Папки для файлов в 1С: тома, иерархия, права и создание из кода

Чтобы создать папку в 1С 8.3, откройте список «Файлы» (в любой типовой конфигурации на БСП его можно найти через Все функции → Справочники → Файлы), встаньте в дерево папок слева и нажмите «Создать». Укажите наименование и, если нужно, родительскую папку. Папка в 1С — это запись справочника «Папки файлов», а не каталог на диске.

Типичная ситуация: бухгалтер хочет разложить сканы договоров по контрагентам, а администратор потом удивляется, почему база выросла на 20 ГБ. Поэтому сначала решают, где физически лежат файлы, затем строят папки и права. Ниже порядок, который работает в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11.

1. Подготовка: где 1С хранит файлы и зачем нужны тома

У программы два способа хранить содержимое файлов:

• 🗄 В информационной базе. Файл лежит внутри базы. Просто, но база и её резервные копии растут с каждым сканом.
• 💾 В томах на диске. В базе остаётся только запись о файле, а само содержимое лежит в каталоге на диске или в сетевой папке.

Пока файлов немного, хватает первого способа. Если пользователи прикрепляют сканы первички, фото и PDF десятками в день, переходите на тома.

Как включить хранение в томах

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Найдите группу настроек работы с файлами. Там включается хранение файлов в томах на диске и открывается список «Тома хранения файлов».
3. В списке томов нажмите «Создать».
4. Заполните карточку тома:
   • наименование, например «Сканы первички»;
   • полный путь для сервера Windows и, если есть, для Linux;
   • максимальный размер тома в мегабайтах (0 — без ограничения);
   • порядок заполнения, если томов несколько.
5. Запишите том.

Готовим каталог на диске

Каталог тома создают заранее средствами Windows или Linux. Требования простые:

Внутри тома 1С сама раскладывает файлы по служебным подкаталогам. Руками их не переименовывают и не перемещают: запись в базе хранит путь, и файл перестанет открываться.

Не включайте тома на рабочей базе без свежей резервной копии и не меняйте путь у тома, в котором уже лежат файлы.

2. Как создать папку в 1С через список «Файлы»

Папки нужны, чтобы раскладывать файлы, которые не привязаны к одному документу: регламенты, шаблоны договоров, общие сканы.

Открываем список

Если в разделах не видно команды «Файлы», включите полное меню:

1. Нажмите на значок шестерёнки или меню в правом верхнем углу (Сервис и настройки).
2. Откройте Параметры и поставьте флажок «Отображать команду «Все функции»».
3. Теперь откройте Все функции → Справочники → Файлы.

Форма делится на две части: слева дерево папок, справа файлы выбранной папки.

Создаём папку

1. Выделите в дереве ту папку, внутри которой нужна новая. Для папки верхнего уровня выделите корень.
2. Нажмите «Создать» над деревом папок.
3. Введите наименование, например «Договоры с поставщиками».
4. Проверьте поле родителя: если оно пустое, папка будет верхнего уровня.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Новая папка сразу появится в дереве. Файлы в неё добавляют кнопкой «Создать» в правой части или перетаскиванием из проводника.

Как наполнить папку файлами

Папка готова, теперь в неё кладут документы. Способов несколько:

После добавления у файла появляется карточка: автор, дата, размер, версии. Если файл редактируют, 1С хранит предыдущие версии, и каждая версия занимает место в томе. Учитывайте это, когда задаёте максимальный размер тома.

Редактирование и рабочий каталог

Когда пользователь открывает файл на редактирование, 1С копирует его в рабочий каталог на компьютере. После правки файл возвращают в базу командой завершения редактирования. Пока файл занят одним пользователем, другой видит его как редактируемый и может только читать.

Рабочий каталог и его предельный размер задают в персональных настройках работы с файлами. По умолчанию он лежит в профиле пользователя Windows.

Чем папка отличается от присоединённого файла

Скан, прикреплённый к счёту или акту через кнопку со скрепкой, живёт при документе. Папки к нему не применяются: искать его нужно в самом документе. Папки — для «свободных» файлов. Путаница между этими двумя механизмами — частая причина вопроса «куда пропал файл».

3. Права доступа к папкам и томам

Права работают на двух уровнях, и проверять нужно оба.

Уровень 1С

Доступ к файлам задают через группы доступа:

1. Администрирование → Пользователи и права → Группы доступа (или «Профили групп доступа»).
2. Откройте профиль, по которому работают пользователи.
3. Проверьте, что в профиль входит роль на добавление и изменение папок и файлов. Без неё пользователь видит список, но не может создать папку.

Если в базе включено ограничение доступа на уровне записей, права можно настроить для конкретной папки. Тогда одна группа видит «Кадровые документы», а другая нет. Права, заданные на папку, действуют и на вложенные папки, если их не переопределить.

