Новая организация в 1С Бухгалтерии: заполнение карточки от реквизитов до расчётного счёта

Организацию в 1С 8.3 заводят в справочнике Главное → Организации (в чистой базе — через стартовый помощник при первом запуске). Нажимаете Создать, выбираете вид — юридическое лицо или ИП, вводите ИНН и подтягиваете реквизиты автоматически либо вбиваете их вручную: наименование, КПП, ОГРН, ОКТМО, ОКВЭД, адрес. Затем указываете систему налогообложения, настраиваете учётную политику и добавляете банковский счёт.

Карточка организации — это фундамент базы. Из неё реквизиты попадают в каждый документ, счёт, акт и декларацию. Ошибка в КПП или коде ОКТМО всплывёт позже в отчётности и платёжках, а переключить систему налогообложения задним числом почти невозможно. Поэтому несколько минут на аккуратное заполнение экономят часы на исправлениях.

Что подготовить и где найти карточку организации

Перед созданием карточки держите под рукой учредительные документы и уведомление из налоговой. Из них вы перенесёте все коды — выдумывать или брать «примерно» ничего нельзя.

Что понадобится:

• 📄 Свидетельство или лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП — ИНН, ОГРН (ОГРНИП для ИП), полное и краткое наименование.
• 🏢 Уведомление о постановке на учёт — КПП и код налогового органа.
• 📊 Информационное письмо Росстата — коды ОКПО, ОКТМО, ОКАТО, ОКВЭД.
• 💳 Реквизиты расчётного счёта — номер счёта и БИК банка.
• 📝 Выбранный режим налогообложения — ОСН, УСН и объект («Доходы» или «Доходы минус расходы»).

Путь к справочнику — Главное → Организации. Если это первая организация в пустой базе, 1С сама предложит стартовый помощник заполнения: он проведёт по тем же полям, что и карточка, только в режиме мастера.

Карточку создают так:

1. Откройте Главное → Организации.
2. Нажмите Создать.
3. В окне выбора укажите, кто это — Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель.
4. Выберите, типовая это организация или с особенностями (например, обособленное подразделение) — для большинства подходит обычный вариант.

После этого откроется форма карточки с полями, разбитыми на блоки.

Реквизиты и идентификационные коды: ИНН, КПП, ОГРН, ОКТМО

Самый быстрый способ заполнить коды — по ИНН. Введите ИНН в соответствующее поле и нажмите кнопку Заполнить реквизиты по ИНН. Если подключён сервис 1С-Контрагент, программа подтянет из ЕГРЮЛ наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и руководителя. Останется проверить и дозаполнить коды статистики.

Если автозаполнения нет, вносите вручную. Разберём ключевые поля.

Наименование. Краткое наименование (например, «ООО Ромашка») попадает в печатные формы и шапки отчётов, поэтому пишите его так, как в документах. Полное наименование — строго по уставу, с организационно-правовой формой.

ИНН и КПП. ИНН юрлица — 10 цифр, ИП — 12 цифр. КПП есть только у организаций; у ИП поля КПП нет вообще — не пытайтесь его искать или заполнять. Если у фирмы есть обособленные подразделения, у головной организации указывается КПП по месту её нахождения.

ОГРН / ОГРНИП. 13 цифр для юрлица, 15 — для ИП. Берётся из листа записи.

Коды статистики. Их вносят в отдельном блоке карточки:

ОКТМО критичен: он попадает в платёжные поручения на налоги и в декларации. Если ошибётесь, платёж уйдёт не на ту территорию. Проверьте код через сервис ФНС по адресу организации.

Адрес и контактные данные через классификатор

Адреса в 1С 8.3 заполняются по государственному адресному классификатору (ГАР/ФИАС), а не свободным текстом. Это нужно, чтобы адрес прошёл форматно-логический контроль в отчётности.

В блоке адресов укажите три типа:

• 🏛 Юридический адрес — точно как в ЕГРЮЛ.
• 📦 Фактический адрес — где компания реально работает; если совпадает с юридическим, поставьте флажок «совпадает».
• ✉️ Почтовый адрес — куда приходит корреспонденция.

Нажмите на поле адреса, откроется форма ввода. Начните набирать регион, затем город, улицу — классификатор предложит варианты. Выбирайте из списка, а не дописывайте вручную: ручной ввод помечается как «не найден в адресном классификаторе» и может не пройти проверку в декларации.

