Ввод новой организации в 1С:Бухгалтерии и её первичная настройка

Чтобы создать организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте раздел Главное, в группе Настройки выберите пункт Организации и нажмите Создать. Программа спросит тип — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — и откроет карточку с реквизитами. Если под рукой есть учредительные документы и выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, заполнение займёт 10–15 минут.

Когда в базе ведётся только одна фирма, пункт может называться Реквизиты организации и сразу открывать готовую карточку — отдельная кнопка Создать в этом случае не нужна, вы просто дозаполняете поля. Чтобы вести в одной базе несколько фирм, предварительно включают функциональную опцию — об этом в первом разделе.

Карточка организации — это фундамент базы. Её ИНН, КПП, счета и система налогообложения автоматически подставляются во все документы, печатные формы и отчёты. Ошибка в реквизитах тянется дальше по цепочке, поэтому разберём заполнение по шагам и в конце проверим результат.

Где в 1С заводится новая организация

Список организаций живёт в разделе Главное. На его начальной странице в группе Настройки есть пункт Организации (при единственной фирме — Реквизиты организации). Открывается справочник со всеми юрлицами и ИП, которые ведутся в базе.

Если пункта Организации нет, значит в базе не включён учёт по нескольким организациям. Включается он так:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку Организация.
3. Поставьте флажок Учёт по нескольким организациям.
4. Нажмите Закрыть — пункт Организации появится в меню.

Готовую фирму в списке потом легко найти через поле быстрого поиска над таблицей — наберите часть названия или ИНН.

Если база только что создана и пустая, при первом открытии программа часто предлагает помощник начальной настройки: он проводит по тем же шагам — реквизиты, счёт, система налогообложения. Можно пройти по помощнику, а можно закрыть его и заполнить карточку напрямую через Организации — результат одинаковый.

Юрлицо или ИП и автозаполнение по ИНН

При нажатии Создать программа предложит выбрать тип: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. Выбор определяет набор полей карточки — у ИП нет КПП, вместо ОГРН вводится ОГРНИП, а сам предприниматель выступает и как организация, и как ответственное лицо. У юрлица, наоборот, обязательны КПП, сведения о руководителе и главном бухгалтере.

Тип организации после создания не меняется. Если ошиблись и выбрали юрлицо вместо ИП, карточку придётся создавать заново, а неправильную — пометить на удаление. Поэтому сверьтесь с документами до нажатия кнопки.

Если вы заводите вторую похожую фирму (например, в холдинге с общими настройками), в списке организаций можно выделить существующую и нажать Создать копированием (клавиша F9). Программа скопирует структуру и настройки, а вы поменяете только реквизиты. Это экономит время на повторной настройке учётной политики и налогов.

Самый быстрый способ заполнить карточку с нуля — по ИНН. В верхней части формы введите ИНН в соответствующее поле и нажмите кнопку заполнения по ИНН. Программа подтянет из реестра наименование, ОГРН, КПП, юридический адрес и коды статистики.

Автозаполнение работает через сервис 1С:Контрагент. Чтобы оно было доступно, в базе должна быть подключена интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Если кнопка заполнения по ИНН неактивна или данные не подтягиваются — чаще всего дело именно в неподключённой интернет-поддержке.

Подготовьте заранее то, что понадобится для карточки:

Основные реквизиты организации

Даже после автозаполнения по ИНН часть полей заполняется вручную. Проверьте и дозаполните основной блок карточки.

Наименования. Указываются сокращённое, полное и наименование для печатных форм. Сокращённое попадает в шапки документов, полное — в официальные формы и договоры. Пишите их ровно так, как в учредительных документах.

ИНН и КПП. У юрлица заполнены оба поля. У ИП поле КПП остаётся пустым — у предпринимателей КПП не бывает. Если у организации есть обособленные подразделения, следите, чтобы в документах подставлялся нужный КПП.

Регистрационные коды. ОГРН (для ИП — ОГРНИП), дата регистрации, коды ОКПО и ОКВЭД (основной вид деятельности). Эти данные нужны отчётности и статистике.

Регистрация в налоговом органе. Укажите инспекцию, в которой организация стоит на учёте, и её код. Этот реквизит подставляется в титульные листы деклараций и расчётов. Если указать не ту инспекцию, отчёты уйдут с неверным кодом получателя. Для адресных кодов в отчётности также пригодится ОКТМО — его программа обычно подставляет по адресу автоматически.

Ответственные лица. Руководитель, главный бухгалтер и кассир задаются по ссылке Подписи (регистр Ответственные лица организаций). Их подписи и должности подставляются в счета, акты, накладные и отчёты. Для каждого лица указывается период, с которого оно действует, — это удобно при смене директора или бухгалтера.

Банковские счета и адреса организации

Расчётный счёт. В карточке есть группа Банковские счета. Нажмите создать новый счёт, введите БИК банка — программа сама подставит название банка, корреспондентский счёт и город. Останется вписать номер расчётного счёта. Если счетов несколько, один отметьте как основной — именно он по умолчанию встаёт в платёжные поручения и счета на оплату.

Адреса. Заполняются юридический, фактический и почтовый адреса. Адрес вводится через форму с подсказками по классификатору (ФИАС): начинаете набирать город или улицу — программа предлагает варианты. Классификатор подгружается онлайн при подключённой интернет-поддержке. Если фактический и почтовый совпадают с юридическим, отметьте это флажком — повторно вводить не придётся.

