Новая учётная запись в базе 1С: от логина до прав доступа
Содержание
В типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) пользователя создают в режиме Предприятия: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. Там же задают пароль и группы доступа. Конфигуратор (Администрирование → Пользователи) нужен для первого администратора, для нетиповых и старых конфигураций, где справочника «Пользователи» нет.
Порядок общий для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси». Различаются только путь к разделу в разных конфигурациях и способ раздачи прав: группы доступа в типовых решениях или роли в Конфигураторе.
Подготовка: что решить до создания пользователей в 1С
Пять минут на подготовку избавят от переделок. Соберите ответы на вопросы:
- 👤 Кто будет входить. ФИО сотрудника и короткое имя для входа (например,
Ивановаилиivanova). - 🔐 Как он будет входить. Логин и пароль 1С, вход через учётную запись Windows или оба способа сразу.
- 🧩 Что ему можно. Бухгалтер, кладовщик, кадровик, менеджер. От этого зависит набор групп доступа.
- 🏢 По каким организациям. Если в базе несколько фирм, бывает нужно закрыть чужие.
- 📅 На какой срок. Аудитору или временному сотруднику доступ лучше ограничить датой.
Ещё одно условие: создавать пользователей может только тот, у кого есть права администратора. В типовой конфигурации это профиль «Администратор». В Конфигураторе — роль «Полные права» (в БСП-конфигурациях вместе с «Администратор системы»).
Число учётных записей в базе не ограничено лицензией. Лицензия считает одновременные сеансы. Можно завести 30 пользователей при 5 лицензиях, но работать одновременно смогут пятеро.
Где создавать: Конфигуратор или Предприятие
| Ситуация | Где создавать | Почему |
|---|---|---|
| Типовая конфигурация на БСП (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP) | Режим Предприятия | Запись попадает в справочник «Пользователи», права раздаются группами доступа |
| В базе ещё нет ни одного пользователя | Конфигуратор | Нужен первый администратор |
| Самописная или старая конфигурация без справочника «Пользователи» | Конфигуратор | Других мест нет |
| Нужно быстро поправить пароль, а в Предприятие не войти | Конфигуратор | Работает без входа в программу |
Если в типовой конфигурации завести рядового сотрудника только через Конфигуратор, он не попадёт в справочник «Пользователи». При входе программа сообщит, что пользователь не найден, или откроет базу с неправильным набором прав. Такие записи потом приходится сопоставлять вручную.
Первый вход: Конфигуратор и первый администратор
Пока в базе нет ни одного пользователя, 1С пускает всех без пароля и без окна выбора. Как только появится первая запись, программа начнёт спрашивать логин. Поэтому первым всегда создают администратора.
- Запустите 1С, выделите базу в списке и нажмите
Конфигуратор. - Откройте меню
Администрирование → Пользователи. - Нажмите кнопку «Добавить» (зелёный плюс) в командной панели списка.
- На вкладке «Основные» заполните «Имя», например
Администратор. - Отметьте «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль.
- На вкладке «Прочие» отметьте роль «Полные права». В конфигурациях на БСП добавьте «Администратор системы».
- Нажмите «ОК» и закройте Конфигуратор.
Дальше откройте базу в режиме Предприятия под этим логином. Типовая конфигурация сама создаст для администратора элемент справочника «Пользователи».
Запишите пароль первого администратора в надёжное место. Если он потеряется, а других администраторов нет, восстановить доступ без копии базы будет трудно.
Добавление пользователя в список: пошаговая инструкция
Основной способ для типовых конфигураций. Путь к списку пользователей отличается по конфигурациям:
| Конфигурация | Путь в меню |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| ЗУП 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
Порядок действий:
- Откройте список пользователей по пути из таблицы.
- Нажмите «Создать».
- В поле «Полное имя» укажите ФИО:
Иванова Мария Петровна. Его видно в документах в поле «Ответственный». - Если в базе ведётся кадровый учёт, свяжите пользователя с карточкой физического лица или сотрудника. В ЗУП это поле есть в карточке. Связь нужна для подписей и для ответственного в документах.
- Проверьте, что отмечен флажок «Вход в программу разрешен». Без него запись будет, а войти сотрудник не сможет.
- Заполните «Имя для входа». Программа предложит его по фамилии, можно заменить.
- Задайте способ входа и пароль (следующий раздел).
- Нажмите «Записать», затем откройте права доступа (раздел ниже).
Быстрый способ: копирование
Когда в отдел приходит третий бухгалтер, проще не настраивать всё заново. Выделите в списке пользователя с такими же обязанностями и нажмите «Скопировать» (или F9). Новая карточка получит те же группы доступа. Останется сменить ФИО, имя для входа и пароль.
Копируйте с «чистого» образца. Если у исходного пользователя есть лишние права, выданные «временно», они перейдут и к новичку.
Пароль и вход через Windows: настройка аутентификации
В карточке пользователя 1С поддерживает несколько способов входа. Их можно включать одновременно.
| Способ | Как входит сотрудник | Когда подходит |
|---|---|---|
| Аутентификация 1С:Предприятия | Выбирает имя и вводит пароль 1С | Небольшой офис, нет домена |
| Аутентификация операционной системы | Входит сразу, без пароля, по учётной записи Windows | Есть домен, сотрудник работает под своим логином |
| Оба способа | Обычно сразу, а с чужого компьютера — по паролю | Смешанный режим |
Пароль 1С
В карточке нажмите «Установить пароль » (в Конфигураторе — поле «Пароль» на вкладке «Основные») и введите его дважды. Практичные правила:
- 🔢 длина не меньше 8 символов;
- 🔤 буквы в разных регистрах и цифры;
- 🚫 не ФИО и не дата рождения.