Если классификатор устарел и нужного дома нет, обновите адресные сведения: загрузка актуального классификатора идёт через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Контактные телефоны и e-mail вносятся тут же — они подставляются в счета и печатные формы.

Система налогообложения и учётная политика

Это самый ответственный блок: от него зависят проводки, расчёт налогов и состав отчётности. Настройки налогов и учётной политики в 1С Бухгалтерии 3.0 лежат по пути Главное → Налоги и отчеты (выбор режима) и Главное → Учетная политика (способы ведения бухучёта).

Сначала выберите систему налогообложения:

• ОСН (общая) — с НДС и налогом на прибыль. Подходит крупному бизнесу и работе с НДС-ными контрагентами.
• УСН «Доходы» — ставка с выручки, расходы не учитываются в налоге.
• УСН «Доходы минус расходы» — налог с разницы, нужен учёт расходов.
• ЕСХН — для сельхозпроизводителей.
• Для ИП дополнительно доступен патент (ПСН) — ведётся параллельно с основным режимом по отдельным видам деятельности.

Выбранный режим указывается с даты, с которой он применяется. Сменить систему налогообложения в середине года нельзя — переход возможен, как правило, только с начала следующего года и по заявлению в налоговую. Поэтому в карточке ставьте ту дату, с которой режим реально действует.

После выбора режима настройте учётную политику — способы амортизации, оценку МПЗ, методы учёта затрат. По кнопке Создать в учётной политике указывается год, с которого она действует. Каждый год политику копируют на следующий период, если правила не менялись.

Банковский счёт и настройки кассы

Расчётный счёт добавляют прямо из карточки организации — ссылка Банковские счета. Нажмите Создать и заполните:

1. Номер счёта — 20 цифр с расчётного договора.
2. БИК банка — по БИК программа сама подставит название банка, корсчёт и город из классификатора банков.
3. Валюта — для рублёвого счёта оставьте «руб.».

Если банк не нашёлся по БИК, обновите классификатор банков через то же меню интернет-поддержки. Первый созданный счёт автоматически становится основным — он подставляется в счета и платёжки по умолчанию. Если счетов несколько, основной можно переназначить.

Для наличных расчётов отдельная «касса» как объект не заводится — движение наличных отражается документами Банк и касса → Кассовые документы (ПКО и РКО), а лимит остатка кассы и порядок ведения задаются учётной политикой организации по кассовым операциям. Эквайринг и онлайн-кассу подключают отдельно в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование, когда дойдёт до продаж.

Ответственные лица, подписи и печать в документах

Эти настройки часто пропускают, а потом печатные формы выходят без подписей и реквизиты приходится вбивать в каждый документ руками. Всё задаётся один раз в карточке организации.

Ответственные лица. В карточке есть блок Подписи (или ссылка Ответственные лица организации). Здесь указывают, кто подписывает документы:

• 🖊 Руководитель — подставляется в договоры, акты, счета.
• 🖊 Главный бухгалтер — в бухгалтерские документы и отчётность.
• 🖊 Кассир — в кассовые ордера.

Для каждого вводится запись с датой, с которой человек занимает должность. Если директор сменился — добавляют новую запись с новой датой, старую не удаляют: по документам прошлых периодов подпись должна остаться прежней.

Логотип и факсимиле. В карточке можно загрузить логотип , факсимильную подпись руководителя и бухгалтера, а также изображение печати. Тогда счета и акты будут печататься сразу с подписями и печатью — удобно для отправки по электронной почте. Изображения загружают через ссылку настройки логотипа и печати в карточке; формат — обычный файл картинки.

Префикс организации. Если в базе несколько фирм, задайте каждой короткий префикс (1–2 символа) в поле Префикс. Он добавляется к номерам документов — так вы не перепутаете, чья это накладная, и номера не пересекутся между организациями.

Типичные ошибки при заполнении карточки

Эти промахи всплывают не сразу, а в момент сдачи отчётности или формирования платёжки — когда исправлять уже дорого.

Отдельно про даты. Учётная политика и система налогообложения привязаны к периоду. Если завести организацию и начать вводить документы «задним числом» до даты, с которой настроена политика, проводки сформируются неверно. Прежде чем вводить начальные остатки и первые документы, убедитесь, что политика действует с нужной даты.

Частые вопросы