Новый пользователь в 1С: учётная запись, роли и пароль

Нового пользователя в управляемых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) добавляют в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Кнопка «Создать», имя, имя для входа, пароль, группа доступа — вся процедура занимает пару минут. Дольше обычно думают над правами: что человеку можно видеть и проводить.

Есть два пути. Через пользовательский режим создают учётную запись в рабочей базе: так делает главный бухгалтер или администратор. Через Конфигуратор добавляют пользователей, когда база ещё пустая или нужны низкоуровневые роли. В обычной работе нужен первый путь, о нём и пойдёт речь.

Права назначает тот, у кого они есть сам: нужен вход под администратором. Если в базе ещё нет ни одного пользователя, первым создают именно его — иначе дальше работать будет некому.

Войдите в программу под администратором и откройте список пользователей

Запустите базу под учётной записью с профилем «Администратор». Откройте раздел Администрирование. Если его не видно, у вашей учётной записи нет нужных прав или включён упрощённый интерфейс. Тогда проверьте настройку панели разделов в самом верху окна.

Дальше:

1. Раздел Администрирование.
2. Пункт Настройки пользователей и прав.
3. Ссылка Пользователи.

Откроется список с колонками имени, статуса и признаком входа. Над ним — кнопка «Создать». Если нужная база работает в режиме «Такси», все пункты расположены на панели слева; в старых интерфейсах 8.2 структура другая, и для них эта инструкция не подходит.

Прежде чем создавать запись, посмотрите, нет ли уже такого сотрудника. Дубли с разными именами для входа — частая причина путаницы в журнале регистрации: два «Иванова» с разными правами.

Заполните карточку: имя, имя для входа и способ аутентификации

Нажмите «Создать». Откроется карточка пользователя. Основные поля:

Три совета по именам:

• 📌 Делайте имя для входа предсказуемым: ivanov, ipetrova. Не используйте общий логин «бухгалтер» для всех — по журналу потом не понять, кто что провёл.
• 📌 Не меняйте имя для входа без нужды: оно привязано к настройкам, сохранённым за пользователем.
• 📌 Связывайте пользователя с физическим лицом, если сотрудник есть в справочнике. Тогда программа подставляет его в документы автоматически.

Аутентификация 1С и аутентификация Windows

Первый способ — вход по имени и паролю, которые знает только 1С. Подходит почти всегда, особенно в файловых базах и при работе по интернету.

Второй — вход через учётную запись Windows. Пользователь не вводит пароль повторно: система берёт его из домена. Это удобно в офисной сети с Active Directory. В карточке отмечается флаг аутентификации операционной системы и выбирается нужная учётная запись из домена.

Можно включить оба варианта сразу. Тогда человек сможет заходить и так, и так. Для безопасности чаще оставляют один.

Пароль

Пароль задают в карточке. Хороший минимум: от 8 символов, с цифрами и буквами разного регистра. Для сотрудников с доступом к банку и зарплате требования жёстче.

Есть два режима:

• администратор задаёт пароль сам и сообщает человеку;
• пользователь должен сменить пароль при первом входе.

Второй лучше: администратор не знает итоговый пароль, и ответственность за него несёт сам сотрудник. Если нужной галочки в карточке нет, откройте настройки входа: в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть параметры, которые регулируют требования к паролю.

Назначьте группы доступа и роли — иначе человек увидит пустую программу

Созданная запись без прав входит в базу, но видит почти пустой интерфейс. Права в управляемых конфигурациях задаются не вручную по одному, а через группы доступа и профили.

Схема такая:

1. Роли — набор разрешённых действий над объектами (читать, добавлять, проводить).
2. Профиль группы доступа объединяет роли под должность: например, «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Только чтение».
3. Группа доступа — это сам профиль плюс список пользователей. Человека кладут в группу — и он получает все роли профиля.

В карточке пользователя есть команда для перехода к правам доступа. Откройте её, добавьте человека в нужную группу. Также можно зайти в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа и добавить пользователя туда.

Какой профиль выбрать

Состав стандартных профилей зависит от конфигурации: в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 названия похожи, но не совпадают. Откройте список профилей и посмотрите описание каждого, прежде чем назначать.

