Подбор товаров в 1С: от формы подбора в документе до отбора на складе

Чтобы создать подбор в 1С, откройте документ (реализацию, заказ клиента , поступление), перейдите на вкладку с товарами и нажмите кнопку Подбор (в УТ 11 она называется Подобрать товары). В открывшейся форме отметьте позиции, укажите количество и нажмите Перенести в документ. Это ручной способ, им пользуются чаще всего.

Есть ещё два варианта. Если документ продажи создаётся по заказу, подбирать заново не нужно: строки переносятся из заказа автоматически. А в УТ 11, КА и ERP на ордерном складе «подбором» называют физический отбор товара кладовщиком: его оформляют документом «Отбор (размещение) товаров», при адресном хранении — по ячейкам.

Подготовка: склады, остатки и цены до первого подбора

Форма подбора показывает то, что уже есть в базе. Если справочники пусты или склад не указан, подбор откроется, но пользы от него будет мало. Перед работой проверьте три вещи.

1. Склады и учёт по складам.

• 🏬 В БП 3.0 несколько складов включают в Главное → Функциональность на вкладке Запасы. Чтобы остатки в подборе показывались по конкретному складу, в настройках плана счетов (Администрирование → Параметры учета) должен быть включён учёт запасов по складам.
• 🏬 В УТ 11 складские настройки собраны в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там включают использование нескольких складов, ордерных складов и адресного хранения.

2. Остатки. Подбор показывает остатки на дату документа. Если поступление проведено завтрашним числом, а реализация сегодняшним, товар в подборе будет с нулём. Это не ошибка программы, а хронология.

3. Цены. Цена в строку подставляется из вида цен (УТ 11) или типа цен (БП 3.0), указанного в документе или в договоре. Пустые цены после подбора почти всегда значат, что цены этого вида не установлены документом «Установка цен номенклатуры».

Ручной подбор товаров в документе: пошаговая инструкция

Ручной подбор нужен, когда позиций много и вбивать их по одной долго. Форма позволяет набрать сразу десятки строк, видя остатки и цены.

Как открыть форму подбора

1. Создайте документ: например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в БП 3.0 или Продажи → Заказы клиентов в УТ 11.
2. Заполните шапку: организацию, контрагента, договор и, главное, склад. От склада зависят остатки в подборе.
3. Перейдите на вкладку Товары.
4. Нажмите Подбор (БП 3.0) или Подобрать товары (УТ 11).

Как набрать позиции

1. Слева выберите группу номенклатуры, справа появится список товаров.
2. Найдите позицию: строка поиска над списком ищет по наименованию и артикулу. Быстрый вариант — начать печатать прямо в списке.
3. Дважды щёлкните по строке. Если в форме включён запрос количества и цены, программа спросит, сколько единиц добавить.
4. Выбранные позиции копятся в нижней части формы («корзине»). Там можно поправить количество или удалить лишнее.
5. Нажмите Перенести в документ. Строки появятся на вкладке Товары.

Подбор с характеристиками и упаковками (УТ 11)

В УТ 11 у товара могут быть характеристики (размер, цвет) и упаковки (коробка по 12 штук). При подборе такого товара программа предложит выбрать характеристику, а количество можно ввести в упаковках. В документ уйдёт и количество в упаковках, и пересчёт в базовые единицы.

Подбор в поступлении, перемещении и инвентаризации

Форма подбора есть не только в продажах. В каждом складском документе она ведёт себя чуть по-своему.

• 📥 Поступление товаров. Остатки здесь не важны, важна номенклатура поставщика. Подбор удобен, когда поставщик привёз 30–40 позиций, а электронной накладной нет. Цены в строках потом сверяют с бумажным документом поставщика.
• 🔁 Перемещение товаров. Остатки показываются по складу-отправителю. Если отправитель в шапке не указан, подбор откроется без остатков, и легко переместить то, чего на складе нет.
• 📋 Инвентаризация. Подбирать позиции по одной здесь неудобно. Табличную часть заполняют по учётным остаткам командой заполнения в самом документе, а потом вносят фактическое количество.
• 🗑 Списание и возвраты. Подбор работает так же, как в реализации: сначала склад в шапке, потом позиции.

Общее правило одно: сначала заполните шапку, потом открывайте подбор. Если поменять склад после подбора, строки останутся, но остатки и цены в них могут перестать соответствовать новому складу.

Что делать, если товара нет в базе

Новую позицию можно создать прямо из формы подбора кнопкой создания в списке номенклатуры. Делайте это аккуратно: при спешке в базе появляются дубли вида «Шуруп 4х40» и «Шуруп 4*40», и остатки расползаются по двум карточкам.

