План закупок в 1С:Управление торговлей — от расчёта потребности до контроля поставок
Содержание
План закупок в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP формируется в подсистеме планирования. Сначала планирование включают в настройках (НСИ и администрирование → Планирование), затем создают сценарий и вид плана, и только после этого — сам документ «План закупок», который рассчитывает количество к заказу по выбранным данным.
В 1С:Бухгалтерии такого механизма нет: там закупки отражают по факту — поступлениями и заказами поставщикам. Планирование спроса и снабжения живёт в торговых и производственных конфигурациях. Дальше всё разобрано для УТ 11 в интерфейсе «Такси»; в ERP логика та же, отличаются детали интерфейса.
Где включается планирование закупок и что настроить заранее
Документ не появится в меню, пока функциональность выключена. Откройте НСИ и администрирование → Планирование и включите использование планов закупок (а при необходимости — и планов продаж, если план закупок будете строить от прогноза сбыта).
После включения нужны два объекта-настройки, без которых документ нечем заполнить.
Сценарий планирования задаёт ритм и детализацию:
- 📆 периодичность — неделя, месяц, квартал;
- 🗂 детализацию — по номенклатуре, по номенклатурным группам или по складам;
- ⏳ горизонт планирования — на сколько периодов вперёд строим план.
Один сценарий — это, по сути, «правила игры» для группы планов. Для оперативных закупок обычно берут месяц с детализацией по номенклатуре; для годового бюджета — квартал по группам.
Вид плана закупок описывает, откуда брать цифры. В нём настраивается источник данных для автозаполнения: продажи за прошлый период, заказы клиентов, нормы, текущие остатки. Фактически вид плана — это шаблон расчёта, который потом подставляется в документ.
Сделайте отдельные виды плана под разные логики: «от продаж прошлого года», «под заказы клиентов», «поддержание остатка». В документе вы выберете нужный — и не будете каждый раз перенастраивать заполнение.
К подготовке относятся и классификаторы номенклатуры: товарные категории, номенклатурные группы, а также ABC/XYZ-классификация. Она пригодится на этапе расстановки приоритетов — об этом ниже.
Отдельно стоит заранее заполнить сроки поставки в соглашениях с поставщиками. Без них программе не от чего считать дату размещения заказа, и план получится верным по количеству, но бесполезным по времени.
Как 1С рассчитывает потребность в закупках
Потребность — это разница между тем, что нужно, и тем, что уже есть или вот-вот придёт. Программа считает её по формуле, которую вы задаёте способом обеспечения и настройками вида плана.
За логику пополнения в УТ отвечают методы обеспечения потребностей, которые закрепляются за складом и номенклатурой. Чаще всего используют такие:
| Способ обеспечения | Когда применяют |
|---|---|
| Поддержание запаса (min-max) | Ходовые позиции с ровным спросом: держим остаток между минимумом и максимумом |
| Поддержание запаса (расчёт по статистике) | Товары с историей продаж — норму считает система по прошлым периодам |
| Заказ под потребность | Позиции, которые закупают только под конкретный спрос |
Вход для расчёта плана обычно такой:
- фактические продажи или отгрузки за базовый период;
- открытые заказы клиентов (неотгруженный спрос);
- текущий остаток на складах;
- уже оформленные, но не поступившие заказы поставщикам (товары «в пути»).
Из потребности программа вычитает доступный остаток и ожидаемые поступления — остаётся чистая величина к закупке. Проверьте базовый период источника: если взять месяц с нетипичным спросом, план уедет в обе стороны.
Доступный остаток — это не просто цифра из карточки склада. Из физического остатка вычитают резервы под заказы клиентов: то, что лежит на полке, но уже обещано покупателям, закупать заново не нужно. А вот товары в пути (оформленные заказы поставщикам, которые ещё не поступили) потребность, наоборот, уменьшают. Если этот блок данных настроен неверно, план начнёт задваивать закупки.
Разберём на числах. По позиции спрос на период — 100 шт. На складе 30 шт, из них 10 зарезервированы под заказы клиентов. В пути от поставщика — 20 шт. Чистая потребность к закупке: 100 − (30 − 10) − 20 = 60 шт. Именно эту цифру и подставит автозаполнение.
Создаём документ «План закупок»: порядок действий
Когда сценарий и вид плана готовы, сам документ оформляется быстро.
- Откройте список планов закупок. Если команды нет на видном месте, список доступен через
Главное → Все функции(документ «План закупок») — после включения планирования он появляется в разделе снабжения. - Создайте новый документ кнопкой Создать.
- В шапке укажите сценарий, вид плана и период (или дату начала периода планирования).
- При необходимости задайте отбор — склад, подразделение, менеджера или группу номенклатуры.
- Нажмите Заполнить. Табличная часть рассчитается по правилам выбранного вида плана: номенклатура и количество по периодам сценария.
- Проверьте и при необходимости скорректируйте строки вручную — плановые цифры всегда можно поправить экспертной оценкой.
