Добавление и настройка новой организации в Управлении торговлей 11
Содержание
Справочник организаций в 1С УТ 11 лежит в разделе НСИ и администрирование → Организации. Нажимаете Создать, выбираете Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель — и заполняете карточку: наименование, ИНН, КПП, префикс для нумерации документов и систему налогообложения. На этом организация готова к работе.
Сложность не в самой кнопке, а в полях, которые влияют на учёт: неверный префикс ломает нумерацию при нескольких фирмах, пропущенная система налогообложения мешает считать НДС, а забытые ответственные лица оставляют пустыми подписи в накладных и счетах. Ниже — что завести, в каком порядке и на что смотреть, чтобы потом не переделывать проведённые документы.
Что подготовить до создания карточки
Карточка организации — это набор реквизитов из учредительных и регистрационных документов. Держите их под рукой, чтобы не прерываться на полпути.
- 🧾 Полное и сокращённое наименование — ровно так, как в уставе и в выписке ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- 🔢 ИНН и КПП — для юрлица оба, для ИП только ИНН (КПП у предпринимателя нет).
- 📄 ОГРН или ОГРНИП и дата регистрации.
- 🏦 Банковские реквизиты — БИК банка и номер расчётного счёта.
- 🏛 Код и наименование налоговой инспекции, где организация стоит на учёте.
- 💼 Система налогообложения — ОСНО или УСН (для УСН ещё объект: «доходы» или «доходы минус расходы»).
Если в базе уже работает одна фирма, а вы добавляете вторую, сначала включите учёт по нескольким организациям. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Предприятие и в группе настроек, относящихся к организациям, поставьте флажок Несколько организаций. Без него справочник ведёт себя так, будто фирма в базе одна, и поле выбора
организации в документах не появляется.
Где находится справочник и как открыть форму создания
Список организаций открывается из раздела НСИ и администрирование → Организации. Если команды там нет, значит, раздел «Организации» ещё не выведен в интерфейс — его включают в той же Настройке НСИ и разделов → Предприятие.
В открывшемся списке нажмите Создать. Программа спросит вид организации:
- Юридическое лицо — ООО, АО и любые компании с ИНН и КПП.
- Индивидуальный предприниматель — у ИП заполняется только ИНН, поля КПП нет, а в наименование подставляется Ф. И. О.
Выбор определяет набор полей в карточке и состав печатных форм, поэтому менять вид после ввода документов нежелательно. Вид организации (юрлицо или ИП) выбирайте сразу правильно — переигрывать его на заполненной базе придётся вручную по всем реквизитам.
Отдельная организация в базе нужна под каждое юридическое лицо и каждого ИП, по которым вы ведёте учёт и выставляете документы. Группа компаний из двух-трёх фирм — это две-три организации в одной базе с разными префиксами. Разные склады, магазины или подразделения одной фирмы отдельными организациями не заводят: для них в УТ есть справочники складов и подразделений.
Заполнение основных реквизитов и контактов
Карточка открывается на вкладке с главными реквизитами. Заполняйте сверху вниз.
Наименование. Поле Сокращённое наименование — это рабочее имя в программе: оно стоит в списках, отборах и шапках документов. Полное наименование идёт в договоры и официальные печатные формы. Для ООО сокращённое обычно выглядит как ООО "Ромашка", полное — Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка".
ИНН и КПП. Введите ИНН; при подключённой интернет-поддержке программа подтянет остальные реквизиты из базы ФНС по кнопке автозаполнения рядом с полем. Это экономит время и снижает риск опечатки в наименовании и адресе. КПП для юрлица обязателен — у обособленных подразделений он свой, и если фирма сдаёт отчётность по нескольким КПП, это учитывают при настройке. У ИП поля КПП нет.
Префикс. Это одна-две буквы или цифры перед номером документа: накладная получит номер вида ТД-000001. Префикс разделяет сквозную нумерацию между фирмами, чтобы у двух организаций не было документов с одинаковыми номерами.
Префикс задавайте до ввода первых документов. Если поменять его на базе, где накладные и заказы уже проведены, старые номера останутся со старым префиксом, а новые пойдут с новым — нумерация станет разнородной.
Контактная информация. Ниже заполняются адреса и телефоны:
- 🏢 Юридический адрес — как в ЕГРЮЛ, идёт в договоры и отчётность.
- 📦 Фактический адрес — куда реально приходит почта и товар.
- 📮 Почтовый адрес — если отличается от двух предыдущих.
- ☎️ Телефон, e-mail — для печатных форм и контактов.
Адрес вводится через форму с полями по классификатору адресов. Если классификатор не загружен, 1С предложит вписать адрес вручную или воспользоваться веб-сервисом проверки адресов. Аккуратный адрес важен не только для вида: он попадает в договоры, счета и официальные печатные формы, а при ошибке в индексе или улице его придётся править во всех выставленных документах.
Система налогообложения, НДС и валюта учёта
За налоговую часть в карточке отвечает ссылка на учётную политику организации — в ней хранится система налогообложения и признак плательщика НДС.
Система налогообложения. Выберите Общая (ОСНО) или Упрощённая (УСН). Для УСН укажите объект налогообложения: Доходы или Доходы минус расходы. От этого зависит, как УТ 11 рассчитывает НДС и какие регистры заполняет при проведении.
НДС. На общей системе организация — плательщик НДС, и в документах появляются ставки и суммы налога. На упрощёнке НДС по умолчанию не выделяется. Систему налогообложения указывайте до первых отгрузок: от неё зависит, попадёт ли НДС в проведённые документы, а переоформлять накладные задним числом — долго и рискованно.
