Строим отчёт под свою задачу в УТ 11: от варианта до универсального отчёта

Свой отчёт в 1С:Управление торговлей 11 собирают не в Конфигураторе, а прямо в режиме работы — через расширенные настройки готового отчёта или через Универсальный отчёт. Нужна валовая прибыль по менеджерам, остатки по конкретному складу или выборка документов за период — всё это настраивается мышкой за несколько минут, без программиста.

Создать и настроить отчёт в УТ 11 можно двумя путями. Первый: открыть близкий по смыслу готовый отчёт (например, из раздела Продажи), включить расширенные настройки и перекроить его под себя — поля, группировки, отборы. Второй: построить отчёт с нуля по любому регистру, справочнику или документу через универсальный отчёт. Ниже — оба способа, настройка вычисляемых полей, условное оформление и сохранение своего варианта, чтобы не собирать его заново каждый раз.

Два способа получить нужный отчёт

Прежде чем что-то настраивать, стоит выбрать подход — от этого зависит, сколько времени уйдёт.

• 🔧 Настроить существующий отчёт. Подходит в 90% случаев. В УТ 11 уже есть десятки отчётов по продажам, закупкам, складу, деньгам. Чаще проще взять готовый и изменить, чем строить с нуля.
• 🧱 Универсальный отчёт. Когда ни один готовый отчёт не показывает нужный источник данных напрямую — регистр или справочник. Вы сами выбираете объект и строите таблицу.
• 💻 Конфигуратор или расширение. Нужен только для принципиально нового отчёта со сложной логикой или собственной печатной формой. Для большинства задач избыточен и в этой статье не разбирается.

С чего начать: открываем отчёт и расширенные настройки

Готовые отчёты лежат в тех же разделах, что и документы. Отчёты по продажам — в разделе Продажи, по складу — в Склад и доставка, по деньгам — в Казначейство и Финансовый результат. В каждом разделе есть команда вида Отчёты по продажам, Складские отчёты и подобная — она открывает панель со списком отчётов этого участка.

Откройте любой близкий отчёт. Вверху формы отчёта увидите поле периода и кнопку Настройки. По умолчанию настройки показываются в упрощённом виде — только период и пара быстрых отборов. Чтобы получить полный доступ к полям, группировкам и оформлению, переключите вид настроек на расширенный.

1. Нажмите кнопку Настройки над таблицей отчёта.
2. В открывшейся форме найдите переключатель вида настроек и выберите Расширенный. Если переключателя не видно, он прячется под командой Ещё в правом верхнем углу формы настроек.
3. Появятся вкладки: Отбор, Поля и сортировки, Оформление, Структура, Пользовательские поля.

Выбираем поля и выстраиваем группировки

Структура отчёта — это дерево группировок: что идёт в строки, а что разворачивается внутри. Именно она определяет, увидите вы «итого по менеджеру» или «каждая продажа отдельной строкой».

Перейдите на вкладку Структура. Здесь дерево группировок. Корень — общий итог, ветви — уровни детализации.

• Чтобы добавить уровень (например, разбить продажи по складам внутри каждого менеджера), выделите группировку и нажмите Добавить → выберите поле группировки.
• Чтобы убрать детализацию, удалите нижнюю группировку — останутся только итоги.
• Порядок вложенности меняется кнопками со стрелками: перетащите склад выше менеджера — и отчёт перестроится «склад → менеджеры внутри».

Набор выводимых колонок задаётся на вкладке Поля и сортировки. Слева — выбранные поля (то, что попадёт в таблицу), справа — доступные. Снимите галочки с лишних показателей и добавьте нужные: суммы, количество, себестоимость, валовую прибыль — список зависит от источника отчёта.

На этой же вкладке задаётся сортировка. Добавьте поле в сортировку и выберите направление — по возрастанию или убыванию. Типичный случай: отсортировать по сумме продаж по убыванию, чтобы крупные клиенты были сверху.

Настраиваем отборы и фильтры

Отбор отсекает лишние строки: оставить только один склад, одного контрагента, продажи выше определённой суммы. Без отборов отчёт тащит все данные за период и становится нечитаемым.

Откройте вкладку Отбор. Добавьте условие кнопкой Добавить:

1. Выберите поле, по которому фильтруете (Склад, Партнёр, Менеджер, Номенклатура и т. д.).
2. Выберите вид сравнения: Равно, В списке, Больше, Содержит и другие.
3. Укажите значение — конкретный склад, список клиентов, пороговую сумму.

Несколько условий работают по «И»: строка попадёт в отчёт, только если выполнены все. Для «любое из» используйте вид сравнения В списке — он перечисляет допустимые значения одним условием.

