Создание партнёра в 1С:Управление торговлей 11

Партнёра в 1С:Управление торговлей (УТ 11) заводят из раздела CRM и маркетинг → Клиенты кнопкой Создать, из Закупки → Поставщики — если это поставщик, либо из общего списка НСИ и администрирование → НСИ → Партнёры. Форма создания ведёт по шагам: тип партнёра, наименование, ИНН, контакты, менеджер.

Главное, что отличает УТ от «Бухгалтерии»: здесь живут два разных справочника — партнёр и контрагент. Партнёр — это ваш клиент или поставщик как бизнес: он может быть холдингом из нескольких юрлиц. Контрагент — конкретное юридическое лицо или ИП, с которым заключают договор и ведут взаиморасчёты. Поэтому «создать партнёра» и «создать контрагента » в УТ — не одно действие, и порядок зависит от одной настройки.

Разберём создание по порядку: от настройки раздельного учёта до договоров, ролей и ответственного менеджера.

Где создают партнёра и что включить заранее

Способ ввода зависит от того, разделён ли у вас учёт партнёров и контрагентов.

Настройка раздельного учёта

Откройте НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → CRM и маркетинг. Здесь есть флажок «Независимо вести партнёров и контрагентов».

• Флажок снят — партнёр и контрагент создаются одной карточкой, один к одному. Подходит, когда клиент = одно юрлицо и холдингов нет.
• Флажок установлен — сначала заводится партнёр (бизнес), к нему привязываются один или несколько контрагентов (юрлиц). Нужен для сетей, холдингов, работы через разных плательщиков.

Запуск формы создания

Когда настройка выбрана, нажмите Создать в нужном списке. Открывается форма ввода нового партнёра. В верхней части отмечают роли (кто это для вас — клиент, поставщик, прочее) и указывают, кем является партнёр: юридическим лицом, предпринимателем или физлицом. От этих отметок зависит, какие поля форма попросит заполнить дальше.

Заполняем карточку: наименование, ИНН, адрес, контакты

Форма создания просит минимум данных — остальное можно дописать позже.

1. Наименование — рабочее имя, по которому вы ищете партнёра в списках («Ромашка», «Иванов ИП»). Оно внутреннее, в печатные формы не попадает.
2. Полное наименование — юридическое название контрагента: оно уйдёт в договоры и первичку.
3. ИНН и КПП — реквизиты юрлица. Если включена интернет-поддержка и сервис проверки контрагентов, по одному ИНН подтянутся название, КПП, ОГРН и юридический адрес из реестра.
4. Контактная информация — телефон, e-mail, сайт, адреса. Адрес вводится через форму ввода по классификатору адресов, чтобы он корректно печатался и проходил контроль.
5. Контактное лицо — ФИО и телефон человека, с которым общаетесь. Его можно создать прямо из карточки партнёра.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Партнёр появится в списке. Если раздельный учёт включён, вместе с ним создастся связанный контрагент с тем же ИНН.

Партнёр, клиент или поставщик: роли и ответственный менеджер

В УТ один партнёр может быть одновременно и покупателем, и поставщиком — не нужно заводить две карточки. Роли задаются флажками в карточке партнёра.

Если один контрагент и покупает, и поставляет, отметьте обе роли — документы закупки и продажи будут ссылаться на одного партнёра, а взаиморасчёты сведутся корректно.

Ответственный менеджер

В карточке есть поле Основной менеджер — сотрудник, закреплённый за партнёром. Он подставляется по умолчанию в новые заказы и используется в отчётах по эффективности продаж и в воронке CRM.

• Назначьте менеджера сразу — иначе в документах придётся выбирать его вручную.
• Для холдинга менеджер указывается на уровне партнёра, а не каждого контрагента.
• Сменить ответственного можно в любой момент — на уже проведённые документы это не влияет.

Контрагент и контактные лица: кто за кого отвечает

Это самый частый источник путаницы у новичков в УТ, поэтому разложим связи по полочкам.

Партнёр → контрагент. Партнёр — управленческая единица (бизнес). Контрагент — юридически значимая: с ним заключают договор, на него выписывают счета и первичку, по нему идут взаиморасчёты. При раздельном учёте к одному партнёру можно привязать несколько контрагентов и в документе выбирать нужного.

Партнёр → контактные лица. Контактные лица — это сотрудники партнёра (менеджер по закупкам, бухгалтер, директор). Они хранятся как отдельный справочник и привязаны к партнёру. Для каждого можно указать должность, телефон, e-mail и роль в принятии решений.