Сложность пароля можно сделать обязательной для всей базы. В Конфигураторе: Администрирование → Параметры информационной базы, там задают минимальную длину и проверку сложности. В типовых конфигурациях похожие требования собраны в настройках входа в разделе «Настройки пользователей и прав».
Флажок «Показывать в списке выбора» решает, будет ли имя видно в выпадающем списке при входе. В базах с внешними подрядчиками его часто снимают: логин придётся набирать вручную, и посторонний не увидит список сотрудников.
Вход через Windows
Отметьте «Аутентификация операционной системы» и укажите пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\логин, например \\OFFICE\ivanova. Кнопка выбора рядом с полем открывает список учётных записей.
Если сотрудник работает через общий терминальный сервер под общей учётной записью Windows, вход через Windows не годится: все попадут в 1С под одним и тем же пользователем.
Назначение ролей и прав доступа пользователю
В типовой конфигурации: группы доступа
В карточке пользователя нажмите «Права доступа». Откроется список групп. Отметьте нужные флажками и нажмите «Записать».
Группа доступа строится на профиле. Профиль — это набор ролей под типовую должность. Поставляемые профили в БП 3.0 — например, «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор», «Только просмотр». В ЗУП свои: «Кадровик», «Расчетчик» и другие. Названия смотрите в Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
Чтобы выдать набор прав, которого нет среди готовых групп:
- Откройте
Настройки пользователей и прав → Группы доступа. - Создайте группу и выберите для неё профиль.
- Если профиль позволяет, на вкладке ограничений укажите доступные организации.
- Добавьте участников и запишите.
Не правьте поставляемые профили. Скопируйте нужный, назовите своим именем и меняйте копию. При обновлении конфигурации поставляемые профили перезаписываются.
Ограничение по организациям
Если сотрудник должен видеть только одну фирму из трёх, это делают через группы доступа с ограничением по организациям. В БП 3.0 такое ограничение работает, когда включено ограничение доступа на уровне записей: Администрирование → Настройки пользователей и прав, флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
После включения этого флажка программа обновляет служебные данные доступа, и на большой базе это может идти долго. Включайте его вне рабочего времени.
В Конфигураторе: роли
В нетиповой конфигурации права раздают ролями. Откройте пользователя, вкладка «Прочие», отметьте нужные роли. Там же выбирают «Основной интерфейс», «Язык» и «Режим запуска». Роль «Полные права» выдавайте только администраторам.
Ограничение доступа по сроку, времени и адресу
Срок действия учётной записи
В типовых конфигурациях в карточке пользователя есть настройки входа. В них задают:
- 📅 дату, после которой вход запрещается (удобно для аудитора на две недели);
- ⏳ запрет входа, если пользователь не работал в программе заданное число дней;
- 🔁 требование сменить пароль при следующем входе.
Набор параметров зависит от версии библиотеки стандартных подсистем, поэтому в старых релизах части пунктов может не быть.
Время суток и общие блокировки
Ограничения «вход только с 9:00 до 18:00» для отдельного пользователя в типовых конфигурациях нет. Есть общая блокировка для всех: Администрирование → Обслуживание → Блокировка работы пользователей. Её ставят на время обновления или закрытия месяца, с указанием начала и окончания.
Блокировка завершает работу всех пользователей, кроме администратора. Несохранённые документы будут потеряны, поэтому предупредите коллег заранее.
Ограничение по адресу
Привязать конкретного пользователя к IP-адресу средствами типовой конфигурации нельзя. Доступ по адресу закрывают на уровне сети:
- 🧱 правила брандмауэра на сервере 1С или терминальном сервере;
- 🌐 ограничения на веб-сервере, если база опубликована для работы через браузер;
- 🔑 VPN для удалённых сотрудников.
Проверка нового пользователя и завершение настройки
Не отдавайте логин сотруднику, пока не проверили его вход сами.
- Закройте свою сессию и откройте базу под новым пользователем.
- Убедитесь, что видны нужные разделы и не видны лишние. Например, бухгалтер не должен видеть раздел «Администрирование».
- Попробуйте создать и провести документ , с которым сотрудник будет работать.
- Откройте чужую организацию, если доступ к ней закрыт. Её не должно быть в списках.
- Вернитесь под администратором и посмотрите запись о входе:
Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по пользователю.
В карточке пользователя в типовых конфигурациях есть отчёт о правах. Он показывает, к каким объектам у пользователя есть чтение или изменение и через какую группу доступа это право пришло. Отчёт помогает понять, откуда у сотрудника «лишний» доступ.
Частые ошибки при создании пользователей
- ❌ Создали сотрудника только в Конфигураторе в типовой базе. Запись не связана со справочником «Пользователи». Исправление: откройте карточку пользователя в Предприятии и сопоставьте её с существующей учётной записью, либо создайте пользователя заново в режиме Предприятия.
- ❌ Удаляют уволенного. Пользователь указан ответственным в сотнях документов. Вместо удаления снимите флажок «Вход в программу разрешен» или отметьте «Недействителен».
- ❌ Выдали «Администратора» «на время». Через полгода о нём никто не помнит. Ставьте срок действия или сразу настраивайте нужную группу.
- ❌ Один логин на троих. В журнале регистрации не видно, кто провёл документ, а лицензия используется так же, как отдельные пользователи.