Подотчётное лицо в 1С 8.3: создание и настройка с нуля

Отдельного справочника «Подотчётные лица» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет, и создавать его не нужно. Человек становится подотчётником в тот момент, когда вы выдаёте ему деньги под отчёт — расходным кассовым ордером или перечислением на карту. До этого он просто сотрудник или физлицо в базе.

Поэтому «создать подотчётное лицо» — это два действия: один раз завести человека в справочнике и провести первую выдачу. Дальше 1С сама собирает всю аналитику по нему на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Ниже — где что лежит, какие суммы ограничены законом, кому давать права на эти документы и как потом свести остатки .

Подотчётник — это не отдельная сущность, а сотрудник на счёте 71

Счёт 71 — пассивно-активный, аналитика ведётся по физическим лицам (сотрудникам). Субсчёт 71.01 — расчёты в рублях, 71.02 — в валюте. Сальдо по дебету показывает долг работника перед организацией (взял, но не отчитался), сальдо по кредиту — перерасход, который компания обязана ему вернуть.

Из этого следуют две вещи:

• 🔹 Чтобы человек «появился» на счёте 71, его достаточно один раз указать в кассовом или банковском документе выдачи. Никакой галочки «это подотчётное лицо» в карточке сотрудника нет.
• 🔹 Подотчётником может быть не только штатный работник. По разъяснениям Минфина деньги под отчёт можно выдать и исполнителю по договору ГПХ, если это закреплено внутренним документом. В базе он тоже заводится как физлицо.

Шаг 1. Заводим сотрудника или физлицо в базе

Откройте раздел Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Для подотчёта хватает минимального набора: ФИО, дата рождения, ИНН и СНИЛС (нужны для отчётности и НДФЛ, если долг придётся удерживать). Паспортные данные пригодятся, если человек будет расплачиваться от имени организации.

Когда вы сохраняете нового сотрудника, 1С автоматически создаёт связанный элемент в справочнике Физические лица. Один и тот же человек может быть сотрудником в нескольких организациях базы, но физлицо у него должно быть одно — иначе расчёты по счёту 71 «размажутся» по дублям.

Порядок действий:

1. Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать.
2. Укажите организацию и введите ФИО. 1С предложит заполнить личные данные — внесите дату рождения, ИНН, СНИЛС.
3. Сохраните. Проверьте по ссылке в карточке, что физлицо создалось без дубля (поиск по фамилии в справочнике Физические лица).

Если сотрудник уже увольнялся и его заводят повторно — не создавайте новое физлицо, выберите существующее. Иначе остатки по подотчёту разойдутся на двух карточках, и сверить их будет невозможно.

Шаг 2. Выдаём деньги под отчёт — проводки и документы

Первая выдача и делает человека подотчётником. Способ зависит от того, как выдаёте деньги.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных. Вид операции — Выдача подотчётному лицу. В поле «Получатель» выбираете сотрудника, указываете сумму и статью движения денежных средств. 1С сформирует расходный кассовый ордер (КО‑2).

Переводом на карту. Раздел Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта. Вид операции — Перечисление подотчётному лицу. Так удобнее: не нужно снимать наличные и держать лимит кассы.

Основанием для выдачи служит приказ руководителя или заявление сотрудника с визой. С 2017 года достаточно распорядительного документа — хранить заявление с резолюцией не обязательно, но на практике его оставляют для порядка.

Отдельный случай — корпоративная карта, привязанная к расчётному счёту. Когда сотрудник платит ей, это тоже подотчёт: списание с карты отражается как перечисление под отчёт, а расходы закрываются авансовым отчётом по выписке банка. Разница лишь в том, что наличные через кассу не проходят, и лимит кассы на такие операции не влияет.

Проводки, которые при этом формируются:

После того как сотрудник отчитался, оформляете документ Авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчёты). На закладках указываете, что получено и на что потрачено: товары, оплата поставщику, командировочные. Остаток либо сотрудник возвращает, либо организация доплачивает перерасход.

Лимиты и ограничения по суммам подотчёта

Вокруг «лимитов подотчёта» много путаницы, потому что путают три разных ограничения. В карточке сотрудника в 1С поля «лимит подотчёта» нет — это не настройка программы, а требования закона и внутреннего регламента.