Чтобы добавить контрагента к уже созданному партнёру, откройте карточку партнёра и перейдите на вкладку (или по команде) со списком контрагентов — там кнопкой создаётся новое юрлицо с привязкой к этому партнёру.

Договоры и порядок взаиморасчётов

Договор в УТ хранит условия работы с контрагентом: валюту, организацию, порядок расчётов и правила ведения долга. Сначала убедитесь, что договоры вообще включены.

Включение договоров

В НСИ и администрирование → CRM и маркетинг (или в настройках продаж/закупок) проверьте флажки использования договоров с клиентами и поставщиками. Если они сняты, расчёты ведутся без детализации по договорам — для простых случаев этого достаточно, для сверок и нескольких условий лучше включить.

Порядок расчётов

Ключевой параметр договора — порядок расчётов. Он определяет, в каком разрезе программа ведёт задолженность.

Выбирайте уровень детализации под реальный документооборот: чем он подробнее, тем точнее отчёт о взаиморасчётах, но тем аккуратнее нужно разносить оплаты.

Соглашения об условиях продаж

Помимо договора в УТ есть соглашения — в них задают цены, скидки, условия оплаты и склад отгрузки. Соглашение может быть типовым (для сегмента клиентов) или индивидуальным (для одного партнёра). Для старта достаточно договора; соглашения подключают, когда появляются разные ценовые условия.

Ещё два поля договора стоит заполнить сразу:

• Организация — от чьего имени вы работаете с этим контрагентом. Если в базе несколько своих юрлиц, договор привязывается к конкретному из них.
• Валюта — валюта расчётов и взаиморасчётов. Для рублёвых операций оставляйте рубли; валютный договор подключают только при реальных расчётах в валюте, иначе появятся лишние курсовые разницы.

Сервисные возможности: проверка, дубли, группы

После того как партнёр заведён, пригодятся встроенные инструменты наведения порядка в базе.

• 🔎 Проверка контрагента по ИНН — при включённой интернет-поддержке сервис сверяет реквизиты с реестром и показывает статус (действующая организация, ликвидация, недостоверные сведения). Полезно перед отгрузкой с отсрочкой.
• 🗂 Группы партнёров — список можно сделать иерархическим: завести папки по регионам, каналам продаж или типам клиентов. Группа задаётся при создании или перетаскиванием.
• 🧩 Сегменты — динамические или ручные подборки партнёров для рассылок, скидок и анализа. Партнёр попадает в сегмент по правилу или вручную.
• ♻️ Объединение дублей — если один контрагент заведён дважды, воспользуйтесь стандартной обработкой поиска и удаления дублей в разделе администрирования: она схлопнет карточки и перенесёт ссылки из документов на оставшуюся.
• 🌍 Бизнес-регион — у партнёра можно указать регион для аналитики продаж по территориям и распределения зон ответственности менеджеров. Поле не обязательное, но полезно, если продажи разбиты по географии.
• 📄 Досье партнёра — сводка по контрагенту: реквизиты, статус в реестре, история сделок и расчётов в одном окне. Удобно перед звонком или отгрузкой, чтобы не собирать данные по разным спискам.

Эти инструменты не обязательны при создании одного партнёра, но экономят время, когда база растёт и в неё заносят контрагентов несколько сотрудников.

Типичные ошибки при заведении партнёра

Ошибки на этом шаге всплывают не сразу, а когда по партнёру уже накопились документы. Вот что чаще всего приходится переделывать.

• Роль отметили не полностью. Партнёр и покупает, и поставляет, а в карточке стоит только «Клиент». В разделе Закупки он не находится, и заказ поставщику на него не оформить. Лечится добавлением роли «Поставщик» в той же карточке — заводить вторую не нужно.
• Пустое полное наименование. Рабочее имя заполнено («Ромашка»), а юридическое — нет. В договор и первичку уходит пусто или рабочее имя. Полное наименование должно совпадать с ЕГРЮЛ или свидетельством ИП.
• Один контрагент заведён дважды. Разные сотрудники создали карточки с одним ИНН. Взаиморасчёты и история продаж расползаются по двум записям. Не удаляйте одну вручную — объедините дубли, чтобы перенести ссылки из документов.
• Партнёр вместо контрагента в документе. При раздельном учёте в заказе выбирают и партнёра, и контрагента. Если юрлицо указали неверно, счета и акты уйдут не на того плательщика. Проверяйте оба поля перед проведением.
• ИНН не заполнили «на потом» и забыли. Без ИНН сервис не проверит контрагента, а бухгалтерия не примет первичку. Заполняйте реквизиты до первой отгрузки, а не после.

Частые вопросы