Телефон и e-mail указываются в блоке контактов. Они попадают в некоторые печатные формы и в регламентированную отчётность.

Если у организации несколько расчётных счетов в разных банках, заведите каждый отдельной строкой в группе Банковские счета. Основным держите тот, с которого проходит большинство платежей, — остальные можно выбрать вручную в конкретном документе. Закрытый счёт не удаляйте, а пометьте как недействующий: так сохранится история платежей по нему.

Система налогообложения и учётная политика

Это два разных, но связанных блока: система налогообложения определяет, какие налоги считает программа, а учётная политика — как именно ведётся учёт.

Система налогообложения выбирается по ссылке Система налогообложения в карточке организации (или в разделе Главное → Налоги и отчёты). Доступные варианты:

Для ИП доступна комбинация режимов (например, УСН плюс патент). Выбирайте систему строго по вашему уведомлению из налоговой — от этого зависят формируемые проводки, книги и декларации.

Смена режима в программе хранится с датой: если организация переходит, скажем, с ОСН на УСН, старый режим не стирают, а указывают дату начала нового. Благодаря этому документы прошлых периодов пересчитываются по тому режиму, который действовал тогда, а новые — по текущему. Поэтому при создании организации важно поставить дату применения режима с начала того периода, с которого вы реально по нему работаете.

Учётная политика задаётся в Главное → Учётная политика. Она привязана к организации и к году: на каждый новый год политику либо продлевают, либо заводят заново. Здесь указывают способ оценки запасов, методы начисления амортизации, параметры учёта затрат. Налоговая часть учётной политики настраивается в разделе Налоги и отчёты.

Настройки НДФЛ и страховых взносов

Этот блок важен, если в базе ведётся зарплата. Настройки собраны в разделе Главное → Налоги и отчёты.

Страховые взносы. В подразделе Страховые взносы выбирают тариф: основной, пониженный для субъектов МСП (пониженная ставка применяется к выплатам сверх МРОТ), IT-компаний и прочие. С 2023 года взносы уплачиваются в Социальный фонд России (СФР), образованный слиянием ПФР и ФСС, но в настройках раздел по-прежнему называется «Страховые взносы».

НДФЛ. В подразделе НДФЛ задают порядок учёта и параметры, влияющие на расчёт налога и на отчётность (6-НДФЛ). Здесь же хранятся настройки стандартных вычетов, которые потом применяются к сотрудникам.

Чтобы вести расчёт зарплаты и, соответственно, видеть эти настройки в работе, в базе должна быть включена зарплатная функциональность (Главное → Функциональность, вкладка с настройками зарплаты). Если штат большой, зарплату чаще ведут в отдельной 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносят итоги.

Тариф взносов задают один раз и меняют только при смене основания (например, организация вошла в реестр МСП). Указанный тариф напрямую влияет на суммы в расчёте по страховым взносам, поэтому при создании организации сверьтесь, что выбрали именно свой вариант, а не оставили тариф по умолчанию.

Как проверить, что организация заведена без ошибок

Перед тем как вводить первые документы, пройдитесь по карточке ещё раз:

• 🔢 ИНН, КПП, ОГРН — сверьте с выпиской из ЕГРЮЛ/ЕГРИП символ в символ. У ИП поле КПП должно быть пустым.
• 🏦 Банковский счёт — заведён и отмечен как основной, БИК и номер без опечаток.
• 🧾 Система налогообложения — соответствует вашему уведомлению из налоговой.
• 📅 Учётная политика — создана и действует на текущий год.
• ✍️ Ответственные лица — заполнены руководитель и главный бухгалтер с корректными периодами.

Хорошая проверка «боем» — сформировать любую печатную форму, например счёт на оплату: в ней сразу видно, подставляются ли реквизиты, банковский счёт и подписи. Если автозаполнение по ИНН подсвечивает реквизиты как актуальные, это дополнительно подтверждает, что ИНН и КПП введены верно.

Отдельно убедитесь, что в карточке указана верная инспекция и код налогового органа: это всплывёт только при сдаче отчётности, а переделывать титульные листы деклараций задним числом неприятно. Если в базе ведётся несколько фирм, после создания новой проверьте, что в новых документах по умолчанию подставляется именно она, а не ранее выбранная организация.

Частые ошибки при создании организации

• ❌ КПП у ИП. У индивидуального предпринимателя КПП не бывает — поле должно оставаться пустым. Заполнять его «нулями» или цифрами не нужно.
• ❌ Неверный тип при создании. Юрлицо вместо ИП (или наоборот) исправить в карточке нельзя, тип фиксируется при создании. Проверяйте выбор до нажатия Создать.
• ❌ Пропущена учётная политика на год. Частая причина того, что «не закрывается месяц» или проводки идут не так, — отсутствие учётной политики на нужный период.
• ❌ Не указан основной банковский счёт. Тогда в счетах и платёжках реквизиты не подставляются автоматически, приходится выбирать счёт вручную в каждом документе.
• ❌ Наименование «на свой вкус». Сокращённое и полное наименования должны совпадать с учредительными документами — иначе в договорах и отчётности будут расхождения.