Группы и подгруппы в справочниках 1С 8.3: создание и настройка

Подгруппа в 1С — это вложенная папка внутри справочника. Чтобы её создать, откройте нужный справочник (например, Справочники → Номенклатура), зайдите в группу, внутри которой нужна вложенность, и нажмите на командной панели кнопку Создать группу (значок жёлтой папки). В карточке введите наименование и нажмите Записать и закрыть — подгруппа появится там, где вы стояли.

Папки в 1С работают не во всех справочниках, а только в иерархических. Группа хранит внутри себя элементы и другие группы, но сама не участвует в проводках и документах — это чисто инструмент наведения порядка в длинном списке.

Ниже разберём, где именно включается иерархия, как создать и настроить подгруппу любого уровня, чем отличается «иерархия групп» от «иерархии элементов», как переносить уже заведённые позиции между папками и что делать, когда кнопки Создать группу на месте нет.

Где в 1С работают папки и вложенные группы

Группы есть только у иерархических справочников. Это свойство задаётся на этапе разработки конфигурации, пользователь его не меняет. Проверить просто: если на командной панели списка есть кнопка Создать группу, справочник иерархический. Нет кнопки — папок в нём не предусмотрено.

Иерархия чаще всего включена у крупных справочников, которые без папок превращаются в простыню:

• 📁 Номенклатура — товары и услуги по видам, брендам, складам;
• 📁 Контрагенты — поставщики, покупатели, прочие;
• 📁 Статьи затрат и Статьи движения денежных средств;
• 📁 Склады, Подразделения — в конфигурациях, где они иерархические.

Если справочник плоский (например, Валюты или Виды цен), группировать записи придётся не папками, а отбором по реквизиту: это настраивается кнопкой Настроить список в меню Еще и к созданию подгрупп отношения не имеет.

Глубина вложенности (сколько уровней подгрупп допустимо) тоже задаётся в конфигураторе. В типовых конфигурациях ограничения обычно нет либо оно достаточно большое, так что о пределе уровней на практике думать не приходится.

Создание подгруппы: порядок действий

Логика простая: новая группа создаётся внутри той, в которой вы сейчас находитесь. Поэтому сначала выбирают «куда», потом нажимают «создать».

1. Откройте справочник — например, Справочники → Номенклатура.
2. Двойным щелчком войдите в группу, внутри которой нужна подгруппа. Если подгруппа должна быть на верхнем уровне, останьтесь в корне списка.
3. Нажмите кнопку Создать группу на командной панели (жёлтая папка). Не путайте с кнопкой Создать (клавиша Ins) — она добавляет обычный элемент, а не папку.
4. В открывшейся карточке заполните поле Наименование. Поле Родитель (родительская группа) подставится автоматически — это та группа, в которой вы стояли.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Подгруппа появится в списке со значком папки. Чтобы создать внутри неё ещё один уровень, войдите в неё и повторите те же шаги.

Есть и второй способ: создать группу в корне, а потом перенести её в нужное место, указав Родитель вручную в карточке или перетащив мышью. Он удобен, когда структуру планируют уже после того, как папки заведены.

Если нужно завести несколько однотипных подгрупп, не закрывайте форму каждый раз — после Записать и закрыть просто снова нажмите Создать группу, стоя в той же родительской папке. Переименовать, перенести или объединить папки можно в любой момент, поэтому идеальную структуру «с первого раза» выстраивать не обязательно: начните с грубого деления и уточняйте по мере роста справочника.

Что заполнить в карточке группы

Карточка группы заметно проще карточки элемента — у папки нет цен, ставок НДС, реквизитов учёта. Как правило, доступны три поля:

Отдельные справочники добавляют в карточку группы свои поля (например, комментарий или ответственного), но базовый набор именно такой. Главное — наименование: по нему папку будут искать и выбирать при подборе, поэтому называйте группы однозначно, без сокращений вроде «Пр.1».

Полезный приём для длинных списков — числовой префикс в начале наименования: 01 Товары, 02 Материалы, 03 Услуги. Тогда папки встают в нужном вам порядке, а не по алфавиту, и структура читается с первого взгляда. Менять префикс можно в любой момент — на ссылки и документы это не влияет.

