Приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3: от выбора операции до кассовой книги

ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают через Банк и касса → Касса → Кассовые документы → Поступление. Откроется документ «Поступление наличных»: в нём выбирают вид операции, плательщика и сумму, проводят, а печатная форма приходного кассового ордера (КО-1) формируется из этого же документа кнопкой Печать.

Пошагово создать приходник в 1С несложно. Ошибки возникают раньше: на этапе выбора вида операции и при пустой карточке организации. Вид операции определяет, какой счёт пойдёт в кредит проводки, а значит — закроется ли долг покупателя, подотчётника или поставщика.

Что настроить до первого приходного ордера

Документ можно создать в чистой базе, но печатная форма выйдет с пустыми подписями, а проводки — с ошибками в аналитике. Перед первым ПКО проверьте четыре вещи.

🏢 Карточка организации . Главное → Организации → ваша организация. Нужны полное наименование, ИНН, КПП и код ОКПО — они попадают в шапку КО-1.

✍️ Ответственные лица. В карточке организации, в разделе подписей и ответственных лиц, укажите главного бухгалтера и кассира. Без них строки «Главный бухгалтер» и «Получил кассир» в ордере останутся пустыми, придётся дописывать от руки.

📊 Статьи движения денежных средств. Если в Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов включён учёт по статьям ДДС, поле «Статья ДДС » станет обязательным. Заранее проверьте справочник: должны быть статьи для выручки, возврата подотчётных сумм и прочих поступлений.

🔐 Права пользователя. Если в базе работает кассир с урезанными правами, его группа доступа должна разрешать добавление и изменение кассовых документов. Это настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Без прав кнопка Поступление в списке будет неактивна или документ откроется только на просмотр.

Создаём ПКО в 1С по шагам

Последовательность одинакова для любого вида операции. Отличаются только поля в середине формы.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите кнопку Поступление. Откроется новый документ «Поступление наличных (создание)».
3. В поле «Вид операции» выберите нужный вариант — от него зависит состав полей ниже.
4. Проверьте дату. Дата ПКО должна совпадать с днём фактического поступления денег в кассу: по ней документ попадёт в кассовую книгу.
5. Заполните «Организацию» и «Сумму».
6. Заполните плательщика: контрагента, подотчётное лицо или другой объект — в зависимости от операции.
7. Перейдите в блок реквизитов печатной формы: «Принято от», «Основание», «Приложение».
8. Нажмите Провести. Номер присвоится автоматически.
9. Через Печать откройте «Приходный кассовый ордер (КО-1)» и распечатайте.

Номер документа программа ведёт сама, со сквозной нумерацией в пределах года. Править его вручную стоит только при переносе остатков из другой программы, когда нужно продолжить чужую нумерацию.

Ввод на основании: быстрее и без ошибок в аналитике

Для оплаты от покупателя удобнее не заполнять ПКО с нуля. Откройте счёт покупателю или реализацию, нажмите Создать на основании и выберите «Поступление наличных». Контрагент, договор, сумма и документ расчётов подтянутся сами.

То же работает для авансового отчёта: если подотчётное лицо вернуло остаток, ПКО на возврат удобно ввести из списка документов по этому сотруднику, а сумму сверить с остатком по счёту 71.

Вид операции и какие поля заполнять

Вид операции — главная настройка документа. Ошибка здесь не мешает провести ПКО, но проводка уйдёт не на тот счёт.

Кроме этих, в списке есть операции для займов и кредитов (получение займа от контрагента, возврат займа работником и контрагентом). Поля у них аналогичны: контрагент или сотрудник, договор, сумма.

Поля оплаты от покупателя

В этом виде операции табличная часть «Расшифровка платежа» позволяет разбить сумму по нескольким договорам. Нажмите на ссылку со списком платежей, если покупатель одним платежом гасит два долга.

Поле «Погашение задолженности» обычно стоит в режиме «Автоматически». Программа сама решит, что часть — оплата долга, а остаток — аванс. Если нужно закрыть конкретную реализацию, переключите режим на «По документу» и выберите её.

💰 Ставку НДС указывают для аванса: с предоплаты программа потом сформирует счёт-фактуру на аванс обработкой регистрации счетов-фактур.

