Создание и настройка отчётов в 1С:Управление торговлей 11

Отчёт в 1С:Управление торговлей 11 можно получить тремя путями: взять готовый из раздела (например, Продажи → Отчёты по продажам → Валовая прибыль), перенастроить его под себя кнопкой Настройки или собрать новый на схеме компоновки данных (СКД). Первые два способа доступны любому пользователю сразу, третий требует навыков разработки, но зато даёт любую нужную таблицу.

Ниже — когда какой способ выбрать, как настроить отборы и группировки, как выгрузить результат в Excel и поставить отчёт на автоматическую рассылку.

С чего начать: выбор способа под задачу

Прежде чем что-то настраивать, стоит понять, какой инструмент решает именно вашу задачу. От этого зависит, потратите вы пять минут или полдня.

Коротко разница между способами:

Дальше разберём каждый путь по шагам.

Готовые отчёты в разделах программы

Типовые отчёты в УТ 11 разложены по разделам в соответствии с учётным блоком. Искать отдельное меню «Отчёты» не нужно — панель отчётов встроена в каждый раздел.

Основные группы:

• 📊 Продажи → Отчёты по продажам — валовая прибыль, выручка, продажи по номенклатуре и менеджерам, выполнение планов.
• 📦 Склад и доставка → Отчёты по складу — остатки, ведомость по товарам, товары к отгрузке, пересортица.
• 💰 Финансы → Отчёты по финансам и Казначейство — денежные средства, расчёты с партнёрами, прибыли и убытки.
• 🛒 Закупки → Отчёты по закупкам — закупки по поставщикам, расчёты с поставщиками.

Выберите отчёт, задайте период вверху формы и нажмите Сформировать. Период — самый частый источник пустого отчёта: если данных нет, сначала проверьте именно его.

Настройка варианта отчёта без программирования

Это ключевой навык: 80% задач решаются перенастройкой готового отчёта, а не написанием нового. Любой стандартный отчёт на СКД можно переделать прямо из пользовательского режима.

Откройте отчёт и нажмите кнопку Настройки. По умолчанию открывается простой режим с отборами. Чтобы получить полный доступ к структуре, переключитесь в расширенный режим — это пункт Расширенный или Все настройки в меню Ещё формы настроек (формулировка зависит от релиза).

В расширенных настройках доступны вкладки:

1. Поля и сортировки — какие колонки показывать и как сортировать строки.
2. Структура — группировки: по чему разворачивать строки (по номенклатуре, по складу, по менеджеру) и в каком порядке вложенности.
3. Отборы — какие данные вообще попадут в отчёт (об этом ниже отдельно).
4. Оформление — условное выделение цветом: например, подсветить красным строки с отрицательным остатком.

Настроив отчёт, сохраните результат как отдельный вариант: меню Ещё → Сохранить вариант отчёта. Задайте имя — ваш вариант появится в списке рядом с типовым и будет доступен при следующем открытии. Так вы не трогаете исходный отчёт и не мешаете коллегам.

Построение отчёта на схеме компоновки данных (СКД)

Когда нужной таблицы нет ни в одном готовом отчёте, её собирают на СКД. Схема компоновки данных — это механизм платформы 8.3, который по описанию запроса и настроек сам строит отчёт: с группировками, итогами, отборами и оформлением. Писать код вывода вручную не нужно.

Отчёт на СКД делают в конфигураторе (или в расширении конфигурации, чтобы не менять типовую). Общий порядок:

1. Создайте внешний отчёт: Файл → Новый → Внешний отчёт.
2. В свойстве Основная схема компоновки данных нажмите «открыть» и создайте новую схему.
3. На вкладке Наборы данных добавьте набор типа «Запрос» и откройте Конструктор запроса.
4. В конструкторе выберите таблицы (регистры накопления, справочники, документы), перетащите нужные поля, задайте связи и условия.
5. На вкладке Настройки задайте структуру отчёта: группировки, выбранные поля, итоги. Здесь же можно описать параметры и отборы, доступные пользователю.
6. Сохраните файл с расширением .erf.

Основной источник данных для оперативных отчётов в УТ — регистры накопления (остатки и обороты), а не напрямую таблицы документов. По документам считать итоги долго и ненадёжно; регистры уже содержат готовые движения.

При выборе таблицы в конструкторе запроса обращайте внимание на тип регистра. У регистра остатков доступны виртуальные таблицы Остатки, Обороты и ОстаткиИОбороты — они сами считают нужный срез на дату или за период, и вручную суммировать движения не придётся. Это и есть главная причина, по которой самодельный отчёт на регистрах работает быстро, а на документах — медленно.

