника Банк и касса → Банковские счета.

При создании счёта укажите:

1. БИК банка — остальные реквизиты (наименование, корсчёт, город) подтянутся из классификатора банков автоматически. Классификатор обновляется через интернет -поддержку.
2. Номер расчётного счёта — 20 знаков.
3. Валюту счёта (по умолчанию рубли).

Если счетов несколько, один помечают основным — он подставляется в платёжные документы по умолчанию. Остальные выбираются вручную при необходимости.

Для автоматической загрузки выписок и выгрузки платёжек настраивают обмен с банком. Сделать это можно позже, но сам расчётный счёт должен существовать уже на старте — иначе платёжные документы создавать не из чего. Прямой обмен (DirectBank) или обмен через файл выбирается в настройках счёта или в разделе Банк и касса.

Касса в 1С:Бухгалтерии отдельной карточки не требует: наличные операции ведутся на счёте 50 по кассовым документам (Банк и касса → Кассовые документы). Для розницы, где оформляются чеки ККТ, в настройках подключают кассу ККМ, но это уже отдельная задача, не относящаяся к созданию самой организации.

Ответственные лица и подписи в документах

Чтобы в печатных формах автоматически подставлялись Ф. И. О. и должности, заполните ответственных лиц. В карточке организации есть ссылка Подписи (ведёт в справочник ответственных лиц организации).

Назначьте основных подписантов:

• 👤 Руководитель — подписывает счета, акты, накладные, отчётность;
• 👤 Главный бухгалтер — подписывает бухгалтерские и налоговые документы;
• 👤 Кассир — подписывает приходные и расходные кассовые ордера.

Ответственные лица хранятся с историей: при смене директора или главбуха добавляется новая строка с датой, а документы прошлых периодов продолжают печататься с прежними подписями. Поэтому не исправляйте старую запись — добавляйте новую с нужной датой начала.

Сами физлица берутся из справочника сотрудников или физических лиц. Если человек в базе ещё не заведён, создайте его прямо из формы выбора.

Для документов, которые уходят контрагентам в бумажном виде или PDF, в карточке организации можно загрузить изображения логотипа, печати и факсимильных подписей руководителя и главбуха. Тогда счета и акты будут печататься сразу с факсимиле — удобно, когда подписант недоступен, а документ нужно отправить. Загружаются картинки по отдельной ссылке в карточке (логотип и печать организации).

Настройка прав доступа к организации

Когда в базе несколько юрлиц, бывает нужно, чтобы бухгалтер видел только «свою» организацию. Это решается ограничением доступа на уровне записей (механизм RLS), а не настройками самой карточки.

Включается и настраивается всё в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав:

1. Установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
2. В группах доступа или профилях укажите разрешённые организации для каждой группы пользователей.
3. Привяжите пользователей к нужным группам доступа.

После этого в списках документов и справочниках пользователь увидит данные только разрешённых организаций.

Если же все бухгалтеры работают со всеми юрлицами, ограничение по организациям не нужно — достаточно раздать роли по участкам учёта.

Как проверить, что организация готова к работе

Карточку записали, но это ещё не гарантия, что документы будут формироваться без сюрпризов. Прогоните несколько простых проверок — они занимают пару минут и экономят время на исправлениях.

• ✅ Создайте тестовый счёт покупателю и откройте его печатную форму. Если банковские реквизиты, адрес и подписи подставились — организация заполнена корректно. Документ после проверки удалите.
• ✅ Откройте Главное → Налоги и отчёты и убедитесь, что выбран нужный режим налогообложения и ставки. Пустой или неверный режим — частая причина кривых проводок по первым операциям.
• ✅ Проверьте в карточке, что указан основной банковский счёт и заполнены ответственные лица с актуальной датой.
• ✅ Если ведёте несколько юрлиц, отметьте одну организацию основной — она будет подставляться в новые документы, и это снизит риск завести операцию не на то юрлицо.

Отдельно стоит проверить соответствие дат: дата регистрации организации не должна быть позже даты первого документа, иначе программа выдаст предупреждение при проведении.

Когда все проверки пройдены, можно приступать к вводу начальных остатков (Главное → Помощник ввода начальных остатков) и текущих операций.

Типичные ошибки при создании организации

Большинство проблем на старте связаны не с самой карточкой, а со смежными настройками. Разберём частые ситуации и что с ними делать.

Отдельно про смену системы налогообложения: если вы начали вводить документы на ОСН, а потом переключили организацию на УСН задним числом, суммы налогов и проводки придётся пересчитывать вручную. Правильный порядок — сначала настроить налоги, потом вводить операции.

Частые вопросы