Регистрация нового партнёра в 1С УТ и ERP

Партнёра заводят в конфигурациях, построенных на схеме «Партнёры и контрагенты»: это «Управление торговлей» 11, ERP, «Комплексная автоматизация» и УНФ. Путь — раздел CRM и маркетинг → Партнёры, кнопка Создать запускает помощник регистрации, который за несколько шагов создаёт и партнёра, и связанного с ним контрагента.

Партнёр и контрагент — не одно и то же. Партнёр — управленческая карточка: реальная компания или человек, с которым вы работаете. Контрагент — юридическое лицо или ИП, на которое оформляются документы и ведётся регламентированный учёт. Один партнёр может объединять несколько контрагентов (например, холдинг из нескольких юрлиц), и наоборот.

В «Бухгалтерии предприятия» 3.0 отдельной сущности «партнёр» нет — там работают только со справочником Контрагенты. Поэтому всё, что ниже, относится к УТ, ERP, КА и УНФ.

Партнёр или контрагент: что решить до создания

Прежде чем нажимать Создать, определитесь, как вы будете вести учёт. От этого зависит, появится ли у вас выбор «создать отдельно партнёра и контрагента» или программа сделает их парой автоматически.

За это отвечает флаг в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → CRM и маркетинг — «Независимо вести партнёров и контрагентов». Разберём оба режима:

• 🔗 Флаг снят (по умолчанию). Партнёр и контрагент создаются и меняются вместе, одной карточкой. Подходит, когда партнёр — это одно юрлицо. Самый частый случай.
• 🏢 Флаг установлен. Партнёр и контрагент ведутся раздельно. Нужен, когда под одним партнёром несколько юрлиц, или когда одно юрлицо работает под несколькими торговыми марками.

Второе, что стоит проверить заранее, — подключена ли интернет-поддержка и сервис 1С:Контрагент. С ним карточка контрагента заполняется по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП автоматически, без ручного ввода наименования, КПП и адреса. Подключение — в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Где создать партнёра и как работает помощник регистрации

Список партнёров открывается из нескольких мест, в зависимости от того, кто это:

• CRM и маркетинг → Партнёры — общий список;
• Продажи → Клиенты — если это покупатель;
• Закупки → Поставщики — если это поставщик.

Это один и тот же справочник, просто с разными отборами. Кнопка Создать в любом из списков запускает помощник регистрации нового партнёра. Он проведёт по шагам:

1. Укажите роль. Отметьте, кем является партнёр: Клиент, Поставщик, Прочие отношения (например, перевозчик или арендодатель). Можно отметить сразу несколько ролей — компания бывает и покупателем, и поставщиком.
2. Введите ИНН. Если подключён 1С:Контрагент, после ввода ИНН программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из реестра. Останется проверить данные.
3. Заполните наименование. Публичное наименование — как партнёр отображается в списках и документах (например, «Ромашка, ООО»). Рабочее наименование можно задать своё, короткое.
4. Укажите вид контрагента — юридическое или физическое лицо. От этого зависит набор реквизитов карточки.
5. Добавьте контактную информацию — телефон, e-mail, адрес и контактное лицо. Этот шаг можно пропустить и заполнить позже.
6. Завершите регистрацию кнопкой Далее до финального шага. Программа создаст карточку партнёра и, если независимое ведение выключено, сразу карточку контрагента.

Что заполнить в карточке партнёра

После регистрации откройте карточку партнёра и проверьте управленческие реквизиты. Они не попадают в бухгалтерские документы, но управляют продажами, аналитикой и правами доступа.

• 📇 Наименование и группа. Разложите партнёров по группам (папкам) справочника — по типу, региону или менеджеру. В большом списке это ускоряет поиск.
• 🏷 Роли — те же флаги Клиент / Поставщик / Прочие отношения, что в помощнике. Если забыли отметить «Поставщик», партнёр не появится в списке выбора при создании документа поступления.
• 🏢 Головной партнёр. Поле для иерархии холдинга: несколько партнёров-«дочек» подчиняются одному головному. Удобно для сводных отчётов по группе компаний.
• 👤 Основной менеджер — ответственный сотрудник. Используется в отчётах по продажам и в правах доступа (менеджер видит своих клиентов).
• 🌍 Бизнес-регион и сегменты — аналитические разрезы для маркетинга и отчётности. Заполнять не обязательно.

Реквизиты партнёра можно менять в любой момент — на уже проведённые документы это не влияет, потому что документы ссылаются на контрагента, а не на партнёра.

Контрагент: ИНН, адреса и банковские счета

Контрагент — это юридическая часть. Именно его реквизиты печатаются в накладных, счетах-фактурах и актах. Открыть карточку контрагента можно из карточки партнёра по ссылке (вкладка или гиперссылка Контрагент).

Проверьте и заполните:

• Реквизиты юрлица — ИНН, КПП, ОГРН, полное и сокращённое юридическое наименование. При подключённом 1С:Контрагент они заполняются автоматически по ИНН; сверьте с договором.
• Адреса — юридический, фактический и почтовый. Адрес вводится через форму с классификатором, а не свободным текстом, иначе он не подтянется в печатные формы.
• Банковские счета. Добавьте расчётный счёт: БИК банка (банк выбирается из классификатора) и номер счёта. Один счёт отметьте основным — он подставляется в платёжные документы по умолчанию.
• Контактная информация и контактные лица. Телефоны, e-mail, сайт — на уровне контрагента; для людей заводите отдельные карточки контактных лиц с их ролями (директор, бухгалтер, менеджер по закупкам).