Пример: закрываем кадровую ветку

Задача: папку «Кадры» видят только кадровик и главбух.

1. Включите ограничение доступа на уровне записей в Администрирование → Пользователи и права.
2. Создайте группу доступа «Кадровые файлы» и включите в неё двух сотрудников.
3. Откройте папку «Кадры» и в её командах найдите настройку прав.
4. Добавьте группу «Кадровые файлы» с правами на чтение и изменение, остальным права не давайте.
5. Зайдите в базу под рядовым пользователем и проверьте, что ветки «Кадры» в дереве нет.

Уровень операционной системы

Для каталога тома выдайте права «Изменение» (чтение, запись, удаление):

• 🖥 в файловом режиме — группе пользователей 1С домена;
• 🏢 в клиент-серверном — учётной записи службы сервера 1С.

Если том в сетевой папке, права нужны и на общий ресурс, и на файловую систему NTFS. Действует более строгое из двух.

4. Вложенные папки и порядок в иерархии

Справочник папок иерархический: у каждой папки может быть родитель. Глубину можно делать любой, но на практике хватает трёх уровней.

Пример рабочей структуры

Документы организации
├── Договоры
│   ├── Поставщики
│   └── Покупатели
├── Кадры
│   ├── Приказы
│   └── Трудовые договоры
└── Учредительные документы

Как переместить папку

1. Откройте карточку папки.
2. Смените родителя в поле, где указана вышестоящая папка.
3. Запишите.

Файлы и подпапки переедут вместе с ней. Также в дереве работает перетаскивание мышью.

Советы по структуре

• 📁 Делите по типу документа, а не по году: в поиске год быстрее отфильтровать по дате.
• 🔒 Закладывайте структуру под права: всё, что видит только кадровик, держите в одной ветке.
• 🏷 Называйте папки одинаково во всех организациях, если их несколько в базе.
• 🗑 Перед удалением папки проверьте, что она пуста. Удалённая папка помечается на удаление, окончательно её убирает обработка удаления помеченных объектов.

5. Автоматизация: создание папок из кода

Есть две разные задачи: создать каталог на диске (например, для выгрузки печатных форм) и создать папку в справочнике 1С. Обе решаются в расширении конфигурации или во внешней обработке.

Каталог на диске: СоздатьКаталог

Метод СоздатьКаталог() создаёт каталог по указанному пути, включая недостающие промежуточные. Важно, где выполняется код: на сервере каталог появится на сервере 1С, на клиенте — на компьютере пользователя.

&НаСервере
Процедура СоздатьКаталогВыгрузки()

	Разделитель = ПолучитьРазделительПути();
	Путь = "\\fileserver\1C_export" + Разделитель + "Акты" + Разделитель
		+ Формат(ТекущаяДатаСеанса(), "ДФ=yyyy-MM");

	Каталог = Новый Файл(Путь);
	Если Не Каталог.Существует() Тогда
		СоздатьКаталог(Путь);
	КонецЕсли;

КонецПроцедуры

На клиенте в новых версиях платформы используют асинхронный вариант СоздатьКаталогАсинх(). В веб-клиенте для работы с локальной файловой системой нужно расширение работы с файлами.

Папки справочника: массовое создание

Для 40 подразделений вручную создавать папки долго. Обработка делает это за секунды:

&НаСервере
Процедура СоздатьПапкиПоСписку(Родитель, СписокИмен)

	Для Каждого Имя Из СписокИмен Цикл
		Папка = Справочники.ПапкиФайлов.СоздатьЭлемент();
		Папка.Наименование = Имя;
		Папка.Родитель = Родитель;
		Папка.Записать();
	КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Перед запуском проверьте имя справочника папок в своей конфигурации через Конфигуратор: в типовых решениях на БСП это ПапкиФайлов. Обработку запускайте сначала на копии базы.

Что ещё автоматизируют

• ⚙ перенос уже накопленных файлов из базы в тома — в БСП для этого есть штатная обработка, искать её удобно поиском по слову «перенос» в Все функции → Обработки;
• 📤 регламентную выгрузку отчётов в папку по дате;
• 🧹 очистку временного каталога выгрузки по расписанию.

6. Почему файл не сохраняется в папку: разбор ошибок

Большинство сбоев при сохранении — это права или путь, а не сама 1С.

Если не помогло

1. Войдите в Windows на сервере 1С под учётной записью службы (или запустите от её имени проводник) и попробуйте создать файл в каталоге тома вручную.
2. Посмотрите журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по уровню «Ошибка» и по времени сбоя.
3. Проверьте свободное место на диске с томом: Windows откажет в записи раньше, чем 1С дойдёт до своего лимита.
4. Если проблема у одного пользователя, проверьте размер его рабочего каталога файлов в персональных настройках работы с файлами: при переполнении локальная копия не создаётся.

7. Частые вопросы