Упрощёнка и НДС. С 2025 года организации и ИП на УСН при превышении порога дохода (ориентировочно 60 млн рублей за год) становятся плательщиками НДС. Признак плательщика НДС и ставку в этом случае тоже указывают в учётной политике — тогда в документах упрощенца появляются суммы налога. Если доход ниже порога, НДС не выделяется. Точный лимит и условия сверяйте по действующей редакции Налогового кодекса.
Период действия политики. Учётная политика привязана к дате: система налогообложения задаётся на период (как правило, с начала года). Если фирма сменила режим, в программе заводят новую запись политики с новой даты, а старую не стирают. Благодаря этому документы прошлых лет сохраняют тот режим налогообложения, который действовал на их дату.
УТ 11 ведёт оперативный и налоговый учёт (включая НДС), но не формирует полноценные бухгалтерские проводки, как «Бухгалтерия предприятия». Для регламентированного бухучёта данные выгружают в БП через синхронизацию — её настраивают отдельно.
Валюта учёта. Валюта регламентированного учёта для российских организаций — рубли. Валюта управленческого учёта в УТ 11 — настройка общая для всей базы (не для отдельной фирмы), она задаётся в разделе финансов и по умолчанию тоже рубли. Отдельно в карточке валюту менять не нужно.
Ответственные лица и права пользователя
Чтобы в накладных, счетах и актах подставлялись подписи, заполните ответственных лиц. В карточке организации есть ссылка на их список — это записи с датой начала действия: руководитель, главный бухгалтер, кассир.
| Роль | Куда подставляется | Обязательность |
|---|---|---|
| Руководитель | Подпись в договорах, счетах, накладных | Нужен почти везде |
| Главный бухгалтер | Подпись в накладных и счетах-фактурах | Нужен для первички |
| Кассир | Приходные и расходные кассовые ордера | Если ведётся касса |
Ответственное лицо выбирается из справочника физических лиц; если человека там ещё нет, его создают прямо из формы выбора. Запись действует с указанной даты — при смене директора добавляют новую строку с новой датой, старую оставляют для документов прошлых периодов.
Отдельно про пользователей: само создание организации и право видеть её документы зависят от прав доступа. Если у сотрудника настроено ограничение по организациям, новую фирму ему нужно явно добавить в разрешённые — иначе её документы он не увидит. Права настраиваются администратором в разделе администрирования, в профилях и группах доступа.
Учёт кадров и зарплаты в самой УТ 11 не ведётся — ответственные лица здесь нужны только для подписей в печатных формах. Полноценный кадровый и зарплатный учёт живёт в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Банковский счёт и настройки обмена
Организация без расчётного счёта не сможет принимать и отражать оплаты, поэтому счёт заводят сразу.
Банковский счёт. В карточке откройте список банковских счетов организации и нажмите Создать. Введите БИК — банк, корреспондентский счёт и прочие реквизиты подтянутся из классификатора банков автоматически. Останется указать номер расчётного счёта. Один из счетов отметьте основным: он будет подставляться в документы и печатные формы по умолчанию. Счетов можно завести несколько — рублёвый, валютный, специальный под эквайринг — и выбирать нужный в каждой оплате.
Если классификатор банков устарел и нужного БИК в нём нет, его обновляют через интернет -поддержку или вводят реквизиты банка вручную.
Регистрация в налоговом органе. Код и наименование ИФНС нужны для печатных форм и отчётности. Их указывают в соответствующем поле карточки; по ИНН при автозаполнении инспекция часто подтягивается сама.
Обмен с «Бухгалтерией». Если регламентированный учёт ведётся в отдельной базе БП, настройте синхронизацию данных: НСИ и администрирование → Синхронизация данных. В правилах обмена организация из УТ сопоставляется с такой же организацией в «Бухгалтерии» — реквизиты (ИНН, КПП) должны совпадать, иначе документы при переносе не найдут нужную фирму.
Электронный документооборот. Для обмена электронными накладными и УПД с контрагентами подключают сервис ЭДО. Настройка — в разделе обмена электронными документами; для организации там указывают идентификатор участника ЭДО и сертификат электронной подписи . Счета-фактуры и УПД в электронном виде подписывают квалифицированной электронной подписью — она должна быть оформлена на организацию заранее.
Сохранение и проверка новой организации
Когда ключевые реквизиты заполнены, нажмите Записать и закрыть. 1С проверит обязательные поля: если ИНН или наименование пусты, программа подсветит их и не даст сохранить.
Проверьте, что всё встало правильно:
- Откройте список организаций — новая фирма должна отображаться под своим сокращённым наименованием.
- Создайте тестовый документ (например,
Заказ клиента) и выберите в нём новую организацию. Убедитесь, что номер получил нужный префикс. - Проверьте, что в документе доступна система налогообложения и корректно считается НДС (для ОСНО) или не считается (для УСН).
- Откройте печатную форму документа — в подписях должны стоять заданные ответственные лица.
Если что-то не так, вернитесь в карточку и поправьте реквизит до того, как по организации пойдёт массовый документооборот. Тестовый документ после проверки пометьте на удаление, чтобы он не искажал отчёты.
Если организация не появляется в выборе документа — скорее всего, не включён флажок Несколько организаций в настройках НСИ, либо у пользователя стоит ограничение прав по организациям и новую фирму ему не добавили в разрешённые. Проверьте оба места.