Подключение внешнего отчёта в пользовательском режиме

Готовый файл .erf не нужно каждый раз открывать вручную — его подключают один раз, и он появляется в списке отчётов наравне с типовыми.

Механизм называется «Дополнительные отчёты и обработки». Включите его и добавьте файл:

1. Перейдите в НСИ и администрирование → Настройки разделов → Печатные формы, отчёты и обработки.
2. Включите флажок Дополнительные отчёты и обработки.
3. Откройте одноимённый список (ссылка там же) и нажмите Создать → Загрузить из файла.
4. Выберите ваш .erf, укажите, в каких разделах и командах он будет доступен, запишите.

После этого отчёт открывается из указанного раздела как обычная команда. Права на загрузку внешних обработок есть только у пользователя с соответствующей ролью — обычно это администратор.

Отборы и параметры: как получить точные данные

Отбор и параметр — разные вещи, и путаница между ними портит больше всего отчётов.

Параметр влияет на сам запрос ещё до получения данных. Классический пример — дата или период: отчёт о взаиморасчётах «на дату» физически считает остаток на эту дату, поэтому период здесь параметр, а не отбор.

Отбор отсеивает уже полученные строки по условию: показать только один склад, одного контрагента, одну группу номенклатуры.

Как задать отбор в любом отчёте на СКД:

1. Откройте Настройки → Отборы (в расширенном режиме).
2. Нажмите Добавить новый элемент, выберите поле (например, Склад).
3. Укажите вид сравнения: Равно, В списке, В группе из списка.
4. Задайте значение.

Полезные виды сравнения:

• В списке — перечислить несколько конкретных значений (три склада из десяти).
• В группе — взять всю папку справочника целиком (вся группа номенклатуры со всеми подпапками).
• Не равно / Не в списке — исключить лишнее.

Чтобы пользователь мог менять отбор прямо в шапке отчёта, не заходя в настройки, установите для элемента признак «Показывать в шапке» (в колонке режима отображения отбора). Это особенно удобно для отчётов, которыми пользуются каждый день.

Выгрузка в Excel и автоматическая рассылка

Любой сформированный отчёт — это табличный документ, и его легко сохранить во внешний файл.

Чтобы выгрузить в Excel вручную:

1. Сформируйте отчёт.
2. Нажмите Сохранить на панели или Главное меню → Файл → Сохранить как.
3. Выберите тип файла Лист Excel 2007-...(.xlsx) и укажите папку.

Форматы .xlsx и .xls сохраняют данные для дальнейшей обработки; формат .mxl — родной табличный документ 1С, он сохраняет отчёт точь-в-точь со всеми настройками. Для отправки бухгалтеру или в банк берите .xlsx, для архива внутри 1С — .mxl.

Если один и тот же отчёт нужно получать регулярно, настройте автоматическую рассылку. В УТ есть типовой механизм:

1. Откройте НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов.
2. Нажмите Создать, добавьте в рассылку нужные отчёты и их варианты.
3. Укажите получателей (адреса из справочника или вручную) и формат вложения (.xlsx, .pdf).
4. На вкладке расписания задайте периодичность: ежедневно, еженедельно, по дням месяца.
5. Включите рассылку.

Рассылка работает через регламентное задание, поэтому для автоматической отправки должна быть настроена учётная запись электронной почты (НСИ и администрирование → Органайзер → Почта) и — для серверной базы — включено выполнение регламентных заданий на сервере.

Производительность: почему отчёт долго формируется

Медленный отчёт в УТ почти всегда упирается в одно из трёх.

Слишком широкий период и нет отборов. Отчёт за три года без отбора по складу или организации поднимает всю базу. Сначала сузьте период и задайте отборы, потом формируйте.

Данные берутся из документов, а не из регистров. В самодельных отчётах на СКД это типичная ошибка. Остатки и обороты считайте по регистрам накопления (например, Товары на складах, Расчёты с клиентами) — платформа хранит в них готовые итоги. Прямой перебор документов на больших объёмах работает в разы медленнее.

Глубокая вложенность группировок. Пять уровней группировки с детальными записями дают огромную таблицу, которую 1С вынуждена держать в памяти. Уберите лишние уровни или сверните детальные записи.

Ещё две частые причины пустого или неверного отчёта, не связанные со скоростью:

• Нет прав на данные. Если у пользователя ограничен доступ к организации или складу, он увидит только разрешённое — отчёт будет «неполным», хотя формально работает верно.
• Документы не проведены. Непроведённый документ не делает движений по регистрам, поэтому в оборотных отчётах его не видно. Проверьте проведение через отчёт по проведённым документам или журнал.

Частые вопросы