Ограничение по организациям и данным

Помимо ролей, права можно сузить: показывать только нужную организацию, склад, подразделение. Эти ограничения задают в самой группе доступа, на закладке с видами доступа. Обязательно проверьте их, если в базе несколько юрлиц и бухгалтеры не должны видеть чужие данные.

Скопируйте настройки у похожего сотрудника

Когда приходит второй бухгалтер, не нужно настраивать всё заново. В управляемых конфигурациях можно скопировать настройки рабочего места с одного пользователя на другого: начальный экран, избранное, сохранённые отборы, настройки отчётов.

Как это делается:

1. Откройте карточку или список пользователей.
2. Найдите в командах пункт, связанный с копированием настроек (обычно в меню «Ещё»).
3. Выберите, от кого копируем и кому, и отметьте, какие группы настроек переносить.
4. Подтвердите.

Скопировать можно настройки внешнего вида, но не права. Права копируют отдельно — добавлением в те же группы доступа. Так что порядок такой: создали пользователя → положили в нужную группу → перенесли настройки.

Блокировка, разблокировка и смена пароля

Сотрудник уволился или ушёл в отпуск. Удалять его запись нельзя: в документах он остаётся ответственным, и ссылки перестанут работать. Вместо удаления закройте вход.

Как заблокировать

Откройте карточку и снимите разрешение на вход в программу (флаг «Вход в программу разрешён» или аналогичный). Человек останется в справочнике, документы будут показывать его имя, но войти он больше не сможет.

Из списка выбора пользователь тоже может исчезнуть: для этого есть отдельный признак «Показывать в списке выбора» — его снимают, чтобы уволенного не выбирали по ошибке в новых документах.

Как вернуть доступ

Поставьте разрешение обратно. Права при этом не пропали: они лежали в группе доступа. Проверьте только, что группа не сменилась и профиль всё ещё подходит должности.

Сброс забытого пароля

Откройте карточку, найдите команду смены пароля и задайте новый. Сам старый пароль посмотреть нельзя: хранится он в виде хеша. Если у человека ещё и вход по Windows, сбрасывайте пароль в домене, а не в 1С.

Если забыл пароль единственный администратор, вход через интерфейс невозможен. Тогда нужен вход через Конфигуратор под другой учётной записью с правами администратора — а если её нет, придётся обращаться к тому, кто обслуживает базу. Не пытайтесь обходить защиту: это путь к потере данных.

Как проверить, что пользователь настроен верно

Создали — проверьте. Самый честный способ: зайти под новым пользователем (в тестовой копии или с согласия сотрудника) и пройти его типовые операции.

Что проверить:

• ✅ видны ли нужные разделы на панели;
• ✅ получается ли создать и провести рабочий документ;
• ✅ нет ли доступа к тому, что недоступно по должности (зарплата, банк, настройки);
• ✅ в нужных ли организациях он работает.

Есть и вторая проверка: отчёт по правам доступа. В Администрирование → Настройки пользователей и прав есть отчёты, которые показывают, какие права у человека и из каких групп они пришли. Ищите в этом же разделе ссылки со словами «права доступа » и «отчёт».

Если в чём-то ошиблись, правьте профиль или группу, а не карточку человека: исправление сработает сразу для всех, кто в группе.

Журнал регистрации: что сделал пользователь

Журнал фиксирует вход в программу, ошибки, создание и изменение данных, в том числе действия администратора. Открывают его так: Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации.

Полезные отборы:

• по пользователю — чтобы увидеть всё, что делал конкретный человек;
• по дате и времени — когда случился инцидент;
• по событию — вход, проведение, удаление;
• по важности — только ошибки.

Что искать, когда создан новый пользователь:

• первый вход — запись об успешной аутентификации;
• неудачные попытки — признак забытого или подобранного пароля;
• изменение данных — кто и когда правил документ.

Для проверки смены прав журнал тоже годится: изменения в группах доступа и карточках пользователей попадают в него как события данных.

Типичные ошибки при создании пользователя

Частые вопросы