Оформление ежегодного отпуска в 1С:ЗУП 3.1

Отпуск в 1С:ЗУП 3.1 оформляется одним документом Зарплата → Отпуска → Создать → Отпуск. В нём кадровик указывает период отдыха, а программа сразу считает средний заработок и сумму отпускных по данным за предыдущие 12 месяцев. Отдельно вводить приказ не нужно: печатная форма Т-6 печатается прямо из этого документа.

Разберём весь путь: от проверки остатка неиспользованных дней до проводок по НДФЛ и взносам. Отдельно — отпуск за свой счёт, отзыв сотрудника и перерасчёт, когда даты или заработок меняются уже после выплаты.

С чего начать: настройки и остаток дней отдыха

Перед вводом документа убедитесь, что в программе включён учёт остатков отпусков. Иначе 1С не подскажет, сколько дней сотрудник уже «накопил», и легко отправить человека в отпуск авансом на весь год.

Проверьте флажок в разделе Настройка → Кадровый учёт — там есть опция ведения остатков отпусков. Когда она включена, в карточке сотрудника и в самом документе Отпуск виден текущий остаток дней на дату начала.

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Право на первый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), но по соглашению с работодателем его можно предоставить и раньше.

Остаток по всем сотрудникам удобно смотреть отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Он показывает, сколько дней положено, сколько использовано и сколько осталось на выбранную дату.

Отпуска лучше планировать через документ Кадры → График отпусков (унифицированная форма Т-7). График утверждается на следующий год не позднее чем за две недели до его начала. Когда он заполнен, при вводе документа Отпуск программа подскажет плановые даты и предупредит, если фактический период расходится с графиком. Это снимает лишние вопросы при проверках ГИТ.

Как оформить документ «Отпуск» в 1С:ЗУП

Сам ввод занимает пару минут. Порядок действий:

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать → Отпуск.
2. Выберите организацию, месяц начисления и сотрудника. Если на человека оформлено несколько ставок, укажите нужную.
3. На закладке Основной отпуск поставьте флажок Ежегодный отпуск и задайте даты — с какого по какое число. Программа сама посчитает количество календарных дней.
4. При необходимости добавьте дополнительный отпуск (за вредность, ненормированный день, северный) — для этого в документе есть отдельные флажки видов отпуска.
5. Проверьте дату выплаты. По умолчанию 1С подставляет срок с учётом правила «за 3 дня до начала».
6. Нажмите Рассчитать (или сохраните документ — расчёт выполнится автоматически) и проверьте сумму на закладке Начислено (подробно).
7. Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке Печать → Приказ на отпуск (Т-6).

Если даты отпуска захватывают два месяца, 1С разделит отпускные между месяцами начисления — это нормально и на итоговую сумму не влияет.

Виды отпуска в документе задаются флажками — можно оформить сразу несколько видов одним документом на пересекающиеся даты:

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (если зарплата ведётся в ней, а не в ЗУП) документ отпуска создают в разделе Зарплата и кадры — в журнале начислений по кнопке Создать → Отпуск. Логика расчёта та же, различается только путь в меню.

Выплату оформляют отдельной ведомостью Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу) с видом выплаты Отпуск — тогда деньги уйдут именно под этот документ, а не в общую зарплату.

Как считается средний заработок и сумма отпускных

Отпускные = среднедневной заработок × количество календарных дней отпуска. Среднедневной заработок программа берёт за расчётный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Формула среднедневного заработка при полностью отработанном периоде (ст. 139 ТК РФ):

Среднедневной = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней, установленное кодексом. Разберём на числах.

Пусть сотрудник за 12 месяцев заработал 600 000 ₽ и все месяцы отработал полностью. Тогда:

• среднедневной заработок = 600 000 / (12 × 29,3) = 600 000 / 351,6 = 1 706,48 ₽;
• за отпуск 14 дней начислят 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽.

Если какой-то месяц отработан не полностью (были болезнь, командировка, прошлый отпуск), 1С считает по этому месяцу календарные дни пропорционально: 29,3 / число дней месяца × отработанные календарные дни. Полные месяцы по-прежнему берутся как 29,3.

Покажем на цифрах. Возьмём ту же базу 600 000 ₽, но пусть в июне (30 дней) сотрудник болел 10 дней — значит отработал 20 календарных дней, а остальные 11 месяцев полностью. Считаем делитель:

• июнь: 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня;
• 11 полных месяцев: 11 × 29,3 = 322,3 дня;
• итого делитель: 322,3 + 19,53 = 341,83 дня.