1. Срок, а не сумма. Жёсткого лимита суммы, которую можно выдать своему работнику под отчёт, в законе нет. Организация сама определяет разумные суммы в учётной политике или приказе. Сотрудник обязан отчитаться в срок, установленный руководителем (раньше было «в течение 3 рабочих дней» по умолчанию — теперь срок задаёт сам руководитель).

2. Выдача при непогашенном долге — разрешена. До конца 2020 года нельзя было выдать новый аванс, пока не погашен предыдущий. Это требование отменено Указанием Банка России № 3210‑У в редакции, действующей с 30.11.2020. Теперь выдать новую сумму можно, даже если по старой человек ещё не отчитался. 1С такую выдачу не блокирует.

3. Лимит 100 000 ₽ — для расчётов с контрагентами. Ограничение наличных расчётов суммой 100 000 рублей по одному договору (Указание Банка России № 5348‑У) распространяется не на выдачу работнику, а на расчёты организации с другими юрлицами и ИП. Поэтому:

Главный риск с лимитом 100 000 ₽ возникает не при выдаче, а когда подотчётник наличными рассчитывается с поставщиком по одному договору. Если он оплатит больше лимита, штраф получит организация, а не он.

Права доступа: кто может работать с подотчётом

Кассовые и банковские документы — это движение денег, поэтому доступ к ним ограничивают. Настройка прав живёт в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

В типовой Бухгалтерии права раздают не на отдельные документы, а профилями групп доступа. Для работы с подотчётом подходят:

• 👤 Бухгалтер — может создавать РКО, списания, авансовые отчёты, но без доступа к настройкам учёта и администрированию.
• 👤 Только просмотр — для контролёра или руководителя, который сверяет остатки, но ничего не меняет.
• 👤 Администратор — полный доступ; выдавать его рядовым сотрудникам не нужно.

Чтобы назначить профиль: откройте пользователя, перейдите на закладку Права доступа и отметьте нужную группу. Если стандартных профилей мало, в Профили групп доступа можно создать свой на основе типового и ограничить его, например, одной организацией.

Ограничение на уровне записей (RLS) по организациям включается в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Ограничивать доступ на уровне записей. После этого бухгалтер филиала видит подотчётников только своей организации.

Подотчёт в ЗУП и обмен с Бухгалтерией

Частый вопрос: как завести подотчётное лицо в 1С:ЗУП. Прямого ответа нет — в ЗУП нет кассы и счёта 71, расчёты с подотчётниками там не ведутся. ЗУП отвечает за кадры и зарплату, а выдача денег под отчёт — это кассовые операции бухгалтерской программы.

На практике схема такая:

• Сотрудника заводят в ЗУП (там он нужен для расчёта зарплаты).
• Через синхронизацию данных сотрудник и его физлицо выгружаются в 1С:Бухгалтерию.
• Выдачу под отчёт, авансовый отчёт и счёт 71 ведут уже в Бухгалтерии.

Так что «создавать подотчётное лицо в ЗУП» не нужно: достаточно, чтобы сотрудник корректно синхронизировался в бухгалтерскую базу.

Отчёты для контроля расчётов с подотчётниками

Когда подотчётников несколько, вручную долги не отследить. В 1С для этого есть несколько отчётов (раздел Отчёты):

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 — главный инструмент. Разворачиваете по субконто «Работники» и сразу видите, кто и сколько должен. Дебетовое сальдо — незакрытые авансы.
• 📊 Карточка счёта 71 по конкретному сотруднику — вся история выдач, отчётов и возвратов по одному человеку.
• 📊 Анализ субконто по виду «Работники» — сводка оборотов в разрезе людей.

Чтобы быстро найти «зависшие» долги, в ОСВ по счёту 71 отсортируйте строки по дебетовому сальдо. Большие и старые остатки — кандидаты на напоминание сотруднику или на удержание.

Типичные ошибки при работе с подотчётом

Ещё одна частая оплошность — выдать деньги под отчёт человеку, которого нет в штате и с которым нет договора ГПХ. Формально это не запрещено, но без документа-основания налоговая расценит выплату как доход физлица. Поэтому сначала основание (приказ, договор), потом выдача.

Частые вопросы