Подбор на основании заказа: автоматическое заполнение документа

Если продажа идёт по заказу или счёту, подбирать товары в реализацию вручную не нужно. Документ создают на основании, и табличная часть заполняется сама.

В БП 3.0:

1. Откройте Продажи → Счета покупателям.
2. Выделите счёт и выберите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД).
3. Документ откроется со строками, ценами и контрагентом из счёта. Останется проверить склад и провести.

В УТ 11:

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов и найдите согласованный заказ.
2. Выберите Создать на основании и документ реализации. Строки перенесутся из заказа.
3. Если заказ отгружают частями, удалите или уменьшите строки, которые сейчас не едут. Оставшееся останется в заказе к отгрузке.

Копирование строк между документами

Бывает, что нужно повторить состав старого документа без всякого заказа. В БП 3.0 у табличных частей есть команды Копировать строки и Вставить строки. Выделите строки в одном документе, скопируйте, откройте другой и вставьте. Это быстрее подбора, когда список повторяется от месяца к месяцу.

Отбор товаров на ордерном складе и в ячейках

Это та часть подбора, которая касается склада, а не менеджера. Работает в УТ 11, КА и ERP. В БП 3.0 ордерной схемы и ячеек нет.

Включаем ордерную схему

1. Откройте карточку склада: НСИ и администрирование → Склады (или Склад и доставка в зависимости от релиза).
2. Установите флажок использования ордерной схемы при отгрузке и укажите дату, с которой она действует.
3. Если склад хранит товар по ячейкам, включите адресное хранение и тоже задайте дату начала.

Дату начала ордерной схемы и адресного хранения не ставьте задним числом, если по складу уже проведены документы — иначе старые реализации и ордера перестанут сходиться, и их придётся перепроводить.

Готовим структуру хранения

Для адресного склада заполните:

• 📍 Складские ячейки — стеллажи, ярусы, позиции. Код ячейки удобно строить по схеме «стеллаж-ярус-место», например A-03-2.
• 📐 Типоразмеры ячеек и упаковок — по ним программа понимает, сколько товара влезет в ячейку.
• 👷 Рабочие участки — зоны склада, за которые отвечают разные кладовщики.

Пока товар не размещён по ячейкам, отбирать его из ячеек нечем. Поэтому при переходе на адресное хранение сначала проводят размещение остатков, а уже потом запускают отбор.

Как идёт отбор

1. Менеджер проводит заказ или реализацию. По ним появляется распоряжение на отгрузку.
2. Кладовщик в разделе Склад и доставка открывает рабочее место отгрузки и создаёт по распоряжению расходный ордер на товары.
3. Ордер переводят в статус «К отбору». На склад без ячеек кладовщик просто собирает товар по печатной форме ордера.
4. На адресном складе по ордеру формируют документ «Отбор (размещение) товаров». Программа подставит ячейки, где лежит нужный товар.
5. Кладовщик собирает товар по заданию и отмечает фактически отобранное количество.

Контроль и закрытие подбора

Отбор считается законченным, когда фактическое количество внесено, а ордер продвинут по статусам до отгрузки.

Если отобрали всё

• ✅ Документ отбора отмечают выполненным.
• ✅ Расходный ордер переходит к проверке и отгрузке, затем получает статус «Отгружено».
• ✅ Реализацию можно оформить до ордера или после него: в ордерной схеме бухгалтерский документ и складской живут отдельно, программа их сопоставит.

Если отобрали меньше

Например, в заказе 50 штук, а в ячейке нашлось 46. Кладовщик вносит 46. Дальше два пути:

Отчёты для сверки

• 📊 «Ведомость по товарам на складах» — сравните движение по складу за день с тем, что реально уехало.
• 📊 «Остатки и доступность товаров» в УТ 11 — покажет, что зарезервировано, что свободно и что уже в отгрузке.

Если в ведомости по складу остаток ушёл в минус, значит, реализацию провели при пустом складе. Ищите документ поступления, который проведён позже даты отгрузки.

Типичные ошибки при подборе товаров в 1С

Если не помогло

Откройте карточку номенклатуры и посмотрите отчёт по остаткам прямо из неё. Если товар там есть на нужном складе, а в подборе нет, попробуйте подобрать его в новый пустой документ с тем же складом. Сработало — дело в настройках конкретного документа (договор, вид цен, дата). Не сработало — проблема в самой карточке: вид номенклатуры, пометка удаления, характеристики.

Частые вопросы