- Проведите документ.
Автозаполнение — это стартовая точка, а не готовое решение. Сезонные пики, разовые акции и новинки без истории продаж система не угадает: такие позиции добавляют или правят руками.
Если по части номенклатуры данных нет (новый товар), строку заводят вручную и задают прогноз сами — вид плана по ним ничего не рассчитает.
Когда сценарий детализирован по периодам, количество распределяется по неделям или месяцам горизонта — в табличной части видно не одну цифру, а разбивку по датам. Это удобно для равномерных закупок: вместо одной крупной партии получаете график поставок, который легче согласовать с поставщиком и дешевле хранить.
Приоритеты и сроки: что заказать в первую очередь и когда
План в штуках — это половина дела. Вторая половина — когда разместить заказ, чтобы товар успел прийти.
Приоритеты. Расставить акценты помогает ABC/XYZ-классификация (в УТ есть соответствующие отчёты и обработка классификации). Логика простая:
- 🅰 группа A — позиции, дающие основную выручку: контролируем жёстко, дефицит недопустим;
- 🅱 группа B — средние по вкладу;
- 🅲 группа C — «хвост»: редкие и дешёвые позиции, по ним допустим запас пореже.
XYZ добавляет стабильность спроса: X — ровный, Z — скачкообразный. Пара AX (важный и предсказуемый) — кандидат на поддержание запаса min-max, а CZ — скорее под заказ клиента . Такая раскладка подсказывает, где можно довериться автоматике, а где закупку лучше держать на ручном контроле. Классификацию пересчитывают раз в квартал: товар мигрирует между группами, и привязанные к нему правила пополнения должны успевать за этим.
Сроки. Дата, когда нужно разместить заказ, считается от даты потребности назад на срок поставки:
Дата заказа = Дата потребности − Срок поставки − Страховой запас (в днях)
Срок поставки берётся из соглашения с поставщиком или из карточки номенклатуры. Пример: товар нужен на складе 20-го числа, поставщик везёт 7 дней, страховой буфер — 3 дня. Значит, заказ нужно разместить не позднее 10-го числа (20 − 7 − 3). Если заложить короткий срок — склад встанет в дефицит, несмотря на выполненный «в штуках» план.
Согласование плана и контроль исполнения поставок
Проведённый план — ориентир для снабжения. Дальше его нужно утвердить и связать с реальными заказами.
Согласование. В крупных компаниях план проходит проверку: его смотрит руководитель отдела закупок или финансовый контролёр. В 1С это отражают статусом документа и проведением — пока план не проведён и не утверждён, по нему не работают. Регламент согласования стоит зафиксировать внутри компании, чтобы «черновые» планы не уходили в работу.
Полезно разделять ответственность: кто планирует, тот не утверждает. Снабженец строит и защищает план, руководитель или финансовый блок его утверждает. Так в закупки не проходят ни завышенные «на всякий случай» объёмы, ни забытые позиции.
Переход к заказам. План сам по себе ничего не закупает. Под него формируют заказы поставщикам:
- вручную — менеджер создаёт заказы на основании плана;
- через помощник формирования заказов (обработка по потребностям), который предлагает, что и сколько заказать с учётом остатков и товаров в пути.
Контроль исполнения. Главный вопрос — насколько факт поставок совпал с планом. Для этого служит план-фактный анализ: отчёт сопоставляет плановое количество с фактически заказанным и поступившим. Отклонения показывают, где поставщик сорвал срок, где закупили сверх плана, а где план оказался завышен.
Сверяйте план и факт не в конце периода, а в середине. Если к середине месяца по группе A исполнено меньше половины — есть время разместить дозаказ, пока не наступил дефицит.
Отчёты и корректировка плана закупок
Планирование — это цикл, а не разовый документ. По итогам периода план уточняют.
Для анализа используют отчёты подсистемы планирования (план-фактный анализ закупок, выполнение плана). Они отвечают на вопросы:
- какие позиции систематически перезакупаются и копятся на складе;
- где регулярно случается дефицит — значит, занижена норма или срок поставки;
- насколько точен прогноз по каждому поставщику и товарной группе.
Если жизнь разошлась с планом, документ не переписывают задним числом. Корректировку оформляют отдельным планом на оставшийся период (или новой версией в рамках того же сценария) — так сохраняется история и видно, что и почему поменяли.
Со временем настройки дошлифовывают: уточняют страховые запасы по группам ABC, пересматривают сроки поставки в соглашениях, переносят стабильные позиции на автоматическое поддержание остатка. Чем точнее исходные данные, тем меньше ручных правок в следующем плане.
Хороший ориентир зрелости процесса — доля позиций, которые закупаются по автоматическому расчёту без ручного вмешательства. В начале её почти нет: правят почти всё. Через несколько циклов, когда нормы и сроки откалиброваны, вручную остаётся трогать лишь новинки и явную сезонность, а рутина уходит на автоматику.
Частые ошибки при планировании закупок
НСИ и администрирование → Планирование.