Практический пример. Нужны продажи только по рознице, только за прошлый месяц и только с положительной прибылью. Складываете три условия: вид операции Равно розница, период отчёта — прошлый месяц, пользовательское или готовое поле прибыли Больше 0. Отчёт сразу покажет чистую картину без возвратов и убыточных сделок.

Отбор удобно вынести в шапку отчёта, чтобы менять его без захода в настройки. В строке условия есть колонка показа — отметьте условие как показываемое в шапке, и оно появится прямо над таблицей отчёта.

Добавляем вычисляемые поля

Когда нужного показателя нет среди готовых — например, средний чек, процент маржи или своя формула, — его считают пользовательским полем. Это и есть «вычисляемое поле» в терминах СКД.

Откройте вкладку Пользовательские поля и нажмите Добавить. Система предложит два типа.

Новое поле-выражение — для расчётов по формуле. В конструкторе выражения доступны поля отчёта и арифметика. Примеры:

• процент наценки: Прибыль / Себестоимость * 100;
• средняя цена продажи: Сумма / Количество.

В выражении ссылайтесь на поля так, как они называются в источнике отчёта — их список виден в конструкторе выражения. Проверяйте делитель на ноль: если количество может быть нулевым, оберните выражение в проверку через ВЫБОР КОГДА Количество = 0 ТОГДА 0 ИНАЧЕ Сумма / Количество КОНЕЦ, иначе в этих строках будет ошибка.

Новое поле-выбор — для замены значения по условию, без арифметики. Удобно, когда нужно разложить данные на категории. Например, пометить суммы: до 10 000 — «мелкие», свыше — «крупные». В таком поле вы задаёте набор условий и подставляемое значение для каждого.

После создания пользовательское поле появляется в общем списке на вкладке Поля и сортировки — добавьте его в выводимые колонки, как обычное.

Оформляем отчёт и подсвечиваем значения

Условное оформление выделяет цветом то, на что нужно обратить внимание: отрицательную прибыль — красным, лучших клиентов — зелёным. Настраивается на вкладке Оформление.

Нажмите Добавить и заполните три части правила:

1. Оформление — что меняем: цвет фона, цвет текста, шрифт, формат числа.
2. Условие — когда применять: например, Прибыль Меньше 0.
3. Оформляемые поля — к каким колонкам применять (можно ко всей строке).

Несколько правил проверяются сверху вниз. Если строка подходит под два правила — применится то, что выше, поэтому более узкие условия ставьте первыми.

Здесь же настраивается формат чисел: количество знаков после запятой, разделитель разрядов, отображение нулей. Чтобы длинный отчёт не рябил нулями, в оформлении для числовых полей включают признак не показывать ноль.

Таблица ниже — что чем настраивается, чтобы не путать вкладки:

Сохраняем свой вариант отчёта

Чтобы не настраивать отчёт заново каждый раз, сохраните настройки как отдельный вариант. Он встанет в список отчётов рядом со стандартными.

1. Настройте отчёт так, как нужно.
2. Нажмите Ещё в правом верхнем углу формы отчёта → Сохранить вариант отчёта.
3. Задайте понятное имя (например, «Прибыль по менеджерам, свой») и, при необходимости, папку размещения.
4. Укажите доступность: только вам или всем пользователям. Общий вариант увидят коллеги — удобно, если отчёт нужен отделу.

Сохранённый вариант открывается из того же раздела, что и исходный отчёт, через список вариантов (кнопка выбора варианта в заголовке отчёта). Свои варианты можно переименовывать и удалять там же, через Ещё → управление вариантами.

Строим отчёт с нуля через универсальный отчёт

Если данных нет ни в одном готовом отчёте, постройте свой универсальным отчётом. Он даёт доступ к любому регистру, справочнику или документу базы.

Команда лежит в списке всех функций. Если его не видно, включите один раз:

1. Нажмите главное меню (значок в левом верхнем углу) → Сервис и настройки → Параметры.
2. Отметьте Отображать команду «Все функции» и сохраните.
3. Теперь главное меню → Все функции → раздел Отчёты → Универсальный отчёт.

В форме универсального отчёта задайте источник данных:

• Тип объекта: Справочник, Документ, Регистр накопления или Регистр сведений . Для анализа оборотов (продажи, остатки, движение денег) берут регистр накопления.
• Имя объекта: конкретный регистр или справочник из списка.
• Таблица: для регистров выбирают Обороты, Остатки или Остатки и обороты — в зависимости от того, нужны суммы за период или остаток на дату.

Дальше настройка та же, что для готового отчёта: кнопка Настройки, расширенный вид, вкладки Структура, Поля, Отбор, Оформление. Сформируйте отчёт кнопкой Сформировать и, если результат нужен постоянно, сохраните как вариант.

Частые вопросы