Поля печатной формы

«Принято от» заполняется из контрагента, но для организации туда лучше вписать ФИО человека, который принёс деньги. В квитанции к ПКО это поле видит плательщик.

Печать приходного ордера и квитанции

Печатная форма «Приходный кассовый ордер» выводит унифицированную форму КО-1 на одном листе: слева сам ордер, справа отрывная квитанция. Ордер остаётся в кассе, квитанцию с подписями и печатью (если организация её использует) получает плательщик.

📌 Порядок оформления:

• кассир сверяет сумму с ордером и подписывает обе части;
• главный бухгалтер (или руководитель, если бухгалтера нет) подписывает ордер;
• квитанцию отрывают по линии и отдают сдатчику денег;
• ордер подшивают к листу кассовой книги за этот день.

ПКО можно вести и в электронном виде с электронной подписью — 3210-У это допускает. Но тогда нужна настроенная подпись у кассира и главбуха, и большинство небольших организаций печатают бумагу.

Чек ККТ при приёме наличных

Если наличные платит покупатель за товар, работу или услугу, по 54-ФЗ нужен кассовый чек. ПКО его не заменяет.

При подключённой онлайн-кассе в документе с видом операции «Оплата от покупателя» появляется команда печати чека. Чек пробивают до или одновременно с проведением ПКО, и он привязывается к документу.

Какие проводки делает приходный кассовый ордер

ПКО всегда даёт дебет счёта 50.01 «Касса организации». Кредит зависит от вида операции.

Для «Получения наличных в банке» кредитовый счёт программа подставит сама — посмотрите его в результатах проведения, кнопка Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» в командной панели).

Кроме проводок, документ пишет движения в регистры:

• 📗 кассовая книга — по дате и номеру ордера;
• 📘 движения денежных средств — по статье ДДС, если учёт включён;
• 📙 расчёты с контрагентами — для зачёта аванса и оплаты.

Пример с числами

Покупатель ООО «Ромашка» должен 30 000 ₽ за отгруженный товар. Приносит в кассу 50 000 ₽.

При автоматическом погашении ПКО даст две проводки:

• Дт 50.01 Кт 62.01 — 30 000 ₽, долг закрыт;
• Дт 50.01 Кт 62.02 — 20 000 ₽, аванс.

С аванса 20 000 ₽ при ставке 20 % НДС составит 20 000 × 20 / 120 = 3 333,33 ₽. Его начислят при регистрации счёта-фактуры на аванс.

Ошибки при проведении ПКО и как их исправить

Ещё три ошибки, которые не мешают проводке, но всплывают при проверке:

❌ Неверный вид операции. Возврат от подотчётника провели как «Прочий приход» с кредитом 91.01. Расчёты по 71 так и остаются незакрытыми, а в прочих доходах — лишняя сумма. Исправление: открыть ПКО, сменить вид операции, перепровести.

❌ Кассовый остаток превышает лимит. Если организация установила лимит остатка кассы, деньги сверх него надо сдать в банк в тот же день. Исключения — дни выплаты зарплаты и выходные, когда ведутся кассовые операции. Малый бизнес вправе лимит не устанавливать (3210-У).

❌ Задним числом после закрытия дня. ПКО с прошлой датой меняет кассовую книгу за прошлый день, которую уже распечатали и подписали. Если документ добавлен, лист кассовой книги за этот день перепечатывают целиком.

Связь ПКО с кассовой книгой и отчётами

Приходник — только первая запись. Дальше он попадает в несколько отчётов, где удобно ловить ошибки.

📖 Кассовая книга формируется за период. Листы нумеруются автоматически, в конце дня — подписи кассира и бухгалтера. Вкладыш формируют каждый день, когда были кассовые операции. В дни без операций лист не печатают.

🔗 Связанные документы. ПКО часто вводят на основании счёта или реализации, а из ПКО — дальше не вводят ничего. Исключение — счёт-фактура на аванс: её создаёт обработка регистрации счетов-фактур на аванс (она входит в закрытие месяца) или вручную из оплаты. Для просмотра всей цепочки используйте команду «Структура подчинённости» (значок в виде иерархии в командной панели документа).