Отпуск, больничный, отгул и прогул: вводим отсутствия в 1С

Чтобы создать отсутствие в 1С 8.3 (речь про конфигурацию ЗУП 3.1, редакцию 3.1), не нужен один универсальный документ — под каждый случай свой. Отпуск за свой счёт, больничный, отгул, прогул и неявку программа учитывает по-разному, и от выбора документа зависит, как день попадёт в табель и в расчёт зарплаты.

Самый быстрый путь ко всем документам — журнал Кадры → Все отсутствия сотрудников. Кнопка Создать открывает список: отпуск, отпуск без оплаты, больничный, командировка, отгул, прогул. Отсюда и начинаем.

Ниже — какой документ под какую ситуацию, как настроить график, чтобы отсутствие считалось корректно, и как потом свериться с табелем. Пути указаны для интерфейса «Такси» на платформе 8.3.

Выбираем документ под ситуацию

Главная ошибка новичка — оформлять всё через «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Этот документ нужен не для любого случая, а только когда человек не вышел, а оплачиваемого основания нет.

Короткая карта соответствия:

Если сомневаетесь, какой документ брать, пройдите по дереву решений — оно учитывает, есть ли оплата и есть ли подтверждающий документ.

График работы и производственный календарь — без них табель врёт

Любое отсутствие программа считает «в минус» от нормы. Норму задаёт график работы сотрудника, а график опирается на производственный календарь . Если календарь не заполнен на текущий год, ЗУП посчитает праздники рабочими днями — и отсутствие ляжет неверно.

Проверьте календарь: раздел Настройка, пункт Производственные календари. Откройте календарь РФ, убедитесь, что год заполнен, перенесённые выходные отмечены. Новый год данные не подтягивает автоматически — заполняют вручную или по кнопке заполнения после выхода постановления Правительства.

График работы — там же, в Настройка → Графики работы сотрудников. Для стандартной пятидневки хватает одного графика «Пятидневка», привязанного к производственному календарю. Для сменного или суммированного учёта создают отдельный график с указанием длительности смен и учётного периода (месяц, квартал, год).

При сменном графике отсутствие считается по сменам, выпавшим на период документа, а не по календарным дням. Поэтому у сменщиков особенно важно, чтобы график был заполнен до ввода отпуска или больничного: иначе программа не поймёт, сколько рабочих часов «снять» за дни отсутствия.

Способ учёта времени задаётся в Настройка → Расчёт зарплаты. Большинство работает «по отклонениям»: в программу вводят только отпуска, больничные и переработки, а остальные дни считаются явкой по графику автоматически. Подробный учёт (с ежедневным вводом часов через документ Табель) включают, только если этого требует специфика производства.

Отпуск за свой счёт и другие дни без оплаты

Отпуск без сохранения заработной платы оформляют документом Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры или Зарплата, либо из журнала всех отсутствий).

Порядок ввода:

1. Выберите сотрудника и организацию.
2. Укажите период — с какого по какое число работник отдыхает за свой счёт.
3. Выберите основание в поле причины. От него зависит буквенный код в табеле.

Причина влияет на код не случайно. Трудовой кодекс различает два вида:

• Отпуск по разрешению работодателя (ст. 128 ТК РФ, по договорённости) — код ДО.
• Отпуск, который работодатель обязан дать (та же статья, льготные категории: инвалиды, пенсионеры, свадьба, рождение ребёнка) — код ОЗ.

Перепутать их — типовая придирка при проверке табеля. Если работник пенсионер и просит обязательные 14 дней, это ОЗ, а не ДО.

Отгул за переработку и работу в выходной

Отгул в чистом виде программа не выдаёт из воздуха — у него должно быть основание. Классический сценарий: человек поработал в выходной, по ст. 153 ТК РФ он выбирает либо двойную оплату, либо одинарную плюс день отдыха.

Последовательность в ЗУП 3.1:

1. Создайте документ Работа в выходные и праздники на день, когда сотрудник выходил.
2. В документе выберите вариант оплаты — «Повышенная оплата» или «Одинарная оплата и отгул». Второй вариант копит право на отгул.
3. Когда работник берёт накопленный день, оформите документ Отгул с типом «за ранее отработанное время».

Если переработка была не в выходной, а сверх нормы в будни, используйте документ Работа сверхурочно. Сверхурочные по ТК компенсируют повышенной оплатой; замена отгулом для них законом прямо не предусмотрена, в отличие от работы в выходной.