Иерархия групп и элементов или только групп

У иерархического справочника есть два варианта устройства, и от этого зависит, что можно положить в папку.

Иерархия групп и элементов. Внутри группы лежат и подгруппы, и обычные элементы. Так устроено большинство справочников: в папке Поставщики лежат и подпапки по регионам, и сами контрагенты.

Иерархия групп. Элементы хранятся только внутри групп, а группы задают строгие разделы. Такой вариант встречается реже и тоже определяется в конфигураторе.

Какой вид иерархии у конкретного справочника, видно по поведению: если рядом с папками в корне списка лежат отдельные элементы — это иерархия групп и элементов.

Сам порядок создания подгруппы одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Управлении торговлей 11 — различается только раздел, где лежит справочник. Например, номенклатура в бухгалтерии открывается из раздела Справочники, а в УТ — из раздела НСИ и администрирование (Нормативно-справочная информация).

Как перенести элементы и подгруппы между папками

Папки обычно заводят не на пустом месте, а когда список уже разросся. Перенести готовые позиции можно двумя способами.

Перетаскиванием. Включите режим дерева, захватите элемент или группу мышью и перетащите на нужную папку слева. Способ нагляден, когда переносят одну-две позиции.

Командой Переместить в группу. Выделите нужные строки (с зажатым Ctrl — вразнобой, с Shift — диапазон), затем на командной панели или в меню Еще выберите Переместить в группу и укажите папку-приёмник. Так удобно переносить сразу десятки позиций.

При переносе подгруппы вместе с ней едет всё её содержимое — вложенные папки и элементы. Коды и ссылки на позиции при этом не меняются, поэтому документы и остатки не пострадают: ссылка в 1С ведёт на сам элемент, а не на его «адрес» в дереве.

Поиск и навигация по вложенным папкам

Когда уровней подгрупп становится много, листать дерево вручную неудобно. В 1С есть несколько приёмов, чтобы быстро находить позиции независимо от того, в какой папке они лежат.

Строка поиска. Начните печатать часть наименования прямо в открытом списке — программа отфильтрует строки по совпадению. Поиск по умолчанию идёт по всему справочнику, а не только по текущей папке, поэтому находит элемент в любой подгруппе.

Отбор по группе. Двойной щелчок по папке «проваливает» в неё и показывает только её содержимое. Чтобы снова увидеть весь справочник, вернитесь в корень дерева или снимите отбор. Именно из-за включённого отбора иногда кажется, что элементы «пропали», — на деле список просто сузился до одной группы.

Сворачивание дерева. Левую колонку с папками можно свернуть целиком и листать плоский список, а можно развернуть нужную ветку. Режим просмотра (дерево, список, иерархический список) переключается в меню Еще.

Как удалить или объединить подгруппу

Напрямую стереть папку в 1С нельзя — удаление идёт в два шага, чтобы случайно не потерять данные, на которые ссылаются документы.

1. Выделите папку и нажмите Пометить на удаление (клавиша Del или команда в меню Еще). Помеченная группа и всё её содержимое будут показаны перечёркнутым значком.
2. Запустите обработку Администрирование → Удаление помеченных объектов. Она проверит ссылки и удалит только то, на что ничто не ссылается.

Если внутри папки есть позиции, которые используются в документах, программа не даст их удалить и покажет список мест, где они встречаются. Это нормальная защита: сначала разберитесь со ссылками, потом удаляйте.

Отдельной команды «объединить две группы» в типовых конфигурациях нет. Чтобы слить папки, перенесите содержимое одной в другую командой Переместить в группу, а опустевшую папку пометьте на удаление. Данные при этом не теряются — меняется только раскладка по папкам.

Типичные ошибки и как их обойти

Отдельно про права: кнопка Создать группу может быть недоступна, если у пользователя нет права на изменение справочника. Тогда вопрос решается не в списке, а в настройке профиля доступа — к администратору.

Частые вопросы