Договоры, соглашения и условия взаиморасчётов

Условия работы с партнёром хранятся в договорах и соглашениях. Их использование включается в настройках и зависит от того, насколько детально вы ведёте расчёты.

Договоры включаются флагами Использовать договоры с клиентами и Использовать договоры с поставщиками в разделах НСИ и администрирование → Продажи и → Закупки. В карточке договора задают:

• Организацию — юрлицо вашей компании, от имени которого заключён договор;
• Валюту расчётов;
• порядок расчётов — ключевой параметр: По договору в целом, По заказам или По накладным. Он определяет, до какого уровня детализируется долг. Если выбрать «по заказам», оплату придётся привязывать к конкретному заказу, иначе она «повиснет» авансом;
• признак налогообложения (облагается НДС или нет).

Соглашения (типовые и индивидуальные) включаются отдельными флагами в тех же разделах. Соглашение описывает коммерческие условия: вид цен, скидки, срок и график оплаты, склад отгрузки. В отличие от договора, соглашение — это про «как продаём», а договор — про «на кого оформляем и как считаем долг».

В соглашении или договоре задаются и ограничения по дебиторке — то, что иногда называют нормативами работы с партнёром:

Выбор валюты, порядка расчётов и организации в договоре менять задним числом нельзя без последствий: по уже оформленным документам взаиморасчёты пересчитаются. Если условия изменились — заводите новый договор или новое соглашение, а старое закрывайте по сроку действия.

Холдинг: несколько юрлиц под одним партнёром

Отдельный случай — когда партнёр закупается или продаёт через несколько своих юрлиц, но для вас это один клиент. Чтобы долг и история отношений считались суммарно, все эти юрлица заводят контрагентами под одной карточкой партнёра.

Порядок такой:

1. Включите Независимо вести партнёров и контрагентов в настройках CRM.
2. Создайте одного партнёра — это «шапка» холдинга.
3. В карточке партнёра добавьте первого контрагента (основное юрлицо).
4. Добавьте остальные юрлица отдельными контрагентами к тому же партнёру.

После этого отчёты по партнёру (продажи, задолженность, рейтинг) собираются по всем его юрлицам сразу, а документы по-прежнему оформляются на конкретного контрагента. Это главное преимущество схемы: управленческий взгляд «одна компания» и корректный регламентированный учёт по каждому юрлицу одновременно.

Если же юрлица партнёра между собой не связаны по учёту и вам удобнее видеть их как отдельных клиентов, не объединяйте — заведите их разными партнёрами. Объединять задним числом сложнее, чем изначально держать раздельно.

Проверка контрагента перед началом работы

Карточку мало создать — данные стоит проверить, особенно если партнёр новый и крупный. Сервис 1С:Контрагент показывает в карточке статус по данным ФНС: действующая организация, в процессе ликвидации или исключена из реестра. Красный статус — повод не отгружать с отсрочкой.

Что проверить перед первой сделкой:

• 🔎 Актуальность реквизитов — ИНН и КПП совпадают с договором и реквизитами в счёте.
• 🏦 Банковский счёт — введён и отмечен основным, БИК выбран из классификатора, а не вписан вручную.
• 📑 Статус в ЕГРЮЛ/ЕГРИП — организация действующая (виден в карточке при подключённом сервисе).
• 👤 Подписант — контактное лицо с ролью «руководитель» заполнено, если его реквизиты идут в договор.

Потратить пять минут на проверку дешевле, чем потом искать, почему платёж ушёл на старый расчётный счёт или контрагент оказался ликвидирован.

Частые ошибки при создании партнёра

Разберём, что чаще всего ломает учёт при вводе нового партнёра.

• Задвоили контрагента. Один и тот же ИНН завели дважды — долг разошёлся по двум карточкам. Лечится через поиск и замену дублей (обработка объединения элементов справочника), но лучше не допускать: ищите по ИНН перед созданием.
• Не отметили роль. Партнёр создан без флага Поставщик — и его не видно при вводе документа поступления. Откройте карточку и проставьте нужную роль.
• Включили независимое ведение зря. После этого под каждого партнёра приходится вручную привязывать контрагента, а новичок этого не делает — документы оформить не на кого. Если холдингов у вас нет, флаг лучше снять.
• Договор заведён не на то юрлицо. Если в договоре указана не та организация, документ либо не подберёт договор, либо подставит чужие реквизиты. Проверяйте поле Организация.
• Неверный порядок расчётов. Выбрали «по заказам», а оплату вносите общей суммой без привязки к заказу — платёж уходит в аванс, а по заказу остаётся долг. Сверяйте порядок расчётов с тем, как реально приходят деньги.

Эти ошибки видны не сразу — всплывают через месяц, когда не сходится акт сверки. Поэтому реквизиты нового партнёра стоит проверить сразу после создания, а не перед первой сверкой.

Частые вопросы