Отдельно стоят донорские дни и дополнительные выходные для ухода за ребёнком-инвалидом — это не отгул за переработку, у них свои документы и своя оплата из средств СФР. Не сваливайте их в Отгул.

Болезнь: больничный лист и неявка без документа

С 2021 года листки нетрудоспособности только электронные (ЭЛН), а пособие платит СФР (бывший ФСС — слияние произошло в 2023 году) напрямую работнику. Работодатель оплачивает первые 3 дня болезни или травмы и передаёт в фонд сведения.

Оформление:

1. Раздел Зарплата → Больничные листы, кнопка Создать.
2. Укажите сотрудника и номер ЭЛН. По кнопке запроса программа получит данные листка из СФР (нужна настроенная 1С‑Отчётность или ручной ввод номера).
3. Проверьте причину нетрудоспособности и период. ЗУП рассчитает средний заработок за два предшествующих года и сумму пособия.

Отдельная справка о заработке для расчёта больше не нужна — форма 182н отменена с 2023 года, данные о заработке у прежних работодателей СФР берёт из своей базы.

Три дня за счёт работодателя платят не всегда. Это правило действует только при болезни или бытовой травме самого сотрудника. Если больничный выдан по уходу за заболевшим ребёнком или родственником, а также при производственной травме и профзаболевании, пособие полностью платит СФР с первого дня. ЗУП определяет это по причине нетрудоспособности в ЭЛН, поэтому причину не меняйте вручную «на глаз» — от неё зависит, кто и сколько заплатит.

Если человек болел, но больничный не открывал, или причина неявки неизвестна, листка нет — тогда берут Отсутствие (болезнь, прогул, неявка):

• вид «Болезнь (без больничного)» — дни не оплачиваются, но и прогулом не считаются;
• вид «Неявка по невыясненным причинам» — код НН, пока причина не выяснена;
• вид «Прогул» — код ПР, после установления факта и оформления объяснительной.

Сначала чаще ставят НН, а когда работник объяснился — при необходимости меняют документ на прогул. Увольнять за прогул по одному документу ЗУП, без кадрового разбирательства, нельзя — программа лишь фиксирует время.

Как отсутствия попадают в табель и как его проверить

Проведённый документ отсутствия сразу отражается в табеле — отдельно вводить ничего не надо (при учёте «по отклонениям»). Каждому виду соответствует свой буквенный код.

Основные коды, которые вы увидите в табеле:

Сам табель смотрят отчётом «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Отчёт строится на дату, по организации или подразделению, и показывает по каждому сотруднику коды и часы за месяц.

Что проверять перед закрытием месяца:

• нет ли у одного человека пересекающихся документов на одну дату (отпуск и больничный одновременно);
• совпадает ли код с фактической причиной (не стоит ли ДО вместо ОЗ);
• заполнен ли производственный календарь — иначе праздники встанут как рабочие.

Частые ошибки при вводе отсутствий

Ошибки повторяются от базы к базе. Вот те, что реально ломают табель и расчёт, а не просто мелочи оформления.

Документ записан, но не проведён. Записанный черновик в табель не попадает и стаж не корректирует. Открывайте журнал Все отсутствия сотрудников и проверяйте статус проведения по пиктограмме.

Отпуск за свой счёт введён задним числом после расчёта зарплаты. Зарплата за эти дни уже начислена. Нужно перепровести документ начисления, иначе человек получит деньги за неотработанные дни.

Пересечение двух отсутствий. Больничный открыт на период, когда уже стоит отпуск. ЗУП при проведении обычно предупреждает о конфликте — не игнорируйте сообщение, отпуск в таком случае продлевается или переносится по правилам ТК.

Прогул оформлен сразу, без стадии неявки. Пока причина не выяснена, корректнее ставить НН. Прогул — это уже дисциплинарная квалификация, под неё нужны объяснительная и приказ.

Работа в выходной без выбора варианта компенсации. Если в документе Работа в выходные и праздники не указать «отгул», права на день отдыха не возникнет — система посчитает только оплату.

Правка документа за уже закрытый месяц. Когда вы отменяете или меняете отсутствие в периоде, за который зарплата уже начислена и выплачена, ЗУП не переписывает прошлое, а формирует сторнирующие и доначисляющие суммы в текущем месяце. Это нормально: смотрите итог не по старому месяцу, а по текущему расчётному листку. Удалять проведённые документы прошлых периодов, чтобы «исправить красиво», не нужно — потеряете историю.