Среднедневной заработок = 600 000 / 341,83 = 1 755,26 ₽. За 14 дней отпуска начислят 1 755,26 × 14 = 24 573,64 ₽. Неполный месяц уменьшил делитель, поэтому при той же базе среднедневная сумма вышла выше, чем при полностью отработанном годе (было 1 706 ₽).

Увидеть, из чего сложилась сумма, можно по кнопке Подробнее о расчёте среднего заработка в документе или отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Справка о среднем заработке.

Отпуск за свой счёт без сохранения зарплаты

Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт) предоставляют по заявлению работника на любой согласованный срок, а в отдельных случаях — обязательно (ст. 128 ТК РФ): например, до 5 календарных дней при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близкого родственника.

В 1С:ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ Зарплата → Отпуска → Создать → Отпуск без сохранения оплаты. Главное отличие от обычного отпуска — деньги не начисляются, в документе задаётся только период отсутствия и его причина.

Такие дни важно провести в программе по двум причинам:

• 🗓 табель автоматически отметит дни кодом ДО (отпуск без оплаты) или ОЗ — сотрудник не будет числиться прогульщиком;
• 📉 если отпуск за свой счёт превысил 14 календарных дней за рабочий год, стаж для ежегодного отпуска сдвигается на лишние дни — 1С учтёт это при расчёте остатка автоматически.

Отзыв, перенос и перерасчёт: как исправить отпуск

Жизнь вносит правки: сотрудника вызвали на работу, отпуск перенесли, нашлась ошибка в датах. В 1С каждая ситуация решается своим приёмом, и ни одну не нужно «чинить» удалением проведённого документа.

Отпуск ещё не наступил, деньги не выплачены. Откройте документ и измените даты или вид отпуска, затем перепроведите. Сумма пересчитается сама.

Отпускные уже выплачены, нужно поправить. Не меняйте проведённый документ напрямую — используйте кнопку Исправить. 1С создаст документ-исправление, сторнирует прежнее начисление и начислит заново. Разница попадёт в ближайшую выплату или удержание.

Сотрудника отзывают из отпуска. Введите документ Зарплата → Отпуска → Создать → Отзыв из отпуска. Он сторнирует отпускные за неиспользованные дни, а излишне выплаченную сумму поставит к удержанию. Неиспользованные дни вернутся в остаток, и работник сможет взять их позже.

Отпуск переносится на другие даты. Отмените старый документ (или исправьте даты, если он ещё не оплачен) и введите новый на фактический период.

Сотрудник заболел во время отпуска. По ст. 124 ТК РФ отпуск продлевается на дни болезни или переносится на другой срок по выбору работника. В 1С сначала проводят больничный на эти дни, а затем документом Отзыв из отпуска или исправлением корректируют отпускные за совпавший период — иначе за одни и те же дни пройдут и отпускные, и пособие.

Прикиньте сумму к пересчёту заранее — сколько вернуть при отзыве за часть дней:

Проводки и налоги: НДФЛ и взносы с отпускных

Отпускные — это доход работника, поэтому с них удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

НДФЛ. Удерживается в момент выплаты отпускных. Датой получения дохода по отпускным считается день выплаты — этим они отличаются от зарплаты, где доход признаётся в последний день месяца. В 1С налог считается автоматически и отражается в документе на закладке НДФЛ. Срок перечисления в бюджет — по действующим единым правилам уплаты НДФЛ (зависит от того, в какой период месяца прошла выплата).

Страховые взносы. Начисляются на всю сумму отпускных по единому тарифу (взносы администрирует СФР — правопреемник ПФР и ФСС с 2023 года). Отдельно считать их не нужно: взносы попадают в документ начисления зарплаты за месяц.

Бухгалтерские проводки формируются после синхронизации ЗУП с 1С:Бухгалтерией (или в самой БП, если зарплата ведётся там):

Если организация формирует резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство), начисление отпускных списывается за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Этот учёт настраивается в учётной политике и считается отдельным документом.

Отпускные автоматически попадут в налоговую отчётность: в расчёт 6-НДФЛ — по дате выплаты и удержания налога, в РСВ и персонифицированные сведения — по месяцу начисления взносов. Отдельно их заполнять не нужно, но перед сдачей отчётов проверьте, что документ отпуска проведён и выплата закрыта ведомостью — иначе суммы в отчёты не подтянутся.

Для бухгалтера-расчётчика из документа печатается записка-расчёт по форме Т-60 (Печать → Записка-расчёт о предоставлении отпуска) — в ней виден весь расчёт среднего заработка и итоговая сумма к выплате.

Частые вопросы